人力资源服务中心人事档案的信息化管理的研究

(整期优先)网络出版时间:2021-11-23
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人力资源服务中心人事档案的信息化管理的研究

王璇

湖南省人力资源服务中心 湖南省 长沙市 410000

摘要:在我国现代人事制度不断改革的背景下,人事档案在社会发展过程中突显出了越来越重要的价值和作用。不过目前随着信息时代到来,人事档案管理也逐渐向信息化方向发展。本文首先针对优化人力资源服务中心人事档案信息化管理的相关措施进行了分析,然后针对人力资源服务中心人事档案信息化管理采取的保障措施进行探究,希望能够为人力资源服务中心人事档案信息化管理工作开展提供有效的参考。

关键词:人力资源服务中心;人事档案信息化管理; 优化策略;保障措施


引言:人事档案信息化管理工作的有效开展。不仅能够提高人事档案管理的效率,而且还能够促进人力资源的有效开发和利用。因此人力资源服务中心要加大对人事档案管理信息化建设的力度,优化和创新人事档案信息化管理,不断提升人事档案管理的信息化水平,全面确保人事档案信息化管理的安全性。

一、优化人力资源服务中心人事档案信息化管理的相关策略

(一)加大对电子档案管理系统的设计和开发力度

档案信息化管理工作的开展是建立在电子档案管理系统基础之上的。因此各省的人社部门在档案信息化管理工作开展过程中要发挥自身的引领作用,一方面要对国家档案管理规范严格遵守,另一方面要加大对电子档案管理系统的设计和开发力度。作为一种社保服务平台,在设计和开发人力资源与社会保障电子档案管理系统的过程中要确保其系统功能多样化,不仅能够对相关的数据进行搜集整理,而且还可以实现对数据的有效管理和利用,同时还要具有相关的监督功能[1]。当然在设计和开发系统的过程中还要注重民众的满意度,为民众带来更多的体验。首先,在采集和整理电子数据的过程中,落实国家的相关规定和要求,通过同一标准和要求的制定,实现人社服务的电子化业务数据,进而采取更加标准更加规范的措施进行电子档案的存档和归档。其次,在开展档案信息化管理工作过程中,要对档案目录结构进行科学有序的建立,这一方面有助于用户对电子档案准确检索和查询,另一方面有助于用户对纸质档案的存储位置准确定位。最后要管理好档案业务关系。因为目前人事信息流动比较大,系统在运行的过程中要对相关的数据信息进行自动收集,并对其自动扫描和打印后在系统中进行归档,以便于后期再次开发和利用相关的回收数据和信息,从而促进人力资源服务向专项特色化方向发展,不断强化人事工作的管理效果。

(二)开展人事档案基础信息资源库的建立工作

人力资源服务中心人事档案信息化管理工作在开展过程中还需要对相关的档案基础信息资源库进行有效建立,这也是档案信息化管理工作开展的前提和基础。因此各级人力服务中心要对自身现有的档案类型有效明确,对各类人力档案信息资源进行有效整合和分析,并在此基础上针对人力档案信息进行专门人事档案基础信息资源库的建立,省级中心要在资源库建立的过程中制定统一的标准和要求。其他各级中心可以根据省级中心制定的相关标准和要求开发适合自己的自定义模式,从而对档案类目进行灵活设置,不断提升人力资源服务中心是档案信息化管理的效率。

(三)加大对档案管理服务运行平台的开发和建设力度

随着电子政务时代的到来,信息传递的方式和速度都在发生着翻天覆地的变化。档案信息化管理工作在开展的过程中,也需要加大对档案管理服务运行平台的开发和建设力度。不过在开发和建设平台的过程中需要着重注意以下几点。首先要做好档案信息的保密工作。因为人事档案信息记录的是个人、集体和国家的一些重要信息,为了保障合法权益不受侵害,档案管理服务运行平台在开发建设的过程中要对档案信息保密和开发利用之间的关系进行有效平衡。其次,档案管理服务平台要具有较强的适用性和较大的拓展空间。目前随着人才的省际流动性越来越大,人事档案数量也在不断增加,跨省档案调动频次也在逐渐提高,为了实现人力资源档案管理在全国范围内的有效互联,需要确保建立的档案管理服务运行平台在具有较大拓展空间的同时还要具有很强的实用性,操作起来比较简单方便。最后,在档案管理服务运行平台开发的过程中,还需要加大安全信息管理力度。通过相关制度体系的有效构建,对平台的管理制度进行有效规范,促进档案信息化管理向规范化方向发展,为档案信息的安全提供有效的保障。

二、针对人力资源服务中心人事档案信息化管理采取的保障措施

(一)加大在人事档案信息化管理方面的安全管理力度

随着人事档案管理信息化水平的不断提高,人事信息资源存在的安全隐患也越来越多。这就需要人力资源服务中心针对影响档案信息化管理安全的相关因素进行有效明确,比如人文环境,工作人员、软硬件等相关因素。并针对以上影响因素加大管控力度,以此来提高档案信息化管理的安全性。首先,档案信息属于保密性文件,而目前互联网具有一定的开放性特征。两者在融合的过程中有着严重的相悖性。因此需要通过内部管理的有效加强来为档案信息的安全性提供有效的保障

[2]。其次,随着先进信息技术的不断应用和发展,计算机系统病毒出现的概率越来越高。因此工作人员要对计算机病毒以及信息技术的发展和变化进行密切关注,并通过针对性措施的制定对档案管理进行有效加强。在此过程中还需要各级人力资源社会保障部门对互联网+新模式积极探索,对档案信息化管理平台和系统不断优化和创新,促进基础设施不断完善,确保档案信息化管理更加规范,更加安全。最后,档案信息化管理还需要针对网络访问设置相关的权限。可以根据管理人员的级别以及档案保密度对访问权限进行设置。同时还要根据国家的相关要求对制度不断健全,安全隔离信息存储和业务专网,以免人事档案信息被不法分子偷窃,导致档案信息出现泄露,严重影响档案信息管理的安全性。

(二)加大人事档案信息化管理方面的组织领导力度

目前在档案管理信息化建设的过程中,省级人社部门要发挥自身的组织职能给予地方人社部门一定的人力支持和资金支持。首先省级人社部门要加大资金投入力度为档案管理的信息化建设提供充足的维护和系统建设经费。其次,省级人社部门加大人力方面的投入力度。加大对业务人员和信息技术人员的培训力度,不断提升工作人员的信息化技术水平,同时人社部门还要加大对高素质专业人才的引进力度,不断加强人力管理工作效果,进而为档案信息化管理工作的有效开展奠定良好的人才基础,促进人力资源管理中心为广大人民群众提供更好的服务。

(三)加大人事档案信息化管理的督促检查力度

随着信息化时代的到来,各行各业都产生着海量的数据,这就增加了档案管理的难度和安全隐患。为了确保达信息化管理工作安全有效开展,还需要着重针对档案管理系统的功能和安全性加大检查和监测力度[3]。因为人事档案数量比较庞大,涉及的范围比较广,建立的信息系统要具有很强的综合管理功能,不仅能够进行高效快速的查询,而且操作起来比较友好便捷,同时还能保证数据系统的原始性,这样才能确保人力资源管理工作的有效开展。同时还要通过对系统的不断完善和优化,对工作流程进行不断简化,有效提高人力资源管理的效率和质量。

结语:综上所述,人力资源服务中心是档案信息化管理工作在开展的过程中要加大档案管理信息化建设的力度,一方面要加大电子档案管理系统的设计和开发力度,另一方面要进行人事档案基础信息资源库的建立,同时还要加大对档案管理服务运行平台的开发和建设,此外还要采取相关的保障措施确保人事档案信息化管理的安全性和规范性,不断提升的是档案信息化管理的水平和质量。


参考文献:

[1]陈希;张丽;.人力资源信息系统在人事档案管理中的应用[J].农家参谋,

2018:235.

[2]王迎春.社区卫生服务中心人事档案管理的信息化途径探讨[J].农民致富之友,2018:242.

[3]黄宇宏.信息化视角下对人力资源系统中人事档案管理模块的探讨[J].开封教育学院学报,2018:219-220.