试论数据挖掘在档案管理中的应用与分析

试论数据挖掘在档案管理中的应用与分析

李耘

会理县工商业联合会 四川 会理 615100

摘要：随着信息技术的不断发展，档案管理工作也发生了很变革，传统的档案管理模式已无法满足当前日益增长的信息需求。数据挖掘技术作为一种新技术，在繁杂的信息提取有用信息资料，将这种技术应用到档案管理工作中，具有重要意义。本文主要对数据挖掘技术在档案管理中的应用进行分析，供同行借鉴参考。

关键词：档案管理；数据挖掘技术；分析应用

前言

档案管理工作在计算机技术的辅助下，管理水平得到了很大提升。大量的数据信息给人们工作带来巨大帮助的同时，也会带来困扰，导致人们不能有效提取有用信息。而档案信息作为一个大型数据库，传统档案管理模式已远远无法满足档案信息的实效性及系统性需求。数据挖掘技术的出现，可以有效解决这个问题，将此技术合理应用，将大大提升档案管理工作实效性。

1.数据挖掘分析

1.1数据挖掘的概念

数据挖掘就是挖掘有价值信息的一种方法。它是在大量、模糊、有噪声、随机的应用数据中挖掘出人们感兴趣的数据信息，通常这些数据都是隐讳的、未知的。数据挖掘技术是在计算机技术的快速发展条件下发展的，它主要利用统计学、人工智能、自动化等技术对数据进行分析，做出合理的歸纳总结，得到人们需要数据信息，帮助人们解决问题。数据挖掘是在数据集中提取出新颖的、潜在的、有用的、易被人们理解的数据管理模式，将数据挖掘技术运用到档案管理中，能够充分发挥它的作用，达到良好的档案管理效果。

1.2数据挖掘的分析

在使用数据挖掘技术分析时，数据挖掘的方法是不相同的，常用的数据挖掘方法有以下几种。第一，分类分析。根据数据集合的特征，分析相关程序的数据库，找出所需要的模型，以帮助识别未知的数据。第二，关联分析。在已知的数据集合中找出频繁出现的数据集，根据事物的描写特点，从中得出一类相同属性事物的特征。第三，序列分析。这种分析方法是通过分析数据的前因后果判断数据间的联系。第四，聚类分析。在给定的数据中找寻数据对象的价值联系，从而制定相应的管理方案。第五，粗糙集分析。它主要针对不确定、不精确的数据，这种分析方法不需要知道相应的信息，并且算法比较简单。它能够在一系列的数据中快速找到他们之间的关系，并经过归纳总结，得到相应的决策表，以便于用户使用。

2.档案管理方面的数据挖掘的重要性

数据挖掘技术在数据处理方面有着非常明显的优势，传统的档案管理已经不能满足与日俱增的档案信息量的发展，需要开发新的档案管理方法，保证档案管理能顺利进行。首先，将数据挖掘技术运用到档案管理中，能大大提高档案内容的安全和保存质量。档案信息是一个人的隐私和过去，保证档案的安全，才能有效保护相关人员的隐私。并且还能促进档案的保存质量。运用数据挖掘技术能对档案信息进行实施分析统计，及时防范不良行为，有效保护档案信息的安全。其次，数据挖掘技术能及时将档案信息进行收集和编码，发现数据中潜在的信息，提高档案利用的服务水平，增强档案的保密性。第三，数据挖掘技术能降低档案的保管成本，加强档案的鉴定水平，增强档案的真实度，根据档案的特点和规律，抓住档案管理的重点，实现档案的整体管理。

3.档案管理方面的数据挖掘应用

3.1档案信息的收集

在档案管理时，第一步就是进行档案信息的收集和分析，对收集到的数据信息合理描述，建立数据集有关的模型或者数据类型，将这个模型或者数据类型同样本进行对比，如果准确性比较高，则可以将其作位相应的标准来对数据进行分类，因此档案信息的收集是最基础的阶段。将数据挖掘技术运用到档案信息的收集中，能够快速建立模型，为档案信息的分类和整合奠定一定的基础。当在档案馆的网页上发布调查问卷时，将调查问卷得到的相应数据同数据库联系起来，这样数据库中就会存在使用者的姓名、性别、学历、职业等个人信息，并对使用者的信息进行描述，决定使用者的类型和需要提供的相应服务，为使用者档案的建立、预测和分类提供个性化服务奠定基础。

3.2档案信息的分类

数据挖掘技术能迅速将数据库的信息根据不同的属性特点进行分类，将数据挖掘技术运用到档案管理中，能迅速寻找出所需要的档案信息。数据挖掘技术在进行档案信息分类时，根据数据训练集，建立数据的分类模型，进而对数据进行分类。在档案管理时，能根据用户的相关信息，查找出用户的原始信息，然后通过归纳总结得出使用者的特征。如在使用者访问档案馆的网页时，数据挖掘技术能根据使用者的搜寻信息，自动保存使用的身份信息和搜索信息，如使用者的姓名、性别、年龄、兴趣爱好等，进而对访问者进行信息分类，根据搜索的内容、时间、下载次数等得出使用者的偏好。总的来说，能通过使用者访问档案馆的网页信息，对使用者的偏好和特征进行分类，对使用者的需求进行预测，进而能更加准确快速的为使用者提供个性化的服务，还能显著提升档案管理的效率。

3.3档案信息的整合

为了能使档案充分发挥其作用，需要对档案信息进行整合。在档案信息整合时要充分利用信息化技术，将“死档案”开发成为“活档案”，发挥档案管理人员的参与和效益意识，提供良好的档案信息。如在对高效的教学质量进行评估时，高校的档案部门应该将相关的档案资源进行提前收集，并进行展览，展示学校的教学水平和科研成果，使档案资源充分发挥作用。这就需要对档案信息进行整合，将档案数据进行总结和规划，根据数据之间的联系确定相互之间的关联，然后建立统一的信息平台，将这些信息进行整合，这样能大大提高档案管理的效率。如可以将教师的奖项和职称关联，将今年和去年的奖项关联，这样通过检索关键词就能迅速查找出相应的信息，发挥档案的作用。因此数据挖掘技术能使将档案信息进行全面、完整、统一的整合，为使用者提供最有价值的档案信息。

4.结束语

综上所述，随着信息化技术的快速发展，将计算机技术运用到档案管理中具有非常重要的意义，可以提高档案信息的需求量和实效性。数据挖掘技术运用到档案管理中，能对档案信息进行收集、分类和整合，大大提高档案信息的搜索速度，迅速找到使用者搜索的档案信息重点，挖掘档案管理人员和档案实体、档案内容之间的联系，进而根据使用者对档案信息的需求，快速寻找到他们最需要的档案信息，为他们提供实时的、迅速的个性化服务。

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