电网建设项目电子档案单套制管理初探

电网建设项目电子档案单套制管理初探

边先锋

国网沁县供电公司 山西 沁县 046400

摘要：电网建设项目档案是指从电网建设工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的各类文件材料，是电网企业重要的“数字资产”，在电网建设、生产调度、运行管理等各方面都发挥着重要的作用。随着电网工程建设管理水平的提升，越来越多的文件材料仅以电子文件形式产生和流转办理，传统的双套制档案管理模式面临较大挑战。国网公司高度重视电网建设项目档案管理工作，积极利用区块链、电子签章、数字签名等信息化技术，探索了电网建设项目电子档案单套制管理，取得了较好效果。

关键词：电网建设；工作思路；档案管理

1 当前存在的存在问题

随着国网电力电网建设项目管理信息化水平不断提升，电子文件存在文件格式多样、流转环节多等特点，迫切需要规范管理。具体问题如下：

1.1 电子文件要素不合规

目前，电网建设项目管理主要采用国家电网有限公司统一的基建工程全过程数字化管理平台（以下简称“业务系统”）进行管理，该系统侧重于建设工作流程与节点管理，系统中的相关电子文件材料仅用于支撑工作节点管理，题名、责任者、日期等相关归档要素不完全，且对电子文件的真实性、完整性缺乏有效验证，不满足单套制管理的相应要求。

1.2 单套制管理支撑不足

依据电子档案单套制管理相关要求，业务系统需采用数字签名、电子签章等技术，保证电子文件的真实有效性，归档时需对电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性等进行检测，数字档案馆系统也需完善相关功能。由于业务系统和数字档案馆系统均为一级部署，相应功能不能满足单套制管理要求。

2 工作思路

国网电力办公室通过对国家电网有限公司相应档案管理制度规范的深入研究，提出了“建设自有管理平台、打通归档接口、一体化管理”的建设原则，通过组织开展矢量馆系统建设、数字档案馆系统改造、打通归档通道等方式，最终实现电网建设项目电子档案单套制管理，具体如下：

2.1 建设自有管理平台

由于业务系统为一级部署系统，管理和修改权限属于国家电网有限公司总部，系统改造难度较大，因此，国网电力应自行建设工程矢量馆区块链平台（以下简称“矢量馆平台”），按照档案管理相关要求，将电网建设项目档案进行标准化、流程化管理，并集成电子签章和数字签名技术，确保需归档电子文件的来源可靠、管理规范。

2.2 数字档案馆集成与改造

2019年，国家电网有限公司数字档案馆通过了国家档案局企业数字档案馆试点验收。国网电力公司应梳理电网建设项目档案的归档、整理、利用等相关功能需求，积极反馈给公司办公室，待数字档案馆完成改造后，和矢量馆平台进行集成。

3 创新实践

国网电力基于上述思路，通过矢量馆平台的建设和数字档案馆系统的集成改造，初步实现了电网建设项目电子档案单套制管理，具体做法如下：

3.1 明确单套制管理范围

按照国家电网有限公司电网建设项目档案管理相关要求，国网电力办公室组织所属单位工程建设人员和档案人员认真梳理，确定了现阶段可以实施的单套制管理文件材料范围，共计80种，形成了办理流程、样式等文档，并通过矢量馆平台进行固化，为该部分电子文件单套制管理奠定基础。

3.2 开展矢量馆平台改造

按照电网建设项目电子档案单套制管理要求，国网电力办公室组织所属建设公司、信通公司、地市公司等单位的相关人员，共同组成联合工作组，组织开展矢量馆平台的适应性改造，具体包括：

一是嵌入电子表单。根据单套制管理文件材料范围，矢量馆平台增加了表单定制模块，可以对电子表单的格式等进行灵活定制；同时，在相应业务节点，增加对应表单的填报、内容验证、导出等功能，确保电子表单形成的电子文件内容完整、可用。

二是集成电子签章与数字签名。为确保电子文件的真实性，矢量馆平台增加了电子签章和数字签名功能，针对不同的工程项目，实现了数字签名和电子印章在线申请功能，配置了需要线上办理的人员基本信息、数字签名和相关单位的电子印章信息；线上办理过程中，电子表单中需要个人签字办理的位置自动生成数字签名，需要单位盖章的位置自动生成电子印章，将相应的办理过程信息同步写入矢量馆平台的区块链相应模块，支持电子文件的追溯和真实性验证，确保了电子文件的形成办理过程真实、有效。

3.3 打通在线归档通道

按照电子档案单套制管理的要求，矢量馆平台将符合要求的、线上办理的电子文件转换为可以在线验证的、包含电子签名及签章信息的PDF版式文件，将元数据、办理流程、相关附件等统一封装为电子文件封装包，推送到数字档案馆系统，数字档案馆系统按照“四性”检测的相关要求进行自动检测，全部符合要求后进入到数字档案馆系统的整编库，供档案人员进行整理和利用。

3.4 落实档案保证金制度

合同是约束参建单位行为最有力的机制。针对未严格执行档案保证金制度的现象，组织电网建设项目档案管理人员召开档案工作推进会，进一步强化合同约束机制。同时与法律部门进行研究协商，落实档案保证金制度，在付款条约中添加明确：一是工程项目进入财务决算阶段，施工承包单位必须有档案部门签字确认的档案移交目录和移交情况说明，财务部门才准予办理工程决算终期付款。二是施工承包单位在办理工程尾款及财务部门支付质量保证金时，应持有施工单位拟写，建设单位档案部门签字确认的工程项目档案移交情况说明，才给予办理保证金支付。三是将通报考核情况纳入违约责任条款中，针对电网建设项目档案资料归档拒绝履行、不完全履行、迟延履行、质量瑕疵五种情况违约行为分别制定违约条款，档案部门有权据此在约定、法定时间内提出异议。

3.5 完成数字档案馆改造

按照电网建设项目电子档案单套制管理的要求，国网电力积极向国网办公室进行汇报沟通，在国网办公室的统一安排下，重点从以下几个方面完成了数字档案馆系统改造：

一是基础设置模块改造。基于单套制管理的规则，改造了数字档案馆系统的参数配置模块，同时支持单、双套制的相关个性化定制功能。

二是单套制管理功能改造。档案人员可以自行调整文件条目的单、双套制管理模式，且选择是否有纸质文件。

三是单套制文件利用功能改造。针对单套制文件仅有电子文件不能提供实体利用的情况，完善了档案利用功能，增加了线上利用安全控制功能。

3.6 开展试点应用与推广

为确保电网建设项目电子档案单套制管理的有效性，国网电力明确了选择重点工程开展试点应用、成熟后进行全面推广的工作思路。2020年，国网电力办公室选择了某750kV变电站技改大修项目作为试点，建设过程中涉及的66种电子文件实现了在线填报、办理、归档等全过程的应用。

2021年，国网电力进一步总结试点经验，将所属单位在建330kV及以上输变电工程全部纳入电子档案单套制管理应用范围，并通过矢量馆平台的推广应用，推动建设国网电力工程档案矢量资源库。

国网电力通过开展电网建设项目电子档案单套制管理，不仅梳理了电网建设项目需归档文件材料的相关管理环节和风险点，打通了设计单位、监理单位、施工单位、业主单位、运维单位的信息壁垒，贯穿了工程文件材料的产生、变更、施工、保管、利用的全过程，实现了工程文件材料的全过程信息收集与管理，而且，通过电子签章与数字签名的功能集成，有效保证了单套制管理文件材料的真实性、完整性、可用性、安全性，完成了电子档案单套制管理应用实践，提高了电网建设项目档案管理水平。

下一步，国网电力将进一步拓展电网建设项目电子档案单套制管理范围，紧密结合电网建设项目管理，进一步挖掘现有工程档案价值，服务企业中心工作。

参考文献

[1]冯惠玲.数字转型背景下美国电子文件管理战略布局与行动探析[J].档案学通讯，2018(06):44-51.

[2]廖倩文.电子文件单套制管理问题的策略研究[J].档案与建设，2018（8）：27-30.

[3]陈海平.高校实施电子文件“单套制”归档与电子档案“单套制”管理可行性研究[J].浙江档案，2017（10）：19-21.