浅谈医院人事档案管理信息化

浅谈医院人事档案管理信息化

陶映红

西昌市人民医院 615000

【摘要】医院人事档案管理工作繁琐且重要，通过推进信息化建设工作，可以提高档案管理质量与效率，切实发挥人事档案的作用。

【关键词】医院；人事档案管理；信息化；存在不足；对策

档案是真实的管理方法，具有实用和准确的特征，在医院人事管理中有着重要意义。人事管理工作是医院能够为社会提供保障的基础，人事档案管理是确保人事管理工作质量的前提。如今信息化时代到来，推动档案管理信息化建设形势十分紧迫。怎样通过建设信息化使档案管理更加标准，使人事管理部门向着智能化发展，使医护人员职业素质提升，是医院要关注的方面。

一、医院人事档案信息化建设工作存在的不足

（一）忽视了档案信息化建设工作的重要性。档案信息化工作不能给医院人事档案管理带来一定的效益，一些医院忽视人事档案管理的信息化建设，造成档案管理信息化建设没有足够的资金，设备也比较老化，员工素质也没达到要求。而且，在办理业务时，经常需要提供纸质档案材料复印件，容易造成纸张变脆、变色，不利于档案的长期保管。

（二）档案管理人员素质不高。尽管部分医院人事档案管理部门已经开始关注人事档案管理信息化建设工作，然而建设信息化管理工作不能直接带来一些收益，这主要由于档案管理人员的专业素质有待提升。分类不科学，造成有些档案信息受到时间的约束，所以信息化建设在医院人事档案管理有关部门中进行不畅。很多档案管理人员在进行档案管理信息化建设时，对有关知识不够了解，造成相关人员没有注意到档案管理信息化建设的意义，造成工作态度有问题，档案管理也受到了影响。

（三）收集人事档案缺乏管理。人事档案管理在收集时不规范，使档案管理信息化建设工作进行不顺利。有关的事务不能在一段时间内记录下来，造成一些纸质档案和电子档案不能保持一致，有些纸质案卷不能和电子案卷相互配合，使信息传递出现了障碍，降低了工作效率。而且医院在不断改革，名称可能也在更改，因为电子档案更新不到位造成信息在几年之内不能同步。信息化建设收集系统要制定制度，在真正应用时却没有按照其要求进行，不符合规章制度的要求。医院人事档案收集不能按时完成，一些人事档案信息收集不完全，过程不标准，无法确保档案是准确、有价值的。

二、关注人事档案管理信息化建设的对策

（一）重视宣传。档案信息化建设是一切工作的前提，与医院人事档案管理有关部门的工作息息相关，对医院人事档案管理部门有着难以替代的意义。信息化时代的来临，档案的意义不仅是传达上下的交流作用，更是给新时代发展带来了更多的价值。所以医院人事档案管理部门要引导所有人员更加关注档案管理建设。医院人事档案管理部门要提高有关管理者的思想，使管理者理解档案信息化管理建设的重要意义。而且档案管理部门应该使工作更加细致，使每一项岗位任务更加细化，调动信息化建设工作的积极性，使有关人员意识到档案管理的意义。医院人事档案管理部门应该主动开展宣传活动，使所有人都能了解档案管理信息化建设的知识，并领会档案管理信息化建设的意义。

（二）重视建设制度。因为社会形势在改变，过去的档案信息化建设工作有很多不规范的地方，约束了管理信息化建设的推进。为了改变这一情况，确保档案管理信息系统制度的施行，医院人事档案管理部门应该建立健全档案管理信息系统，使档案管理信息化建设逐步完善。医院人事管理部门要根据档案管理相关法规制度结合自身情况制定基于档案信息化工作制度流程，员工严格按照其规定及工作流程收集、整理档案，确保档案的有效性。

（三）提升管理者的素质水平。档案信息化建设需要专业化的团队支持，所以医院要建设一支顺应医院发展的档案信息化管理团队，确保档案管理信息化建设取得实效。医院人事档案管理部门要对档案管理者提出更高要求，并在选拔时注重专业知识和工作经验，从根本上提升档案管理信息化建设团队的素质。医院人事档案管理部门要关注档案信息化建设人员的有关教育培训，定期组织专业知识讲座，为新老员工提供沟通交流平台，在交流中激发思考，在思考中加深对业务工作和自身的认识，使新老员工互促互进，为员工的成长持续提供养分，也为医院的发展壮大不断贡献有生力量。医院人事档案管理部门应建立细化档案管理人员考核机制，保证其专业能力达到岗位要求。医院人事档案管理部门还应对未能达到档案信息化建设要求的员工进行帮助教育，避免出现因能力不够导致的档案信息化管理工作推进受限等问题。在数字化进程下，要使医院人事档案信息化建设更好完成，必须提升管理者应用信息化技术。人事档案管理人员不仅要加强专业知识的学习，提升自己的素质和能力，而且要借助信息化软件丰富和增强员工在人事档案管理中的技能。医院还要在一定时间内进行培训，使员工了解人事档案信息管理软件的功能，提升医院人事档案管理工作信息化建设水平。

（四）关注硬件建设。医院人事档案管理部门应该对档案管理信息化建设的有关设备进行更新，保证档案管理信息化建设能够顺利进行。医院人事档案管理部门应该选择一些前沿的设备，使他们更方便操作档案信息系统。为了确保档案信息更加安全，医院人事档案管理部门要利用计算机，对落后的设备进行淘汰。人事档案的信息化建设要有其他的设备进行保存。通过计算机保存主要的档案，可以不用纸质档案来保存。通过网络避免提供敏感信息，使员工更便捷地了解有关数据。而且对于庞大的数据，利用网络是一定的。运用网络来进行档案记录，可以提升档案的利用率。档案记录主要是由数字化来表现，要使所有档案都变成数字化需要很长的时间，所以要避免矛盾，对档案资料出现的问题要准确分析。

（五）提升医院档案管理的安全性能。信息化在医院中有很深远的意义，所以要确保医院档案管理的安全性，才能真正表现价值性。对于有关的制度法规与私密性有关，而且要约束有关的档案信息化管理建设员工，如果员工泄露秘密要严格处理，令档案管理更加标准，保证信息化管理的安全。医院要普及计算机和网络知识，令医院所有的员工都有网络安全的意识，并且了解网络安全隐患带来的后果，而且可以使计算机管理网络安全监督更加严格。信息化建设主要问题是安全，但是人事档案设计人员要保护其信息安全。医院要清楚人事档案管理工作的规则，严格按照其安全保密要求进行，对于不同人员有不同的约束，在合理的要求内进行，要保证信息的安全，使医院档案信息工作得到保证，有关管理者能够保证信息安全，提升信息安全保护的思想，防止泄露秘密。

三、结语

在档案管理信息化建设中，考验员工的素质和能力，是处理档案情况的一种真实表现，当管理信息化水平提升了，才能提升整体水平。从当前状况可以看到，因为各种原因造成我国档案管理信息化建设情况比较差。所以档案管理员工要了解其原因，并采取有关的方法来进行档案信息化建设。

【参考文献】

[1]徐丽.医院人事档案信息化管理及其创新研究[J].办公室业务，2020(12)：78+84.