如何加强火电厂基建工程档案管理

如何加强火电厂基建工程档案管理

张静

中国能源建设集团山西电力建设有限公司，山西 太原 030006

摘要：“互联网+”背景下，信息技术实现跨越式发展，火电厂的基建档案管理工作应与时俱进，应用信息技术推动基建档案信息化发展，多措并举地提升基建档案管理的质量与效果，为火电厂的可持续发展奠定坚实基础。基于此，本文主要探讨了如何加强火电厂基建工程档案管理。

关键词：火电厂；基建工程；档案管理

中图分类号：TU74　文献标识码：A

引言

基建档案是对火电厂基本建设工作的忠实反映，无论是在以后开展管理维修还是改建扩建，又或是资产评估，都发挥着重要的参考作用。火电厂需要进一步加强对基建档案管理工作的认识，不断完善管理制度，实行规范化管理，组织工作人员开展学习，打造一支高素质的基建档案管理队伍，确保基建档案管理内容完备、分类准确、管理便利、使用方便，不断提升基建档案管理质量。

1火电厂基建工程档案的特点

1.1广泛性与复杂性

火电厂基建工程涉及部门众多，在建设过程中不可避免地会与政府部门、勘察、设计、施工、监理和检测等单位进行沟通对接，相关档案资料也以各方为主产生，其来源广泛性不言而喻；基建工程档案记录了从项目立项到工程竣工验收的全过程，因涉及不同部门、专业和领域，具有显著的复杂性。

1.2独立性与成套性

火电厂基建工程作为一个独立的项目，其工程档案也与火电厂其他档案相互独立，在学校档案馆中也有专人负责，单独收集归档整理；基建工程档案作为一个有机整体，包含了项目准备阶段文件、勘察设计阶段文件、施工阶段文件和工程竣工验收阶段文件等，这些文件资料相互独立又环环相扣，具有明显的成套性特点。

1.3系统性与阶段性

基建工程档案是在工程建设过程中形成的完整而系统的档案，工程建设是一个漫长的过程，在此过程中产生的档案资料有明显的阶段性特点，主要分为地基基础阶段、主体阶段、装饰装修阶段和竣工验收阶段，这些阶段性资料彼此又相互关联，密不可分，构成有机整体，呈现出系统性的特点^[1]。

1.4长期性与实用性

火电厂基建工程需经历项目立项、勘察、设计、施工和竣工等诸多阶段，工期较长，而且基建项目涉及众多部门，档案的收集整理历时较长，故基建工程档案呈长期性的特点；火电厂基建工程档案作为火电厂基建工程过程中最直接、最真实的原始资料，记录了工程从准备阶段到竣工验收全过程的实施情况，有助于火电厂基建工程管理，为工程后期维修与扩建提供了重要的参考依据，具有较强的实用性。

2加强火电厂基建工程档案管理策略

2.1加强宣传教育，确保归档及时性

通过举办业务培训班、业务知识讲座等形式，利用微信、微博等新媒体平台，切实加强对基建项目施工单位、设计单位，以及监理单位档案管理人员的业务知识培训，尤其是要重点做好《档案法》《企业档案工作目标管理办法》等有关基建档案管理领域相关知识的宣传普及，还要明确针对每个基建工程项目制定的档案归档范围。通过宣传教育，不断提高基建项目设计方、建设方、监理方等各参与方对于基建档案，尤其是基建档案工作中的归档工作重要性的认识，形成基建各参与方在归档工作中的合力，提高基建档案收集、归档、移交的主动性。思想上重视，有利于加大基建档案归档软硬件设施的投入资金力度，以及专业人员力量配备，为基建档案及时归档奠定扎实基础^[2]。

2.2创新火电厂基建档案管理机制

制度创新是火电厂开展基建档案创新管理的关键因素，火电厂需要与时俱进，树立现代化档案管理意识，不断创新档案管理方式，进一步拓宽火电厂基建档案的管理范围，延伸基建档案工作范围，将过去单一的档案管理工作方式转变为信息集中化的档案管理模式。基建档案具有很强的系统性与复杂性，主要是为火电厂发展提供服务，具有一定的服务性，因而需要一套完善的工作机制指导基建档案管理工作的开展。

2.3系统管理，搭建基建档案网络体系

工程建设过程中，对基建档案材料要进行跟踪收集和管理。要协调工程设计、施工、监理和管理各部门有关人员，明确职责，落实到人。如文件、计划、报告、总结等由文书负责收集；合同、协议、审批手续等由负责印章管理人员来收集；预决算由预算人员来收集；施工记录、验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员来收集；项目决算、固定资产投资等由审计人员收集；最后由档案员负责汇总，避免档案资料的缺失和遗漏，从根本上解决归档难的问题。

2.4把握形成环节，确保归档完整化

根据基建项目档案形成环节的不同，以及不同环节归档的要求和内容的差异，切实做好各个环节档案资料归档工作，确保“应档尽档”。一个基建项目资料一般按照可行性研究应、工程设计、施工、监理、竣工验收、概预算、审计结算等顺序进行整理立卷归档。此外，还要注重每个环节中的归档细节，例如，竣工验收环节，要确保施工图完备、材料目录属实、竣工图逐一加盖竣工图章及施工单位名称印章；制作归档审查表，包括工程名称、工程地点、施工单位、监理单位、设计单位、勘察单位、工程基本情况、归档情况，以及监理单位、基建部门、档案管理部门三方意见

^[3]。

2.5加强火电厂基建档案信息化建设

首先，火电厂基建档案管理工作需要以信息资源开发、利用为基础，并挖掘多种信息资源开发渠道，提高火电厂基建档案的利用率。在实践过程中，需要重视火电厂基建档案的管理与保存，利用信息平台，设置基建档案管理设施，提高基建档案管理的信息化水平。结合火电厂的实际条件，可以创建信息管理系统，重点是针对基建档案信息的整合、管理等方面进行优化，以此实现基建档案管理水平的提升。

其次，基建档案管理工作的信息化发展，还需要从人员的角度进行培训，需要全面分析管理人员的责任意识、思维能力、创新能力、管理能力，并制定完善的人员考核制度。例如，建立专业的基建档案管理小组，选拔专业能力、综合能力比较高的人员，针对基建档案管理行为、档案分类、档案监督等方面进行综合控制，提高火电厂基建档案管理效率及水平。

最后，在建立火电厂基建档案信息化管理模式的过程中，需要从基建档案资料收集、整理、储存、查询、利用等多环节进行工作改进。在建立优质信息化服务平台体系中，开发编制多种检索工具以及服务模块，最大限度地提高基建档案的共享程度、利用率。在强化合作管理的过程中，以相互监督及基建档案信息化管理为中心，提高火电厂基建档案管理效果^[4]。

2.6提升基建档案管理人员素质

基建档案主要是在基建部门中形成的，除了创新档案管理机制外，还需要配套构建相适应的包括用人、奖励与分配等在内的激励机制。另外，基建档案管理人员需要不断完善自身的知识结构，加强专业技能学习，确保知识储备能跟上时代的发展。因此要定期组织档案管理人员开展业务培训，学习现代化的档案管理技术，接受更先进、更科学的档案管理方法与理论知识，熟悉掌握基建工程建设涉及的各项流程，能够在具体工程建设中从准备阶段到监理阶段，从施工阶段到竣工阶段，都能够全面收集资料，对资料进行编排整理、规范管理。于此同时，档案管理人员还要具备一定的沟通协调能力，更好地去开展工作。

结束语

完整有效的基建档案能够为火电厂开展各项建设提供方向指引，并且基建档案都是经过施工考验过的，在长期的实践过程中证明了数据的可靠性，如果能够在后续得到重复使用，不仅可以加快施工的进度与质量，也能有效提升工程效率。

参考文献：

［1］吴延玲.浅谈如何加强基建工程档案管理［J］.经济与社会发展研究，2015（4）：304.

［2］冯连好.提升企业档案归档率的措施探讨［J］.城建档案，2019（11）：105—106.

［3］张艳.加强重点建设项目档案管理提高重点建设项目档案归档率［J］.城建档案，2013（9）：35—38.

［4］张静.浅析提高企业档案管理归档率的方法［J］.办公室业务，2020（5）：113—114