项目招标采购中的供应商管理探析

项目招标采购中的供应商管理探析

廖吉祥

南京运昌置业发展有限公司 江苏南京 210019

摘要：采购是所有工程项目运行和发展过程中必须要面对的一个重要环节，是项目管理的关键，同时也是影响工程完成质量优劣的重要因素之一。其中，项目招标是采购的主要途径，主要通过项目引入的方式让实体企业参与到行业竞争与合作中来，通过与供应商的战略合作，实现双方经济效益最大化。基于此，笔者展开论述，探究供应商管理的现实依据，并给出具体管理措施。

关键字：项目；招标采购；供应商管理；现实依据；管理措施

当前项目管理是建筑工程、政府采购、能源开发与利用等领域备受关注的重要环节，每一个项目群涉及到的采购项目多种多样，要想让施工工作尽快进行，就必须在招标采购环节制定科学的管理计划，尤其是对供应商的管理，只有对其进行预审和考察，全流程动态化管理，才能保证合作项目的顺利开展，最终形成互信互利、互惠共赢的结果。

一、供应商管理的现实依据

在实际项目招标采购过程中，有效供应商越来越少，难以满足招标需求，即使很多企业已经能够与固定供应商建立长期合作制度，但是这样一来也造成另一个尴尬局面，那就是始终不能引进全新的供应商，供应商名录更新速度慢，甚至很多招投标案件中，招标集团连“货比三家”的愿望都实现不了，对于合作过的生意伙伴过于依赖，供应商开发不合理，因此市场上大部分的采购工作容易陷入困境。其次，参与投标的供应商实力不强，部分招标采购难以得到知名度高，影响广泛的供应商青睐。最后，很多房地产公司、建筑公司，不能建立供应商管理系统，管理软件过于落后，不能事先搜集合作商的相关信息，资质审查工作落实不到位。

二、供应商管理的内容和基本流程

（一）供应商管理内容

供应商管理的内容基本包括三个方面。首先必须要保证采购项目的高质量，因此必须对供应商的所提供的货物、材料、服务进行检验或者实行抽检，只有保证采购程序的规范化，才能保证供应商的质量，不能因为价格因素、市场因素等外在因素，而影响项目招标采购的最初计划。其次要将供应商的选择与招标项目的成本管理相适应，要以静态投资预算为基准，避免无效招标的现象发生，要根据招标计划，合理确定采购时间，同时也要注重后期成本管理，与供应商明确产品质保期、维修期、责任期，降低维修成本。最后与供应商合作的过程中，还要注重风险管理，比如天气因素、政策性风险、重大疾病传播、社会动荡、市场风险等，在列出“风险清单”之后，事先与供应商对相关风险进行定性分析和测量，最后评估出防范对策，主动规避风险。

（二）供应商管理的基本流程

工程采购部门主要负责收集供应商信息，组织考察并审查供应商资质，从这一层面来讲，采购部门算得上是供应商管理的主要控制者，也是供应商质量的把关者，其中，组织策划、成本管理、项目设计等部门可以与采购部门相互配合，将符合招标条件的供应商推荐出来，或者参与供应商考评工作，之后采购部门根据相关评估结果，删除不符合招标项目条件的供应商，对筛选之后的供应商进行评级处理，融合多种考评项目，并实行动态管理，只有在采购部负责人进行严格审查并评估之后，才能向财务部门申请当期付款，其中在评估过程中，项目负责人和采购部负责人必须进行信息互通，充分考虑相关部门意见。之后相关人员应该对供应商履约情况进行详细记录和评估，要对其实际作为和现实表现作出客观评价，并对没有履约或者履约不合格等行为详细指出。最后，采购部门工作人员再将评估情况发布到企业内部采购平台系统，项目负责人继续跟踪其改进情况，制定并提出改进计划。此外，为了保证供应商选择和筛查的科学性和有效性，必须对年度之内的所有的供应商进行评估，按照每项内容进行客观评价，最终得出平均分，根据分数来判定该供应商是否具备长期合作的资质。

三、供应商管理的具体战略

（一）控制供应商准入和审批门槛

笔者认为，强化供应商准入的控制手段是对供应商进行管理的首要对策，主要从基本信息审核入手，对其准入的合法性进行考察。首先供应商应该根据采购项目的要求，提供必要的文件，之后采购负责人经过初选，将具备投标能力的供应商名单进行上报，由采购管理部门进行认证和筛选，如果能够经过管理委员会的批准，即可将供应商纳入到二级供应商库，将其负责的供应业务、相关信息上传到网络平台上。这一流程的建立，可以有效控制供应商的准入门槛，经过多轮筛选和多部门审核，能够有效保证供应商的资质，同时在企业一级库或者二级库数据资源中，能够有效筛选出级别更高、等级更高的供应商，可以逐渐摆脱供应商数量不足的现实困境^[1]。

（二）强化供应商信息管理

当采购部门了解到供应商信息之后，采购项目负责人应该对供应商信息进行快速核对，保证供应商无重复，并对其进行编码，录入企业数据系统，当发现供应商重复时，应该核实其基础信息，判断其真实性，并填制供应商信息表。其中包含：供应商名称、编码、供应商类型、资质等级、产品和服务、所在省份、成立时间、公司地址和电话、税务登记号、营业执照信息、开户行等信息。之后项目招标正式启动，招标采购部门、工程部门、技术部门、预算部门根据企业现实需要，编制招标文件、资格预审文件，从而保障供应商真实有效。其中资格预审项目包括以下几个方面：定代表人授权证明、专项奖项、近三年参与项目、未处于限制经营状态证明等，让企业采购部门对供应商的资质进行全面的了解，之后进入施工流程。

（三）将供应商分级管理

对供应商分级管理，笔者认为应该以采购标的为基准，可以主要分为工程型供应商、货物型供应商和服务型供应商，其中工程型供应商和服务型供应商当前基本被划分到承包商的领域，而货物型供应商一般指的是狭义范围上的供应商，采购项目在开始确定招标文件和招标附加条件时，必须对供应商的分类全面了解并掌握，避免出现“供需不符”的情况。其次，还可以以绩效表现为参照物，对供应商进行分级管理，主要内容为投标表现、年度审核结果、履约表现等，将多种综合性目标综合评价，并依据绩效考评结果，将供应商分为临时供应商、合格供应商和核心供应商三个等级^[2]。其中等级质量逐渐向上递进，即临时供应商等级最低，核心供应商资质最高，采购管理部在审查准入级别之后，评价其商业信誉，再展开后续合作。

（四）建立供应商评价机制

在供应商评价过程中，使用部门的选择权、评价权和评价分数占比权重也是最高的，其次，设计部门、工程部门和财务部门也要占据相应的评分比重，评价主要分为定期评价、合作后评价这两种方式^[3]。笔者认为评价内容和分数权重应该这样来分配：主管工程师、主管设计师、财务经办人、采购员评分权重占比60%，项目经理、设计经理、财务经理、采购经理评分权重占比40%。在建立供应商评价机制的基础上，保证长期合作关系。

结束语：综上所述，工程采购项目多种多样，因此必须控制供应商准入和审批门槛，强化供应商信息管理，将供应商分级管理，建立供应商评价机制，只有这样才能建立长期合作关系。

参考文献：

[1] 李庆平,何敏. 工程项目招标采购管理的成本控制及其途径选择[J]. 科技经济导刊, 2020, v.28;No.727(29):247-248.

[2] 解继涛. 市政府采购中心圆满完成2020-2021年物业管理服务定点补充招标项目评标工作[J]. 上海后勤, 2019, 000(006):P.30-30.

[3] 徐月华. 广东地区图书招标采购现状和发展态势研究——基于2011~2016年广东省政府采购网招标和中标公告数据的实证分析[J]. 大学图书馆学报, 2019, v.37;No.227(03):37-44+51.