提升办公室秘书素质的对策探讨

提升办公室秘书素质的对策探讨

杨明霞

国家管网集团西部管道有限责任公司塔里木输油气分公司 新疆库尔勒 841000

摘要：

当前我国社会经济不断快速发展，市场竞争越来越激烈，同时企业对于办公室秘书人员的素质能力也有了新的标准与要求。在企业管理运营过程中，办公室秘书的岗位职能主要包括服务职能、督办职能以及参谋职能等，这些主要职能必须要充分加以明确和强化，同时要积极提升办公室秘书的综合素质，发挥办公室秘书的重要价值作用。本文基于当前办公室秘书必须要具备的职业素质展开具体分析，探究有效提升办公室秘书综合素质的重要对策，以供参考。

关键词：办公室秘书；素质；提升对策

办公室工作对于企业的经营发展有着非常关键的影响作用。办公室在企业中的主要管理职能在于促进信息的充分沟通与交流，对于不同部门的工作信息进行合理有效的传递，同时需要协助企业管理者完成相应工作计划于安排，协调企业内部各个部门的配合工作。通常情况下，办公室秘书在收到上级下达的任务指示以后，需要及时高效地联系有关部门，做好信息沟通和交流，保障企业的健康平稳发展，促进企业内部不同部门工作效率的充分提升。

1.办公室秘书应当具备的职业素质

1.1知识素质

办公室秘书通常负责的日常工作比较复杂繁琐，除了要根据有关管理者的实际工作需求提供相应的服务之外，办公室秘书还应当负责企业内部各种信息的有效传递，促进部门与部门之间的沟通，同时还需要完成各种类型的办公文书编辑工作。基于特定的工作环境之下，结合办公室秘书的岗位职责内容而言，办公室秘书首先需要具备足够的知识素养，并且要具备学习自主性，能够自主学习掌握有关方面的专业知识，以此不断促进自我能力的进一步完善，同时可以有效构建并丰富个人的知识体系。办公室秘书还需要积极学习掌握相关法律以及法规知识，主动学习探究有关行业领域中生产方面的基础知识，从而客观全面地理解把握企业当前生产发展的实际现状。除此之外，办公室秘书还需要主动学习领导管理和工作的艺术，了解学习身边同事身上的优点，主动积极的提升个人的综合素养。

1.2道德素质

当前社会经济不断快速发展，面对新时代的发展背景，办公室秘书工作的开展也迎来了新的挑战和要求，办公室秘书工作随着当前时代的发展进步逐渐呈现出职业化趋势，而且办公室秘书的职能作用也有了更加鲜明的特点。所以，办公室秘书必须要深入全面的考量自身工作职能的具体要求，以此正确全面地掌握关于办公室秘书需要负责的日常性工作。办公室秘书岗位从业人员必须要具备良好的职业道德素养，树立良好的工作作风，同时要具有坚定的理想信念以及强烈的团队协作意识。当办公室秘书具有充分良好的道德思想时，才可以在日常工作中更加主动地服务于企业集体，并且主动提升服务的质量，在面对个人利益与企业集体利益冲突时能够以集体利益为第一位，真正地做到爱岗敬业和勇于奉献，并且能够在实际岗位工作中主动发挥自身的能动性，更加全身心地投入与工作岗位之中。

1.3心理素质

办公室秘书的日常工作内容中，有一项非常重要的内容即为企业内部人员提供优质的服务，因此在工作内容以及角色扮演方面都有着一定的特殊性。秘书除了需要为企业的管理者提供各种基础的服务性工作之外，也必须要能够切实了解到企业职工在具体工作中可能遇到的问题与困难，掌握企业职工自身的利益需求。办公室秘书的组织落实各项工作的过程中难免会因为一些影响因素而出现受委屈的情况，从而产生消极压抑的心理情绪，这会在一定程度上影响到办公室秘书的工作态度和工作热情，同时也会制约自己各项工作的正常开展，不利于工作效率的提升。基于当前办公室秘书各项日常工作实际分析而言，办公室秘书需要在日常工作过程中合理组织协调基础性的日常工作，促进自身工作效率以及工作质量的稳步提升。所以，办公室秘书必须要具备良好的心理素质和承压能力，这样才能够保证在工作过程中更好地控制个人的工作情绪，从而能够始终保持乐观热情的情绪心态积极参与各项具体工作^[1]。

1.4创新与信息素质

企业发展过程中想要充分增强个人的核心竞争力，则需要积极提升办公室秘书的综合能力与素养，保障办公室工作的效率和质量，以此促进企业自身综合服务能力的全面有效提升。办公室秘书除了要拥有良好扎实的知识素养，具备积极向上的心理素质，还必须要具备创新能力素养以及信息素质。办公室秘书在日常工作过程中，需要积极创新工作的理念与模式，全面发挥个人的自主积极性，为企业自身的健康有序发展提供重要帮助。秘书在日常工作中应当主动发挥创新意识，创新工作模式与方法，科学分析解决办公室的各种工作问题。信息素质的本质是办公室秘书可以利用现代信息技术组织开展各项办公室日常工作，通过正确有效的利用现代网络技术以及电子化信息，培养甄别信息、处理信息、利用信息的信息素质，以促进工作效率的提升。

2.提升办公室秘书素质的有效对策

2.1定期开展秘书工作理论知识与创新思维的教育培训活动

企业经营发展过程中，为了充分促进办公室秘书人员的综合素质提升，需要加强有关方面的学习培训活动组织，企业可以通过组织有关专题培训的方式引导办公室秘书人员正确深入地理解个人的工作岗位职责。同时结合国家有关政策以及法规、办公室日常管理的制度规范等对办公室秘书进行培训，强化有关文字运用方面的专业培训以及知识学习，提升办公室秘书对于岗位工作相关知识的全面理解和学习。不仅如此，企业还需要积极培养办公室秘书人员的创意意识与创新能力。企业要在日常管理过程中为秘书提供充分的鼓励与支持，激励办公室秘书在日常工作中对传统管理理念与模式进行创新和改革，全面利用各种现代信息技术以及创新工作方式，推动办公室秘书综合服务能力的有效提升。不仅如此，还要加强办公室秘书的职业道德素质教育，通过组织专业的法律讲座，开展岗位职业道德教育活动，培养提升办公室迷失的职业道德操守，以更加饱满的工作热情投入于办公室工作之中^[2]。

2.2建立健全信息培训与岗位考核机制

面对当前时代发展的大背景，基于当前社会发展的新形势，办公室秘书必须要具备良好的信息素质，而企业必须要重视加强完善信息技术培训，促进办公室秘书岗位考核机制的建立与健全，以此保障办公室秘书人员的综合能力素养的培育和提升。企业办公室需要结合企业自身发展的实际，合理规划现代信息知识以及信息技术应用技能的专业培训活动，针对办公室秘书开展专项信息化办公技术应用的教育培训活动，提升其主动利用现代信息网络技术的意识，促进办公室服务工作效率和质量的提升。不仅如此，办公室必须定期组织开展针对办公室秘书进行岗位专业培训效果的考核工作，针对其在信息技术应用方面的能力以及理论知识水平加强考核管理，不断提升办公室秘书人员的工作能力，促进工作效率提升。

2.3秘书应当开展自我教育，提升业务能力

基于新时代的发展背景而言，办公室秘书必须要主动提升自身综合能力，加强自主学习意识，积极与时俱进，适应当前企业办公的发展去求。办公室秘书人员必须主动加强自我教育，不断提升个人的综合能力素质，深入全面的学习了解国家有关方面的政策以及方针，树立辩证的思维意识，分析问题的本质所在，主动提升个人业务能力，把握工作基本原则，提升问题处理的灵活度，通过艺术性的语言沟通能力高效完成办公室各项工作^[3]。

3结束语

总而言之，企业经营发展过程中，还必须积极促进办公室秘书个人能力素养的有效提升，组织秘书综合能力素质培养相关的教育培训学习活动，完善信息培训内容，加强培训考核管理机制的健全，促进秘书综合能力素养的提升。而且，办公室秘书还必须要注重个人的自我教育，促进个人综合能力提升。

参考文献：

[1]黄瓅.浅谈企业办公室秘书辅助决策职能的发挥[J].办公室业务,2021,17:94-95.

[2]杨学芳.秘书工作中语言艺术的重要性[J].中国金属通报,2020,01:108+110.

[3]付向军.办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用[J].现代经济信息,2019,04:122.