电力企业档案数字化管理的意义及注意事项

电力企业档案数字化管理的意义及注意事项

邹书琴

国网四川省电力公司凉山供电公司

【摘要】电力企业档案数量较大且种类较多，档案管理难度较大。随着电力企业的发展，传统的纸质档案管理方式已经难以满足其发展需求，迫切需要进行数字化变革。本文将针对电力企业档案数字化管理的必要性和意义进行分析，同时对档案数字化管理中的注意事项进行简单的讨论。

关键词：电力企业；档案管理；数字化；意义

随着档案数字化管理实践的蓬勃开展，使电力企业的档案管理水平得到了全面的提升，档案管理工作更加专业化、科学化、有序化，能够更高的服务与电力企业的生产经营。随着经济社会的发展，档案管理理念和管理方法都有了很大的转变，数字化的档案管理方式能够适应电力企业发展的新需求，是提高电力企业竞争力的重要手段。

1.推行档案数字化管理的必要性分析

1.1方便员工借阅和使用

电力企业的档案资源包括设计档案、科技档案、基本建设档案、党群工作档案、人力和行政档案、经营管理档案、设备仪器档案等多种类别的档案，其中设计档案、科技档案是电力企业档案管理的核心，是企业重要的资源，具有重要的价值。传统的档案管理主要采取纸质档案的形式，随着网络技术的进步、档案数量的不断增多以及档案形式的不断丰富，传统的纸质档案已经不能满足电力企业的档案管理需求。由于档案资料需要进行长期的保存，在传统的档案管理模式下，档案的管理难度较大，很容易出现缺损、遗失等问题。尤其是很多珍贵的档案资料使用频率较高，经常会有员工借阅，而纸质的档案很容易磨损，不利于档案的使用。随着人们对档案的重要性认识程度的加深，档案的使用频率也大幅度的提高，纸质的档案管理模式已经成为一种限制，迫切需要完成数字化改革。

1.2有利于档案管理部门进行管理

电力企业推行档案数字化改革是电力企业发展的必然要求，是市场经济体制发展和信息技术进步带来的必然结果。推行数字化档案管理，能够更加准确、完整的记录档案的信息。例如，在现代企业发展中，有大量的视频、音频、图片材料需要作为档案进行存储，纸质化档案管理模式管理难度较大。采用数字化的档案管理，能够方便档案管理部门进行管理，提高管理水平，提高了管理效率，有利于对信息和资料进行有效的控制。通过推行档案资源的数字化管理，提高企业整体的管理水平。

2.数字化档案管理的重要意义

2.1数字化档案管理的现代管理模式的变革

电力企业进行数字化档案管理，能够实现管理模式的转型，实现现代化的企业管理。借助信息技术、通信技术、互联网技术等，建立数字化档案管理平台，提高档案资源的使用效率。同时，数字化的管理也是档案管理人员的转型，从传统的档案保存者、档案调取者，成为真正意义上的档案信息管理者、服务者、咨询者。此外，数字化档案管理的变革，大大节约了档案管理工作的人力、物力、财力投入，符合“节约型”社会的建设要求。

2.2数字化档案管理转变了档案信息的存储方式

数字化的档案管理改变了传统纸质档案管理的库房式模式，极大的节省了空间。通过档案管理软件，将纸质档案转化为数字化档案，方便档案信息的存储。随着现代存储技术的发展，数字化的档案管理方式解决了传统纸质档案管理库房拥挤、存储空间不足等问题，表现出了强大存储能力，同时更加安全、可靠，降低了存储成本。电子硬盘、数据库、云存储等技术的发展，使存储性能不断扩大，使档案的存储不再受到空间的限制，减轻了电力企业的库房压力。微缩技术、扫描技术、刻录技术的普及，也提高的档案信息的存储量。数字化档案管理能够通过多媒体技术等，保留大量有价值的信息，这是传统的纸质档案存储很难做到的。不仅使档案信息更加多元化、更加直观，同时还提高的了档案信息的可操作性，为档案资源的使用者提供了更多的选择，充分满足档案资源使用者的需求。此外，采用数字化的档案管理模式，还能够有效的减少纸质档案资源的使用频率，避免对原始材料造成更多的损耗，从而延长纸质档案资料的使用寿命。

2.3数字化档案管理实现了信息资源的共享

采用数字化档案管理模式，建设档案管理平台，能够实现信息资源的交互和共享，使档案信息资源能够更好的为企业生产经营服务。通过建设数字化档案管理平台，通过用户授权功能，能够对用户进行有效的控制。档案信息的使用者只要具备借阅权限，就能够随时、随地的使用档案信息资源，从而真正发挥档案的价值。另一方面，也减轻了档案管理部门的工作压力。使档案管理人员从繁琐的登记、查找、审查、催还的工作中解脱出来，更多的倾向于管理和控制，这也是企业整体管理水平提升的重要标志。

3. 电力企业档案数字化管理的注意事项

3.1完善相关的软件和硬件建设

实行数字化档案管理，首先应加大资金的投入，完善相关的硬件和软件建设。数字化档案管理并不是摒弃原始档案，而是采用更先进的管理方式和手段，提高档案管理的现代化水平。在数字化档案管理转型的前期，需要较大的资金投入，增加相应的硬件设备，开发或引进先进的软件工具，进行档案管理人员的技能培训等。根据这些需求，电力企业应根据本单位的数字化档案管理建设情况，相应的增加经费，支持企业的数字化档案管理建设。此外，数字化档案管理建设还需要一定的维持费用，例如设备的损坏维修、软件的更新升级等，都需要资金支持。

3.2建立档案管理数据库

建立档案管理数据库， 首先应建立目录数据库，方便档案信息的检索和查找。对档案进行分类处理，并根据档案的级别进行编号，对大量的档案信息的整理和归类，为后续的档案管理提供方便。建立档案状态数据库，加强对数据的统计和分析，为新信息的加入提供便利。区分档案的状态，例如是最新档案还是陈旧档案 ，可以根据档案的年限进行分级，在使用时，能够提高针对性，便于查找。

3.3注重档案数字化管理的原则和方法

在进行档案数字化建设时，还应该坚持数字化档案管理的原则，采取科学的手段和方法，实现管理方式的转变。首先，应对纸质档案的价值进行评估，对于重要的信息和材料进行数字化扫描，遵循档案的价值性原则，对于应属于长期保管的并具有较高价值的档案进行数字化管理。同时，还应该遵守国家档案管理的相关规范，注重档案管理的合规性。采取科学的数字化方法，在扫描方式上，应严格按照专业的标准执行，同时对其质量进行检查，确保扫描档案的清晰、完整，图像具有较高的分辨率。在确定质量合格，与原文件一致，无文件遗漏后，进行登记和归档。做好文档内容的标记，方便档案的检索。加强对档案系统的后台管理，做好平台的维护。

结束语：

本文通过分析电力企业档案数字化管理的必要性和重要意义，进一步明确了档案数字化管理的优势和作用，不仅能够方便员工借阅和档案管理部门管理，同时也是现代管理模式的变革，转变了档案信息的存储方式，实现了信息资源的共享，由此可见， 电力企业档案数字化管理是新时期经济社会发展的必然选择。在推行档案管理数字化时，应注意以下几个方面，完善相关的软件和硬件建设，建立档案管理数据库，坚持数字化档案管理的原则，采用科学的数字化方法，使电力企业能够顺利完成档案管理方式的转变，实现现代化、数字化的档案管理。

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