科研档案对医院管理的核心作用初探

科研档案对医院管理的核心作用初探

王小雨 朱亮 张伟一通讯作者：王小雨

江苏省淮安市第一人民医院 江苏淮安 223300

[摘 要]本文通过对医院科员档案管理的重要作用进行详细阐述，分析当前管理工作中存在的问题，探讨科学的科研档案管理策略，有效提升档案管理水平，为科研工作开展提供有效支持，推进医院高质量发展。

[关键词] 医院；科研档案；核心作用；探索

中图分类号：R197.3 文献标识码：C

科研工作是医院工作的重要组成，科研成果获得的转化是推动医院业务工作水平提升的重要基础，科研档案是对科研项目推进过程的全面记录，起到重要的凭证作用，科研资料归档、整理、存储和利用工作的高效开展，能够有效提升科研人员的档案管理意识，保证资料数据的真实有效，为医院发展营造积极的科研环境，对塑造优质医院文化起到积极作用。但是在实际的科研档案管理中存在着一些问题，制约着管理质量的提升，需要档案管理部门充分结合医院科研档案特点，转变传统的管理思路，对管理模式进行科学优化，推动档案管理水平和利用效率的提升，推动科研档案价值的高效实现，促进医院高质量发展。

1医院科研档案管理的作用

我院科研管理部门设立了专门的科研档案室，设在科研处。由科研处兼职档案人员管理，因科研工作具有专业性，科研管理与科研档案管理两者相互适应。科研管理在医院管理运行中扮演着重要的角色，是强化医院业务水平的重要基础，科研档案管理的高效推进，能够实现对相关科研资料数据全面收集，严格落实归档规范，保证资料的全面性和真实有效，对医院发展起到关键作用。^[1]

一是为科研项目推进和科研成果的转化提供有效的凭证。医院科研具有较强的专业性，资料内容和形式较为丰富，通过档案工作的开展，按照科研档案管理规范，对资料数据进行科学的整理，形成完备的档案，为科研工作开展提供优质的服务，科研人员能够进行及时准确的查询和调用，有效提高工作效率，同时能够为医院科研工作的开展提供有效的参考和依据，为医院科研创新提供数据支持。在科研成果的转化过程中，通过对科研资料进行全面细致的分析，对成果应用起到有效的凭证作用。^[2]

二是为科研交流提供优质的服务。随着生产力的发展和时代的推进，医疗卫生行业迎来了良好的发展机遇，科研交流环境不断优化，推动了医疗科研高速发展，通过科研交流活动的开展，能够将科研成果进行有效的展示，与其它医疗机构的科研人员进行全面高效的交流探讨，而完备的科研档案为科研交流活动提供了有效的基础保障，能够将相关的数据资料进行科学的整理，为交流活动提供有效的便利。同时利用科研交流机会，有效体现医院科研实力，增强医院在医疗领域的影响力，形成有效的宣传推广效果，对推动医院发展提供有效条件。^[3]

三是营造积极的科研氛围，对医院文化建设起到积极作用。科研工作中蕴含着深刻的思想内涵和精神力量，科研档案实现了对科研过程的全面记录，通过过对科研档案的分析利用，为医院宣传工作开展提供了有效的支撑，将科研工作中的思想精神进行有效的提取，为文化建设工作提供有效的依据和切入点，对医院干部职工的思念意识形成科学的引导，使医务工作者能形成对科研工作的重视，积极参与到科研工作中，营造积极的科研环境。^[4]

我院科研档案管理部门强化前瞻意识，对医院承担科研课题的研究成果进行系统分析和水平评价，把握科研成果的新颖性、先进性和实用性。通过实施达标创优、采取规范化、科学化、标准化、程序化的科研管理，以及高质量的科研档案管理工作。近年来，我院科研成果连年攀升，2020年，我院申报立项各类课题209个，医院肾内科、血液科、急诊科、胸外科、重症医学科、免疫风湿科、消化科、心内科、泌尿外科、神经外科10个专科入选“2019年度中国医院科技量值百强榜”，成功获批市级以上科研立项29项、学术成果奖37项、技术专利28项。发表SCI论文195篇，影响因子总和572分。再获5项国家自然科学基金项目，实现连续11年上榜。

2医院科研档案管理的现状

我院鉴于医院发展历程的悠久，虽然医务人员积极开展了大量的科研活动，但在科研档案的收集与保管、利用等方面仍然存在着一些问题，直接影响了科研档案的凭证价值，难以发挥科研档案应有的现实价值，不利于医院的发展。

2.1档案管理意识相对薄弱

科研人员作为科研档案管理的重要主体，需要按照档案管理规范，对相关资料数据进行及时的整理，做好归档工作，保证资料数据的真实有效，实现对相关资料数据的全面收集。但是当前科研人员的档案意识相对不足，在科研过程中不能严格按照归档规范进行资料数据的科学整理，使得相关的资料不符合档案管理要求，影响档案管理效果。^[5]同时也存在归档不及时造成的资料遗失，影响档案的完整性。

2.2档案管理制度不够完善

完善的管理制度是保证科研档案管理效果的重要基础，实现对管理流程的有效规范。而医疗卫生行业的不断发展，现有的管理制度已经无法满足科研工作实际需求，特别是信息技术在医疗行业和科研工作中的广泛应用，大量的数字化数据信息随之出现，推动了档案资料载体的数字化转型，使档案管理模式发生了很大的变化，相对固定的管理制度已经无法满足信息化管理需求。同时对档案管理流程缺乏有效的监管，对档案工作中存在的问题无法做到及时的发现和解决，影响档案资料的真实性。

^[6]

2.3档案信息化管理存在不足

信息技术的运用对提升档案管理水平起到积极作用，医院信息化管理体系的高效建设为推动档案管理模式的转变起到提供有效条件，而在实际的档案工作中，信息化水平存在不足，无法推动档案管理质量和服务水平的有效提升。一是管理人员的缺乏信息化管理思维，对先进管理理念和方式方法无法做到积极的学习利用，不利于信息化管理体系的高效构建。二是信息基础设施建设不够完善，无法实现管理工作的高效执行。同时网络建设相对滞后，无法实现对各个管理环节的全面覆盖，不利于档案资源和管理信息的高效传递，特别是随着网络环境的不断复杂，网络作为信息化档案管理体系的关键构成，网络安全威胁已经成为影响管理安全性的重要基础。三是传统档案资料的转化效果较低，传统资料形式的转变是保证档案完整性的重要基础，而当前对资料存储形式的转化水平相对降低，特别是科研项目的时间跨度较长，而档案数字化转型的进度无法保证资料的整体性，影响档案管理和利用效果。^[7]

2.4档案利用水平相对较低

科研档案资源的高效利用对推动档案价值的高效实现起到积极作用。而当前的档案利用形式较为单一，只能提供简单的查询调用服务，服务效率相对不足，无法根据实际利用需求进行资料数据的准确定位，不利于服务质量的提升。同时现有的检索机制不够科学，无法对档案需求进行全面细致的分析，不能充分发挥信息技术优势，实现档案利用效率的提升。^[8]

3医院科研档案管理的创新策略

我院为保证医院科研档案资料的完整及科研档案内在质量的真实性，采取了科研课题研究全过程的档案管理。分别从立项指导、中期检查、参与验收、审核鉴定等环节，严把关健技术档案资料的归档关，扩大存档范围和存档内容，并采取改进措施加强科研档案的管理。

3.1优化档案管理思路

科研档案的高效开展对医院科研工作的高效开展起到关键作用，管理部门对科研档案管理形成正确的认识，充分结合医院发展形势和科研工作实际情况，转变传统的档案工作思路，提升主动创新意识，积极引进先进的管理理念和方式方法，对管理活动进行科学优化，推动管理模式的科学转型，有效适应科研档案工作特点。^[9]管理部门要深入到医院科研工作一线，进行全面细致的调研，对科研资料的收集、整理、归档、分类、存储和利用工作的推进流程进行全面的掌握，加强与医院干部职工的沟通交流，对科研档案管理成效形成准确的评价，积极听取意见建议，对相关管理环节进行针对性的调整，有效提升科研档案工作的科学性。要加强对科研人员的宣传教育，使其能够形成对科研档案工作的正确认识，严格按照档案管理规范进行相关资料整理、归档等工作的推进。^[10]

3.2完善档案管理制度

档案部门要建设长效管理机制，对科研档案管理规章制度进行及时的调整，构建动态化管理体系，实现对管理流程的全面规范，为管理活动开展提供制度基础。要构建长效管理机制，深入到科研工作和医院经营管理一线，进行全面细致的调研，对科研档案管理流程进行全面掌握，结合科研工作实际情况，对档案规范和归档标准进行动态化的调整，实现对管理过程的科学规范。要加强资料审核力度，对科研资料进行全面复核，保证资料数据的真实性。同时要完善监督机制，落实信息公开，积极拓宽监督渠道，及时收集意见反馈，对管理工作中存在的问题和漏洞做到及时的发现解决。

3.3加强信息化建设

档案管理模式的数字化转型是提升档案管理水平的重要基础，管理部门要加强信息基础设施建设，充分整合现有信息资源，根据科研档案管理实际，科学配置信息资源，构建完善的设备保障体系。要积极引进先进信息技术，如大数据、云计算等，有效降低管理成本，推动档案管理系统运行效率的提升。要推进档案存储载体的数字化转变，利用先进信息设备，对传统的以纸质、图像的资料进行数字化存储，利用虚拟存储技术，有效提升档案信息的安全性和容灾性，能够进行实时的备份，在资料信息遭到破坏是能够做到及时的修复。^[11]同时要加强网络安全防护，利用先进的网络安全技术，构建安全防线，有效抵御网络威胁的入侵。利用大数据技术对防火墙进行优化，建设智能化防火墙体系，能够实现对数据交互过程的全面监控，根据实际网络环节调整防护标准，实现对异常数据的及时发现和隔离，有效提升信息系统的安全性。要利用虚拟网络技术，建设VPN专用网络，与公共网络进行有效的隔离，有效减少外界威胁的入侵。要加强系统安全管理，制定完善的安全管理体系，对相关档案管理人员设定系统权限，对系统接入人员和设备进行全面的身份识别和安全检查，有效提升管理人员的安全意识，营造积极的安全管理环境。

3.4提升档案利用效率

档案资源的高效利用对推动科研工作科学推进提供基础保障，为满足档案管理需求，推动资源利用效率的提升，管理部门要充分发挥信息技术优势，对科研资料数据进行全面的收集和细致的分析，严格按照管理规范要求，对资料数据进行科学的归档、排序和存储，建设完善的数字化数据库，能够根据实际应用需求，对相关资料数据进行准确的定位，有效提升服务效率。

^[12]同时要对检索机制进行智能化改进，对档案使用人员需求进行全面分析，制定针对性的关键词推送，提升检索效率。要充分网络优势，实现档案资源的远程利用，使用人员能够通过网络渠道完成查询、调用和浏览操作，有效提升档案利用效率。

4结语 

医院科研档案管理工作的高效开展对推动医院发展起到积极作用，管理部门要对科研档案工作形成正确的认识，充分结合医院发展需求，提升主动创新意识，构建完善的档案管理体系，推动档案管理水平和服务质量的提升。

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