做好基层机关单位档案工作的几点思考

做好基层机关单位档案工作的几点思考

张伊辰

南通再就业工程开发有限公司，江苏 南通 226006

摘要：档案管理工作主要是将各类信息清晰、准确、完整的记录下来，是为了便于后期的查找和使用。这项工作对机关事业单位发展有着重要意义。档案管理工作人员的素质、工作流程与制度、对信息化技术的运用等因素，都对档案管理有着直接影响，也是档案管理工作开展得重难点。对此问题，阐述机关事业单位档案管理工作的意义，以及工作难点，针对性地提出解决对策^[1]。

关键词：机关事业单位；档案管理；工作难点；解决对策

引言

档案管理工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是国家和社会发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作。机关档案作为党和国家各方面的真实记录，是维护党和国家根本利益的重要依据。习近平同志曾经指出档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。他还强调做好新时代档案工作，让历史说话、用史实发言，档案工作要依法管理、走向开放、走向现代化。加强机关档案工作是新时代要求，随着时代社会经济的不断发展，习近平新时代中国特色社会主义档案事业对机关档案工作的提出更高要求，如何围绕习近平新时代中国特色社会主义档案事业提升机关档案工作水平，是当前急需思考的问题^[2]。

1 机关事业单位档案管理工作的意义

1.1 为后期管理提供参考依据

档案管理中所记录的，不只是职工的各项信息，还有机关事业单位在发展过程中所取得的成就、对各项工作的总结分析，以及单位的发展历程，是集中管理的重要体现。单位在后期管理过程中不仅可以参考档案信息，通过对信息资料查询熟知单位过往，找到之前地相同案例有效地处理问题；还可以对信息资料加以利用，完成人事调动，实现单位人力资源的优化配置。档案管理对信息资料的汇总和梳理，对企业的发展有着至关重要的作用，所以机关事业单位必须做好档案管理工作。

1.2 有助于机关事业单位发展

档案管理是机关事业单位重要的组成部分，并不只是简单记录职工信息的资料，还是单位发展的业务基础。高效的档案管理方式是单位管理能力的重要表现之一，科学开展档案管理工作能够让领导层充分了解单位的运行状况，有助于领导层做出的决策更加正确。所以必须对档案管理工作给予足够的重视，使档案管理更加规范化。此外，加强档案管理工作，从管理理念和工作方式上进行创新，顺应新时代探索新的管理途径，高效反映本单位情况，既有助于社会经济稳健发展，也能够提升单位的综合实力，有助于机关事业单位发展。

2 前机关企事业单位档案管理存在的问题

2.1 档案管理方式陈旧

尽管有部分机关企事业单位会对档案进行定期整理，然而管理模式往往过于老套，而且档案样式仍以纸质为主，先对档案进行登记，再将各类档案堆叠在大书架上，最后根据类型的不同贴上不同标签，这种管理模式效率低下，档案调用和更新比较麻烦，而且大多数单位的档案室通常较为阴暗潮湿，极容易使纸质档案受潮腐烂，不利于长久保存。

2.2 事业单位对档案管理不重视

业务繁忙是机关企事业单位的工作特点，部分单位因此疏于对档案的管理，往往认为在近期的业务处理完毕后就可以着手准备下一阶段的工作了，虽然看上去各阶段有序衔接、工作流程紧凑，实际上却忽视了一项重要的内容，那就是没有对已完成的工作进行详细的档案整理。同时，在激烈的市场竞争下，各机关企事业单位均认为业绩才是所有工作的中心，为了让自己单位赢得市场竞争的主动地位，将所有资源都集中到提升业绩上来，由此造成资源分配不均，在档案管理方面投入的人力物力财力严重不足。

3 加强机关档案工作建议

3.1 加强对档案工作的组织领导，牢记档案工作宗旨

档案工作是党和国家机关不可或缺的基础性工作。在新时代背景下，社会和经济不断发展，各级机关必须从“为党管档、为国守史”的高度，深刻认识档案工作的重要性，加强党对档案工作的领导，从讲政治的高度充分认识做好机关档案工作的必要性，把档案工作列入党委党组的议事议程，将档案工作纳入机关单位年度工作计划，与单位工作同部署、同实施、同发展；把加强档案管理作为提高机关工作效能、促进工作提质增效的一个重要抓手，强化组织领导，科学合理设置档案机构。加强档案经费保障，加强领导重视度，及时研究解决档案工作中遇到的困难和问题，对进一步做好档案管理提出明确要求，协调机关单位各方资源，在人力、财力、物力方面给予档案管理充分保障和支持。

3.2 提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作具有专业性、复杂性和综合性的特点，这要求工作人员要有较高的素质，不只是较强的专业素质，还要有较高的道德素养，和对本职工作的认同感和责任心。档案管理人员的素质对档案管理工作有着重要影响，所以单位必须注重对人员的培养。首先，要选用专职人员负责档案管理工作，避免管理人员频繁变动，加强人员的稳定性。其次，要定期对档案管理人员进行培训，学习先进的档案管理知识，提高工作人员的综合素质。

3.3 提升文书质量，促进档案管理规范化、标准化

机关事业单位档案管理的现代化建设中，规范化、标准化档案管理是非常重要的中间环节，从当前机关事业单位档案管理实践可以看出，虽然从工作任务角度看档案工作与文书处理存在较大差别，且都具有较强的独立性，但是文书和档案本身属于一个有机的整体，文书是档案建立的基础，档案则是文书的最终归宿。在文书工作开展过程中，合理考虑后期档案管理实际需求，那么后期的档案工作就可以为文书工作提供良好服务，同时也能提出相应的业务开展要求。在此基础上，能对档案工作的发展形成积极推动作用，反之，两者业务一旦出现脱节现象，必然会对文书档案质量产生较大影响。因此，在文书及档案工作实践中，要不断强化系统性思维，文书处理过程中要构建起规范化、标准化工作流程，以此来实现对业务的有效指导，从文书处理角度来实现档案管理入口关的严格把握，为机关事业单位档案管理工作实现标准化、规范化做好基础性工作。

3.4 提升档案信息利用率

在档案管理制度落实的过程中需要领导加大力度，给档案工作人员明确任务，落实责任，使档案管理工作抓到位，档案信息利用率大幅度提升，使档案管理中的机制更加科学，同时有利于档案管理工作的开展，能够为单位的发展提供有利的帮助，使档案信息内容能够具有完整性。档案管理制度的完善需要长期的时间，应根据当前的发展状况，对单位的运行进行有效的改革和创新，激发工作人员的积极性，同时使工作人员了解到档案管理工作的重要性，提高档案管理的整体水平。

4 结语

综上所述，机关事业单位的档案管理工作是机关事业单位发展中不可或缺的一个核心环节，档案资料的规范化、标准化发展是新时代对档案管理工作提出的新要求，也是促进机关事业单位档案信息价值最大化的关键。在机关事业单位的档案管理实践中，要从文书源头实现档案的规范化，提升文书、立卷归档等各个环节的管理质量，并借助信息技术力量构建起完善、高效、便捷的检索体系，这样才能实现机关事业单位档案信息价值的最大化^[3]。

参考文献:

[1]李艳利.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2020(01):147+149.

[2]李燕雯.区级机关事业单位养老保险改革中相关档案问题探究[J].经济师,2019(02):285+287.

[3]赵耀.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务,2019(07):90.