"人本化"在基层档案库房建设分析

"人本化 "在基层档案库房建设分析

李剑波

乳山市档案馆 山东乳山 264500

摘要：如今，在基层单位发展过程中，如何高效建设档案库房，已成为档案行政管理部门关注的热点话题。档案库房建设存在一定特殊性，需要引起档案管理员、基建人员及各方领导的高度关注。鉴于此，本文立足人本化视角，进一步探讨人本化在基层档案库房建设中的体现及相关实践，希望为提高基层档案库房建设水平带来有益指导。

关键词：人本化；基层档案；库房；建设

引言：建设档案库房，是保障档案质量的重中之重。在建设档案库房过程中，坚持人本化原则，充分结合档案与“人”的要素，确保档案库房建设符合人本化要求，可进一步延长档案寿命，发挥档案作用，为人为利用档案带来便利。

一、档案库房建设中融入“人本化”的必要性

在档案形成及发展之际，整个过程中离不开“人”的相关要素，将档案库房建设与人本化要求相互结合，可实现轻松管理档案、科学管理档案的目标，为档案管理工作人员营造优良的工作氛围，为档案使用者带来良好的使用环境。建设档案库房时，本着人本化原则，可确保档案管理环节更合理、安全、便捷与规范。但不得不承认，在现有的基层档案库房建设时，仍存在一些问题有待解决，主要体现在以下几方面：①部分档案库房位置不佳，处于偏僻地区，为后续管理工作带来诸多不便之处。②在正式建设档案库房时，考虑工作不到位，导致库房承载重量及存放空间等存在瑕疵。③建设档案库房的资金明显不足，致使档案库房建设设备相对于简化，不利于提高库房建设成效。④在建设档案库房时，未曾充分考虑其特殊性及相关要求，有关地面、灯光以及窗帘等细节之处的要求，明显不到位，极易造成后期返工问题。⑤在建设档案库房时，未加强中长期规划，有关“以人为本”现代化理念的体现少之又少。

二、“人本化”在基层档案库房建设中的应用分析

众所周知，档案库房是保存档案的最佳“圣地”，档案库房管理任务主要在于：维持库房状态的有序性，确保档案存放及使用始终按序进行，维持档案装具排放与库房环境的整洁度；保障档案安全，避免档案被丢失、被损坏；凸显管理的科学性、智能性，高效应用档案。因此，在建设档案时应时刻遵守“人本化”要求。下面，本文就结合库房地址、结构以及设施等方面作出简要分析。

1. 档案库房选址要坚持“人本化”要求

有关基层档案库房的选址，主要是结合本单位其他用房来说的，应考虑档案管理人员的管理方便程度，以及档案用户的使用便捷程度等。一般来讲，业务档案数量偏多的单位，通常都会考虑各职能部门互相移交档案、相互搬运答案等问题。因此，最好能在同一栋楼内，如果是高层建筑，还应设置电梯。然而，针对对外利用率偏高的单位，则应考虑外来人员出入是否方便。另外，档案库房应与档案管理人员阅卷室、资料整理室以及办公用房等处于同一楼层，这样更便捷档案管理人员日常管理工作，提高档案管理效率。

2. 档案库房结构要体现“人本化”要求

档案库房不只是所有档案的容身之所，也是档案管理工作人员工作的关键阵地，库房面积大小，结构是否坚固以及档案储存位置是否得体，每一环节都不容忽视。所以，有关档案库房结构的设计，一定要宽敞、牢固且合理，这样才能达到档案管理的人本化要求。

1.库房空间发展性

随着档案馆不断发展，档案馆内部档案数量与日增多。为此，在库房面积上应作出科学规划，要站在长期角度考虑档案数量逐年攀增的问题，以保障在未来一段时间内，库房内都有大量空间可以储存档案。否则，如果库房档案储存空间不足，则需频繁变换库房场地，增加档案管理人员工作负担，并且不利于实现人性化管理目标。

2.档案库房专用性

基层档案库房是专门储存档案的场所，不可与阅卷室及其他办公室合用。同时，也不可以在档案库房内储存其他产品，否则会降低档案安全程度，甚至导致大量档案被损坏、被盗窃。

3.档案库房耐用性

在建设档案库房时，应选择坚固建筑物，万万不可使用临时建筑材质搭建档案库房，并且要进一步考虑库房承重能力，以及密集架承重量。此外，要严格控制档案库房水源、火源及污染源，避免外界因素威胁档案质量。

4.存放地址科学性

在安排档案存放位置时，要充分考虑档案利用率。一般来说，普遍采取“年限排列依法”，将年代偏久远且利用率不高的档案放在最后面的位置，将新产生的档案以及利用率偏高的档案放在中心之处，这样便可以减轻档案管理人员查阅档案的负担。此外，应注重将同一类别档案集中存放与管理，放在易于拿取的位置，进而有效增强调取档案的速率。此外，在针对同一类档案进行排架时，应遵循“自上而下”以及“从左到右”依次排列原则，以便为后续查询档案做好前期铺垫^[1]。最后，在针对照片、实物及音像等档案素材进行保管时，应参照特殊保管要求，不可与纸质档案混合保管。

3. 档案库房设施要实现“人本化”要求

基层档案库房设施以“档案”为主要服务对象，以“人”为主要应用对象。为此，应采取安全、合理的库房设备，这样才能提高档案使用效果。

1.采用安全“八防”设施

有关安全“八防”设施的应用，是人本化建设理念的重要内容。在建设基层库房档案时，一定要做好档案“八防”工作，充分考虑材质性能及人为安全性等。在库房之内，应具备齐全的通风设备。如果库房内空气质量变差，则会导致人即刻产生胸闷以及头晕等不良反应。为此，在档案库房内要设置可以打开通风的窗户，如若库房内不具有窗口通风条件，则应安置空气交换设施，以保障档案库房内空气流通。同时，在选择防霉剂、防虫剂时，应充分考虑人体安全要素，选择对人体无害的防虫剂与防霉剂。在保护档案时，如若选择威胁人体的刺激性气体，则会直接影响进入档案库房人员的安全程度。此外，在档案库房内应装置灭火设备，档案库房灭火器中灭火剂的选择，应选择无法对档案造成破坏性的灭火剂，并且要考虑相关灭火器是否会损害人员身体情况。目前，在基层档案库房设施中，普遍应用二氧化碳灭火器，主要因为其无色无味，且不会对人体造成任何伤害^[2]。

2.采用人性化档案装具

现阶段，基层档案库房中的档案装具，普遍有密集架与档案铁皮柜。对于新建的档案库房而言，通常都会使用密集架装具。然而，密集架产品有电动式、手动式以及智能型密集架区分，智能型密集架主要是基于现代科学技术而发展的，应用过程省时、省力又省心。在安装密集架时，需要全面考虑地面承载能力，并考虑整体建筑物坚固程度与使用年限等，以保障使用人员安全^[3]。

3.引入现代化档案管理设施

采取现代化管理设备管理库房内的档案，可进一步提高档案库房档案管理效率。例如，应用计算机检索档案，便可减轻工作人员工作体力与工作量，提高档案检索时效性与精准度。又如，引入数字档案加工系统后，便可进一步提高档案管理水准，确保档案管理人员日常工作更高效、便捷且轻松。再如，在引进智能型防火报警安全设备后，一旦库房内出现火情，即可在保障档案管理人员人身安全情况下即刻灭火，保障档案不受损害。

结束语：综上所述，基层档案库房的建设应遵循“人本化”原则，以人为根本与核心，科学布置档案库房结构、设施，购进齐全装备，为档案管理人员及档案使用者营造人性化环境。

参考文献：

[1]柳江.如何加强基层单位的档案管理[J].现代农村科技,2021(09):103.

[2]王青林.服务民生视域下基层民政档案管理的重要性和创新研究[J].兰台内外,2021(21):60-61.

[3]牟维敏.基层干部人事档案管理中存在的问题及发展建议[J].兰台内外,2021(19):28-30.