事业单位纸质档案与电子档案规范管理对策

事业单位纸质档案与电子档案规范管理对策

江群芳

湖南人才市场有限公司 湖南长沙 410000

摘要：随着经济的发展，档案管理方法也不断更新换代，从传统走向现代，由单一的张纸材料走向电子信息化。随着事业单位工作内容逐渐深化，纸质走向电子，而电子档案的安全性与稳定性能力越发需要提升。规范化的档案管理十分重要，本文首分析档案管理中的问题，并以此为依据题出若干管理策略，为提升档案管理水平作参考。

关键词：事业单位纸质档案；电子档案；规范管理对策

1纸质档案与电子档案的区别

1.1传统的档案特点

传统的档案管理一直是以纸质材料为主，这种存储方式弊端较大。比如储存方式比较受局限，查阅起来比较繁琐，比较价值也很难从冗长繁杂的纸质信息中体现出来。在事业单位中，某一项工作就可能有十几个档案资料，这些资料由手工整理而来，不仅工作量大，而且工作质量低。

1.2电子档案特点

如今办公室自动化逐渐普及，在电子的在档案信息管理中电子信息技术逐渐应用于电子档案，也逐渐成为档案的主要管理方式。随着这项技术的不断发展，电子档案管理技术也不断完善。

1.3二者区别

与传统的纸质档案管理方式相比，电子信息化的管理方式治疗高效率高使档案的整体管理水平大幅提升，从具体的角度而言，在信息接收方面更为快捷，整理方面更加便捷，不同部门间的资源可以有效共享。除此之外，在电子档案信息管理过程之中，电子信息网站作为一项重要内容，发挥了重要的作用。电子标签，无线条码阅读先进技术在其中的使用使档案管理的水平，效率大幅提高。现如今事业单位工作内容逐渐繁多，越来越多的人在技术方面进行了深入探索，例如增量档案电子化。这一技术使事业单位在电子档案管理规模上又有了进一步的扩展，使电子档案更加的文件安全和规范。

2事业单位档案管理存在的诸多问题

作为一项重要的管理方式，在事业单位工作开展过程中普遍应用也为工作的开展提供了高效的策略，但是在使用过程中，也存在着一些问题，使档案管理工作质量和效率止步不前，并且也对电子档案的安全性，可靠性造成冲击。主要典型的问题出现在如下几个方面。

2.1首先是电子档案的安全性较低，无法保证长期安全电子档案的运行方式。电站的管理运行方式主要通过计算机和互联网来快速收集信息，并且及时处理，在传输过程中也要使用计算机。电子化的运行使工作效率大幅提高，但是安全隐患无时无刻的存在着。计算机遭受病毒入侵使但信息可能全部丢失或者窃取，危害个人生活和社会安定。

2.2信息在传输过程中可能被篡改，影响信息使用和工作进展。一方面，就是管理人员无法满足电子电子档案开展工作，在事业单位中这种复合型人才要求既能掌握电子信息技术，又能掌握本职工作。复合型人才数量较少，在电子档案管理工作过程中，管理人员的管理素质有着更高的要求，能力是也需要更加开阔，具体而言，档案管理能力与互联网信息技术知识能力必须同时具备。行业发展情况需要全面了解，计算机也需要熟练。但是就目前事业单位工作过程中档案管理这一项任务之下，相应的人员素质普遍低下，专业能力需要培养，信息技术一无所知是最为典型的现状，针对于这种问题事业单位也对相关的管理人员做培训和教育。但是这一类的培训，没有严格的规范。档案管理人员仍然没有明确的职业规划，长期以往管理人员的工作热情比较低下，工作积极性偏低。

3事业单位档案管理若干对策。

3.1加强档案工作的宏观管理

宏观管理在事业单位档案管理过程中标必须放在首位，他对提升整体工作成效有着至关重要的作用。主要可以从以下几方面进行管理。作为分管档案工作的领导而言，必须要重视档案管理工作。上级部门的相关工作要求需要及时领会并落实。分管领导还要增加工作经费，只有充分的流动资金，才能在工作过程中，使人力和物力都要保证，使工作顺利开展。另外一方面是国家档案管理局，需要制定相关的行业规章，在档案管理工作中，尤其是事业单位的档案管理工作。必须有明确的规章制度作为指导，开展事全国事业单位档案管理工作。给别地区省市县级档案管理局还要依据个人的实际情况，在符合国家大局管理标准的前提之下，制定相应地区的管理规章制度。只有这样才能够有效督促电子档案管理工作，在法制化的轨道上顺利运行，从而促使档案管理水平整体提升。最后针对于档案管理行政部门，档案管理部门与其他同级的事业单位并行生存。档案管理监督工作必须细致，对同级事业单位进行有效监督，在监督过程中还要负担起相应的义务，及时总结经验，及时推广高效方案。当面对问题与不足时，及时开复盘会，为高质量的工作提供有效的指导。

3.2重视档案信息安全

电子档案的运行过程中，主要在网络系统之下开展起来，无论是接收，整理，存储与传输方方面面，但是互联网信息运行过程中风险一直存在。因此必须树立高度的意识，对档案信息资料进行有效的安全防护，使信息更加安全可靠。具体运行过程中，可以从互联网安全防护技术入手，可以配置相应高级别的防火墙，实行身份验证，加密手段的设施等方式。为电子信息的安全运行提供有效保障，将安全事故尽可能降到最低。与此同时，信息安全监督体系也是一项科学的电商管理方式，电子档案在运行过程中可以被实时监督。一旦出现垃圾文件或者是不法侵袭是就可以进行及时的系统管理，是档案的传输获取使用全过程都被有效监控，并且不同的档案管理工作也可以编制相应的资料袋，对不同类型的文件进行有效的监督监控，这也考验了监督管理人员的信息技术水平。

3.3电子档案安全保障体系的建立

电子档案安全保障体系的建立。对档案的电子化管理其中最为重要的一项任务是提升安全性。先进的技术应用于档案管理，可以有效提供管理水平和效率。但是确保档案安全也需要引起注意，一项有效的方式就是电子档案安保体系的建立，既提升管理科学性，又提升管理效率。体系主要包含两大方面，软件设施和硬件设施。就软件设施而言，文档中心和用户访问平台这两部分的管理需要统一和规范。管理过程中所使用的应用程序必须进行安全检查，专业人员定期全面扫描，避免感染病毒和安全漏洞，及时进行问题处理，保障安全运行。就硬件设施而言。监控服务器和机房环境，设置专业技术人员，对老旧的线路和设备进行及时优化。营造良好的环境。相关硬件设施需要及时进行维护和保养。对电子档案进行有效的保障形成系统的体系，需要经费的投入，也需要人力和物力的支持。上述工作虽然繁琐，但是一旦形成有序循环可以有效保障电子档案信息的存储。

3.4开展档案人员专业能力培养

档案管理人员的培训工作在事业单位中需要长期的开展培训，只有这样才能不断提高其电子档案管理能力。在未来所需要的复合型人才不仅具有管理能力和操作能力，并且要具有探究能力。为加强人员培养，需要做到以下几个方面？首先是人才理念，相应的事业单位要重视管理人员的培养工作，提高其重视程度。与此同时，还需要在本单位制定人员成长机制，档案管理人员职业规划，为单位人员培养工作做了重要的保障，也促进管理人员的热情与积极性。管理人员的职业规划要结合单位实际和人员实际情况，制定详细的职业规划。另外一方面是丰富人才培养方式和途径。相关的单位可以联系相关的档案部门，开展专业性的优培训，线上线下方式可同时进行。线上系列培训，线下开展专家的优秀讲座。在培训过程中，也可以将理论和实操相结合的方式，相关的兄弟单位可以进行互相的学习考察，研究交流，也可以有专门的部门开展进修培训系列培训学习任务。有效的学习机会，使其可以促使管理者快速成长，对于整体素质和能力的水平提高有着十分重要的作用。除此之外，事业单位还可以从本单位的实际情况出发，引进复合型人才。开展档案管理工作。

4.结语

21世纪是信息化的时代，事业单位纸质档案管理与信息化档案管理，都是重要的手段和载体。信息化技术与传统当然技术相结合，为事业单位的答案管理活动提供有效的效率和保障。未来事业单位当管理过程中需要及时发现问题并提供有效策略，不断提升管理水平。

参考文献:

[1]黄瑛.试论文书档案信息化管理.机电兵船档案, 20130:64-66.

[2]目刘敏.事业单位文书档案信息化建设探究.城建档案，2019: 25- -26.

[3]国刘亚红.文书档案信息化管理探讨.城建档案，2018:34-35.

[4]图赵芳文书档案信息化管理的推动力初探.兰台内外，2018日: 17-18.