试论档案管理人员的工作思路和工作方法

试论档案管理人员的工作思路和工作方法

梁慧

广西柳钢物流有限责任公司，广西柳州市， 545002

摘要：在档案管理工作不断改进的过程中，新的管理方式不断被引入。考虑到档案管理人员是管理工作开展过程中的重要执行者，这就要求档案管理工作者要不断学习新技术，逐步提高个人的工作素质，并加强对档案管理人员的各项培训，提高档案管理工作者的工作热情和工作意识，这样才能做好档案管理工作。基于此，以下对试论档案管理人员的工作思路和工作方法进行了探讨，以供参考。

关键词：档案管理人员；工作思路；工作方法

引言

档案信息管理方法已从纸面档案及其分类等手工流程转变为电子档案和网络系统管理模式，许多企业和机构正在增加对电子档案和自动化档案管理系统的建设和改进的投资。因此，对管理人员专业和专业技能的需求越来越大。我们还必须指出，一些工作人员的专业技能和质量水平仍有待提高，缺乏高质量技能造成的问题并不少见，必须提请管理层注意。

1档案管理科学化的概论及必要性

在档案管理的过程中，通过多种措施和制度规范这项工作，并提出更具标准化内容的过程，就是档案管理科学化。实际上这只是一种概念或是意识，表现的是精益求精的态度。在引入新技术，新管理理念的过程中，档案管理工作也要不断地优化管理方法，建立完善的档案管理系统，优化各环节的工作，这样才能够满足相关企业或是单位的工作需求。此外，近几年新兴媒体的影响力在不断扩大，中国的网民数量在不断增加，宽带普及率也达到了98%左右，信息技术被广泛地运用在了各行各业的发展中。这给档案管理工作提供了更多的渠道和载体，更是一定程度上改变了档案的储存、收集等多项工作。所以档案管理科学化、信息化是必然的发展趋势。只有推进档案管理科学化，才能够为相关的决策工作提供更有力的依据，才能够为决策执行工作提供更多的支持。

2档案管理人员的素质现状分析

2.1档案工作职责定位有待进一步深化

日常经营中，产生的各门类档案从不同角度、不同方面、不同层次记录了经营管理过程的各个方面，是确凿的原始证据和历史记录，可以作为审查、研究、争议、筛选和处理问题以及确定法律权利的基础、义务和责任的凭证。但从调研情况来看，全省各级不同程度地存在对档案工作围绕中心、服务大局的职责定位认识还不深刻的情况，对档案管理必要的人力、物力和财力投入有待增加。

2.2项目档案管理工作人员的专业素质有待提高

在企业的经营管理过程中，一些单位不重视档案管理工作，甚至缺少专门的档案管理部门。有的单位档案管理人员素质有限，不能高效地完成档案管理工作，导致很多档案资料的管理带有较大随意性，严重影响了档案管理工作的效率和质量。另外，很多企业档案管理工作并未设立专职人员，而是常由其他职能人员兼职或临时人员暂代管理，专业的档案管理知识和能力的缺乏使档案管理工作漏洞百出，不仅对企业档案管理工作质量带来不良影响，而且，对企业档案管理工作的价值体现也是不利的。

2.3档案收集保管有待规范

就档案收集、安全保管和规范利用出台了全流程的档案管理制度体系。但从2020年存量档案清理工作情况和调研情况来看，各级都不同程度地反映出档案保管不完整的问题。究其原因，主要问题在于：日常工作中，部分重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目以及新业务、新机构等重要档案没有第一时间收集移交综合档案室；同时，部分机构档案库房位置处于顶楼或地下，库房面积较小，硬件设施存在密集架老化、损坏，未安装气体或高压细水雾自动灭火装置、温湿度检测调控系统等问题，不能妥善安全保管档案，导致档案破损。

3档案管理人员的工作方法

3.1转变档案管理观念，树立服务意识

虽然传统的档案管理优先于需要档案的人，但也必须考虑到档案的读者，以便充分利用新时代的档案信息。档案管理应侧重于作为档案管理主体的读者、提高服务意识、满足读者的信息需求以及与档案读者的健康互动，这不仅有效地确保了档案中的信息不会受到损害，而且大大加强了其保存的重要性档案管理方面的重要信息为今后的工作提供了宝贵的参考。因此，必须提高管理人员对服务和管理的认识。

3.2规范管理制度、流程，提高保密意识

在档案管理工作开展的过程中，管理人员必须要保证档案信息的安全，防止信息泄露。这要求管理人员有较为严谨的保密意识。所以，单位要加大档案信息安全的宣传力度，并及时地开展相关的法律教育和普及工作。让档案管理人员认识到保密的重要性。在此基础上，还需要设立完善的管理规章制度和奖惩制度。要把档案管理科学化与干部和员工的业绩考核结合在一起，并细化各项管理流程，规范多个管理环节。

3.3加强宣传教育，提高档案意识

通过宣传教育，提高社会各阶层、各群体的档案意识。尤其要教育提醒社会各界普遍认识到下岗再就业人员档案既是下岗再就业人员自身工作学习经历的记录与凭据，也是社会各界实施再就业安置工作的参考与标准。提高下岗再就业人员的档案意识，明确档案对于再就业安置的作用意义；重视下岗再就业人员档案的内容构成与管理进程，确保下岗再就业人员档案的信息真实完整、系统可靠；健全档案管理制度，明确职责任务，指派专门机构或人员负责下岗再就业人员档案收集和移交工作，及时对下岗再就业人员档案给予有效指导，积极协助完成接收工作，强化监督，及时发现问题并加以解决，对下岗再就业人员档案实施集中统一管理，推进档案信息化发展进程。

3.4制定合理的档案管理人员考核制度

必须建立健全的评价制度，以激励和有效监督档案管理人员。一方面，档案管理服务将管理人员业绩评估、职称评估、工作评估和处罚相结合，以便对档案管理人员进行更全面的评估。更全面地评估档案管理员的技能。此外，还建立了一个档案管理定量评估系统，以便根据工作量的规模评估档案管理员，避免档案管理员的欺诈或疏忽，从而提高档案管理人员的积极性。

3.5强化制度建设，健全组织体系

保障下岗再就业人员档案获得科学管理的途径是建立健全规章制度。既要使社会各职能部门严格照章办事，减少人为因素造成下岗再就业人员档案收集缺失与损毁现象；又要避免产生随意性，以严谨负责的态度对待每一业务环节的工作。为保证下岗再就业人员档案管理的连续性，有效解决下岗再就业人员档案归属问题，相关企业应及时向当地就业服务中心移交档案，及时为符合条件的下岗再就业人员办理养老保险、医疗保险以及退休手续等的转接，切实解决下岗再就业人员的后顾之忧，维护好下岗再就业人员的切身利益。

结束语

新时期发展背景下企业档案管理工作不能松懈，依据企业自身的特殊性和行业发展的实际情况，积极探索新的档案管理模式和工作方法，注重体系建设和制度建设，不断提高档案管理工作的实效。同时，要不断强化档案管理的信息化建设，发挥信息技术的优势，保障档案管理工作水平的进一步提高。

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