浅谈施工管理中工程资料存在的问题及对策

浅谈施工管理中工程资料存在的问题及对策

王恋恋

天元建设集团有限公司

摘要：工程资料与工程管理之间相互依存，工程资料是项目管理的实施方针，也是建设实施的反馈结果。但是，我国经济活动中一直存在重建设过程轻纸质记录的问题，设计图纸、人员流动记录、材料购置等数据收集含糊不清、格式多样，甚至有时会出现资料丢失的情况。由于工程涉及较广，资料较多，后期工作人员查阅时难以理解资料内容，当建筑质量出现问题时，负责人难以确认哪一环节出现差错，后期难以进行追责，而且财务漏洞难以发现，可能会造成资金不必要的损失，导致公司利益受损。工程不仅在管理方面十分困难，而且对工程进行回顾时难以进行总结。

关键词：施工管理；工程资料

引言

在全面建设成小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。施工档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的发展需要，开创档案管理工作的新局面。项目建立初期，就按照“横向到边”“纵向到底”的管理模式建立两个档案管理网络，严格落实中华人民共和国《档案法》、国家档案局、国家发改委下发［档发（2006）2号文］《重大建设项目档案验收办法》的规定，准确、齐全、完整、及时归档项目档案，为工程验收、结算、审计提供了可靠的前置条件，守护好习主席提出的“生命线工程”的“金字塔”基础，做好“百年工程”“守护记忆、守护历史”的档案管理工作。

一、工程资料的重要性

工程资料包括前期建设环境资料的收集、各企业建筑材料的价格质量情况、图纸、人员安排表等。建设地址周边环境收集是进行建筑设计的重要依据，设计者需要根据土壤地质、水源流动、地下情况进行具体的图纸策划。各公司工业材料价格质量是企业进行招标的主要依据，企业需要根据这些资料进行建筑原料的购买和资金预算。同时，建设过程中原料的价格变化也是工程资料的一部分，它是最终进行工程造价结算的重要依据。图纸是具体工程实施时劳动者的工作方案，它为建设的方法和分工提供了依据，通过图纸研究，技术人员可以划分区域，进行工程各部分共同施工，提高了建筑的施工效率，缩短了工程工期，减少了劳动者工资支出。人员安排表主要对劳动者的轮班、人员开工时间、下班时间、假期、加班时间进行了具体的部署，使工作人员有序进行施工，为劳动者提供了具体的工作时间说明，减少了不必要的纠纷。因此，工程资料对于工程实施的作用十分重要，它为工程设计提供了前期必要的资料，为招标提供了价格参考，为劳动者提供了工作说明。如果没有工程资料，在具体建设进行时，可能会出现设计图纸多次更改、人员分配混乱、部分建设完后整体不符等情况。因此，我们必须重视工程资料的收集，为工程具体实行提供依据。

二、施工资料管理中存在的问题

2.1企业对施工资料管理意识淡薄

为了保障施工资料管理完整性和有效性，企业都指定了相应的资料管理制度体系，但大部分企业都存在施工资料管理制度落实不到位的现象，这是由于许多建筑企业对施工资料管理不够重视，管理工作流于表面，甚至有的企业只是为了应付上级单位进行项目检查。资料管理制度体系不健全主要体现在企业对施工质量严格把关，却缺少对施工资料保存的严谨性。从而导致资料管理人员管理意识淡薄，没有及时跟进建筑工程施工进程，从而不能及时、有效、完整地记录施工数据。

2.2专业人才稀缺

档案管理对从业人员的要求较为严格，工程建设所形成档案，其内容往往十分专业，要想使资料及档案得到科学管理，将相关工作交由专业人员负责是前提。现阶段，管理人才稀缺的情况尚未得到缓解，建设单位聘请人员中，从未接受过专业培训的比重较大，这部分人员既不具备坚实的基础，同时也不具备丰富的经验，只有在专业人员的指导下，才能完成各项任务，换句话说，如果专业人员没有向其提供指导，归档不齐等问题的发生频率，将会出现较大幅度的提升，后续工作也会受到相应的影响。

三、工程资料及档案管理策略

3.1加强施工档案管理信息化建设

随着信息化技术不断发展，信息化已成为当前企业、单位发展的一种必然趋势，建设项目档案管理水平就必须提高。首先，施工单位要加强档案管理信息化的重视，加大投入力度，不断完善所需的软硬件设备建设工作。其次，新时代的施工档案管理人员既要具备扎实的文件管理专业知识，又要熟练地掌握计算机的基本操作技巧，并学会建立各种档案数据库文件。借助于现代信息技术，档案管理可以更加便捷、快速和高效地提供服务。总之，在新时期施工单位，要想充分发挥档案资料对施工项目的发展作用，必须明确认识施工资料在档案管理中存在的问题，并根据这些问题制定针对性的解决办法，不断提高相关档案管理人员技术水平；同时，加强施工档案管理的信息化建设，进而提高施工档案资源的利用率，使档案管理工作更好地为我国基建事业的持续发展服务。

3.2保证建筑工程档案资料管理质量

①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订；②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷；③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。

3.3做好施工资料的保密工作

在建筑施工资料的管理工作中，因施工资料在记录、整理的过程中接受人较多，为避免出现签字代签、资料遗失等问题，施工资料的保密工作要做好，并将资料管理责任落实到经手的每个人身上，才能避免在出现资料遗失等情况时互相推诿、责任不明确现象。首先，应明确施工资料的价值，以及保密的目的，许多建筑企业的施工材料管理工作存在利用不足的问题，使许多施工档案资料被束之高阁，造成材料浪费和管理工作的缺失；其次，档案管理部门应打破传统的档案管理理念，充分发挥自身管理价值，做好资料的保密工作；最后，档案管理人员应挖掘建筑施工材料管理价值所在，提高材料管理的作用和意义，在对施工材料妥善管理基础上，通过对材料价值的开发和利用，为企业带来一定的经济效益。

结束语：

本文主要介绍及讨论了工程资料和工程管理的相关概念、工程资料的重要性、项目实施中工程资料存在的问题及解决方法[6]。工程资料是工程实施的参考标准和工程质量的直接反应，因此，企业必须重视工程资料的收集和制作过程。要规范填写方式，按照合理方式对材料进行整理，确保最终资料收集准确无误。总而言之，工程资料是项目实施中所有活动和书面材料的记录，对于资金监控、建筑指导、质量确认等有重要作用。

参考文献：

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