浅谈城乡居民社会养老保险业务档案的管理

浅谈城乡居民社会养老保险业务档案的管理

罗术平

四川省广安市前锋区社会保险服务中心 四川广安 638019

摘要：社会保险档案工作是社会保障事业发展的基础。科学规范的整理归档保存社会保险档案成为社保部门的一项重要任务。本文就如何加强社会保险档案管理进行探讨。

关键词：社会保险；业务档案；规范管理

　近年来我国社会保险制度不断完善，社会保险覆盖范围不断扩大，人们参保意识在不断增强，社会保险业务量不断增加，社会保险业务档案量越来越庞大。社会保险业务档案是参保人办理保险过程中形成的各项资料和信息，是不可或缺的原始依据，因此健全机制，形成制度化和一体化的社会保险档案管理，全面提高社会保险业务档案管理水平，更好的推动社会保障事业的健康发展,已成为社保部门的一项重要任务。笔者结合自己的实践，就如何做好社会保险档案工作谈一些粗浅的见解。
1社会保险业务档案的具体内容 社会保险业务档案是是全面、系统记录社保经办机构在办理社会保险业务工作中形成的，记录个人和单位缴纳社会保险费、社会保险待遇核发及基金收支、管理情况。应长期保存的文字、图表、账册、数字信息等原始记录，是参保个人和参保单位缴纳社会保险费，计发社会保险待遇的重要凭据。主要包括在经办社会保险业务中形成的基础性业务资料：（1）参保单位缴费工资基数申报资料及个人账户对账资料。（2）参保单位及个人缴费工资基数核定资料及社会保险费征缴计划资料。（3）参保单位参保登记、变更、注销信息资料。（4）个人参保、续保及基础信息变更资料。（5）社会保险各项待遇申报、核定、发放资料。（6）向上级部门报送的业务统计报表和会计报表。其他业务资料。

2当前社保档案信息化管理中存在的问题

社会保险档案存量清理不及时 我市社会保险管理信息系统已正式上线，鉴于新区成立，存在参保单位的变更及社保跨地区转移，一些参保者身份发生变化，情况比较复杂的参保者等情况，社保经办机构人员及参保单位劳资人员的变更，因涉及的时间跨度大，档案数据系统可能会将最初的存量档案遗漏，及时清理存量档案就尤为迫切，对于种种情况要获得完整的参保档案信息需通过查阅档案室的纸质档案参保缴费凭证解决。

社保档案规范管理水平急待提高。数据信息分散化客观存在，社会保险业务档案工作是一个延续性的工作，需要不断完善，不断提高。 社会保险经办业务涉及到不同的经办机构，不同的经办机构保存不同的档案资料，特别是医疗保险经办机构脱离于人力资源和社会保障系统，目前社保管理系统未实现全国联网甚至全省联网，档案资料仍分散于不同的机构不同的地区，社保经办机构无法与专业档案部门实现资源融合，不同地区之间也不能互通有无。

电子档案数据安全性存在隐患 2014年之后的社保档案做到纸质版与电子版同步便于查阅和服务和服务利用，但社保档案信息依托于计算机设备及网络平台更容易遭到外界的侵入，导致社保信息遭到窃取和破坏。支付宝、微信公众号以及手机APP等档案信息对采集利用存在信息共享风险，很可能造成信息泄密。与此同时，这些档案利用方式会遗留大量的用户数据，包括用户性别、年龄、电话、住址等基本信息，这些信息如若被不法分子盗用，必将暴露用户的个人隐私。

社保档案利用率普遍不高 国家社会保险公共服务平台的上线，参保者可以通过登陆身份证或者社保编号查询自己的参保信息档案，同时各个社保经办机构也设立了自助服务设备，为参保者提供自助服务功能。但是目前来看，参保者对这些便捷的服务使用效率并不高，仍然借助社保经办服务窗口和公共服务平台查询相关信息。

3笔者认为应从如下几个方面进行完善

健全制度，规范程序 认真贯彻实施《社会保险业务档案管理规范》，结合自身的实际情况，构建完善的社会保险业务档案管理体系，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。从而使社会保险业务档案管理工作做到有章可循，档案收集、整理、保管及存档等环节都有规范的程序作为操作标准，保证社保业务档案的完整性和安全性，实现社会保险业务档案的规范化管理。从建档立卷—保管利用--制度规范，做到有章可循、按章办事。加快推进社保业务档案管理的标准化进程。

加强档案管理的软硬件设施建设 加强人员配置和各种设施增补，规范档案库房。当前社会保险业务档案加强信息化建设，需要重视社保业务档案软件和硬件设施建设，通过配备齐全的软硬件设施，开发和使用社会保险业务档案管理信息系统，实现档案的科学化系统化管理，统一数据格式使其与社会保险业务系统有效的衔接，社会保险经办机构在办理业务过程出于办理需要会中出现大量的纸质材料如：工资申报表，参保人员花名册、证件复印件以及各种需要存档备查的档案资料，数量巨大。纸质材料保存受环境限制，留存久了会有流失的可能。采用图像扫描方式将纸质档案转变成数字档案，制作电子检索目录，备份数据形成“电子档案”。 即在业务经办和业务管理过程中应用数字档案，通过对档案各个环节进行数字化加工处理，加强档案管理的软硬件设施建设加快推进社会保险业务档案数字化发展进程，通过对社会保险档案一体化和标准化管理，可以在一定程度上有效的保证社保业务档案的完整性和安全性，使社保业务档案管理更加规范，同时，让公民个人档案编号与本人身份证号码、社会保险编码统一起来，通过社保档案管理人员对个人社保档案内容的定期增加和更新，参保人可以随时查阅自己的档案信息，实现信息化的社会保险档案服务方式。能够更好的保证参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。

实行对社保档案的动态管理 社会保险业务档案详细记载参保人从办理参保手续直至离退休整个过程中的各项待遇、变动情况等各个环节的信息，社会保险业务档案是对人一生进行记录、跟踪及服务，这是社会保险待遇支付的重要依据。因此档案管理人员要及时调查核实参保对象的变动情况，及时变动档案信息内容，并不断对个人社保档案内容进行完善，全面提升社保业务档案的管理水平。更好的发挥出社会保险业务档案证据的重要作用。

加大对建立社会保险档案管理人才的培养力度 社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机操作能力。当前社保档案人员业务培训少，开展经验交流的机会也不多，业务水平亟待提高。虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。 按照“政府领导、部门配合、基层落实”的要求，条件具备情况下，可成立专门业务档案管理部门，吸纳档案管理专职人员，计算机、法律等方面人才，通过开展业务培训、上岗培训、档案法制教育等，使档案工作人员能深刻理解社会保险政策，准确把握社保工作程序和档案操作办法。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍，以满足社保业务档案管理专业化、电子化、科学化发展的要求。

总之，随着我国社会的快速发展，保险事业也有了长足的进步，保险档案的种类和数量大幅增加，因此，我们要不断完善档案管理方法，充分的运用现代化技术来提高社会保险业务档案管理水平，将纸质档案管理和电子档案管理相结合，进一步创新社会保险业务档案管理模式和管理方法，更好的满足社会保险业务档案管理的需求。