新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略研究

新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略研究

张艳艳

永年区人力资源和社会保障局 河北省 邯郸市 057150

摘要：人事档案管理是企事业内部管理工作中的重心，直接关乎企事业的稳定建设及发展，要想实现进一步的突破，管理层需要对人事档案管理工作的深入解读，了解这一工作对自身发展的重要影响。但是从目前来看，有一部分企事业在开展人事的管理工作的过程中出现了许多的问题，难以保持正常的管理路径和管理手段，出现了管理理念落后以及管理方式机械等问题，这使得一部分管理资源被浪费，甚至影响企事业自身的稳定运作以及发展。本文对新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略进行分析，以供参考。

关键词：人力资源；社会保障局；档案管理

引言

作为信息技术与档案工作相融合的新事物，档案数字化建设近年来受到越来越多单位的关注。对于单位而言，应用信息技术革新档案管理模式，不仅能够提升档案工作质量，而且能够减轻档案工作人员压力。因此，从理论层面对档案数字化建设进行探讨，进一步帮助单位创新档案管理模式尤为必要。

1人力资源和社会保障局档案管理存在的问题

1.1缺乏比较完善的档案管理制度

人力资源和社会保障局的档案种类繁多、内容复杂涉及的范围又广泛，如果没有一个完善的档案管理制度，那么开展档案管理工作的难度是很大的。档案的类型不同就应该有不同的部门进行管理，但是这种管理没有一个统一的机构设置或者说没有一个比较完善且实用的管理制度来保障，那么就会出现部门的多头管理，且部门之间缺乏有效沟通和了解，导致档案管理的工作人员没有默契且工作上配合度地下。不同部门或者机构之间对同一个档案进行了信息的收集、整合和记录的情况，会导致档案管理的负担很重，且不利于整体的档案管理。人力资源和社会保障局由于实行的是分部门分岗位的管理制度，导致各部门和各岗位之间没有一个统一的管理制度和管理方式，难免造成档案信息的遗漏或者档案信息重复的现象，这种现象的出现很大程度上降低了档案管理上的效率。

1.2人事档案管理人员专业素质不高

在人力资源和社会保障局开展的档案管理工作中，相关档案管理人员的专业管理水平偏低，综合素质不高且逐步老龄化，不会使用电脑等相关科学技术，致使人事档案管理工作进展缓慢，出现档案管理工作组织效率低下的现象。从人力资源社会保障局的当前实际情况得知，相关档案管理部门的人员并没有掌握专业的知识，接受和掌握档案管理知识的速度也相对较慢，导致人事档案管理工作开展举步维艰。

2档案数字化建设的基本措施

围绕档案数字化建设的目标，构建科学合理的数字档案管理体系，未来，随着信息技术进一步发展，单位只有着眼于信息化、智能化、数字化等目标，建立一套高效、系统、精细、科学的档案数字化管理体系，才能协调好相应的资源，减少档案数字化建设中的开支。为此，一是要强化统筹协调工作。单位可以探索建立档案数字化建设工作小组。该小组可以由分管档案工作的领导任组长，档案部门的各个成员任组员，真正将档案数字化建设作为单位基础性、全局性、系统性的工作来抓。同时，各个部门应当明确一名档案兼职人员，负责配合以及对接档案数字化建设小组的工作。通过这种方式，可以更好地解决实践中资源调配不当、资源利用率不高、档案管理系统性不强、部门协调沟通不力的问题，真正抓牢抓实档案数字化建设工作。二是要完善档案数字化建设领域的基础设施。一方面，从硬件设施的角度来看，引进并更新高性能计算机、扫描仪器、微缩相机、硬盘势在必行。另一方面，从软件设施的角度来看，要确保档案工作软件能够满足档案存储、开发、利用的需求，实现一体化管理的目标。三是要加大经费、人力资源领域的投入，确保档案数字化建设在良性、健康、长远的轨道上运行。一方面，要将档案数字化建设工作纳入单位重点工作，结合单位数字化建设的既定目标，投入足够的资金资源。另一方面，要做好人才培训与引进工作。单位要引进技术类人才，为档案数字化建设提供强有力的人才支撑。同时，也要围绕“档案数字化建设”开展一系列的岗位练兵、岗前培训、专题培训、交流论坛等活动，全面提升档案工作人员的实践应用能力。

3人力资源和社会保障局档案管理有效策略

3.1进行档案管理制度的统一规划

人力资源和社会保障局要想实现档案管理制度的统一规划，首先，应对档案管理各部门进行整合。整合工作完成之后才方便进行管理制度的完善和统一性的规划管理。之后，就可以建立有关人力资源和社会保障局的档案管理体系。在体系的构建中，人力资源和社会保障局要加强和档案管理相关的部门之间的沟通和交流。有效的沟通和交流是保证默契度的前提，只有沟通到位，才能实现相互配合，才利于完成工作。从另外一个角度来讲，这也是实现了合理的配置资源和档案资源信息的共享。档案管理体系的内容牵涉的范围很广，要涉及社会生活的方方面面。其中就包括个人的档案、生育、养老、医疗和再就业等。健全人力资源和社会保障局的的管理机制，要有科学的教育、规范和奖惩机制，保证档案管理工作的实际效率。在健全人力资源和社会保障局的管理体系中，还要注重设置统一性的机构，机构的设置能够在很大程度上满足档案管理工作中所需要的专业型人才，做好岗位的明确分工，落实岗位的相关责任制度，减少工作过程中的工作失误。

3.2加强人事档案管理人员的管理方式

作为档案管理进程的一部分，工作人员记录管理人员不重视其工作，对管理的认识相对较低，管理效率较低，许多工作人员的执行水平较低，而且往往会出现档案管理不善等相关问题。因此，必须加强档案组织和管理方法，提高档案管理水平，提高档案管理效率。

3.3工作人员记录管理的创新模式

为了确保人事档案管理工作的信息记录管理更加先进和明智，不仅有关工作人员必须具有全面的专业资格，而且必须具有适合社会发展的发达管理精神和思想，人力资源和社会保障研究所管理层应加强自己的管理方法，利用专业人才，制定新的人事记录管理方法，提高记录管理的准确性和安全性。

3.4增设人事档案管理员额，扩大人才队伍建设

随着经济的发展，人力资源和社会保障局的工作量逐年增加，因此，国家应加大人事档案管理改革力度，重视人事档案管理，加强人才队伍建设，做到作为档案管理的一部分，定期举行学习交流，以确保充分实施档案管理。

结束语

大数据时代的发展趋势促进了人事档案管理信息化管理的更加统一，但人事档案管理过程中仍有许多管理问题有待解决。这一分析应使档案管理人员认识到需要改进基础设施，加强对高技能和高技能工作人员的培训，强调采用现代办公方法，优化管理质量，并确保档案管理的稳步发展。质效，确保档案管理工作稳健发展。

参考文献

[1]潘海飞.人力资源和社会保障局档案管理方法研究[J].办公室业务,2018(07):88.

[2]田杰,许鑫.泰州市人力资源和社会保障局电子档案系统的设计与实现[J].计算机时代,2018(01):94-98.

[3]薛克凤.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息,2018(01):78.

[4]玄淑云.新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作探讨[J].中国集体经济,2017(16):29-30.