大数据时代企业电子档案管理归档与创新研究

大数据时代企业电子档案管理归档与创新研究

田娇

山东汇丰石化集团有限公司 山东 淄博 256400

摘要：大数据时代是社会科技信息发展的产物，数据信息呈爆炸状增长，在这样的大背景下加强档案管理刻不容缓。因此，相关部门和工作人员应该重视档案的重要性，开拓思维、改革创新档案管理的相关制度和体系，从内而外改善传统档案管理存在的弊端，为其长远发展打下坚实的基础。

关键词：大数据；企业；档案管理

引言

档案是对企业发展历程的记载，档案资料是企业宝贵的信息资源，在企业经营和管理中发挥着重要作用，对企业战略有着重大的参考价值。随着科技的不断发展，先进科技成果的运用让档案管理框架更加成熟与规范。近年来，企业逐渐认识到规范化、信息化系统在档案管理中的应用价值，正在尝试对现有模式进行改革，档案数字化管理工作也日渐突破。但从整体情况看，还是存在诸多不足之处，对档案管理规范化、数字化进程造成了一定的阻碍。档案管理规范化、数字化是保障企业正常高效运转的前提条件，档案部门需要根据企业实际情况依托大数据进行创新，转变观念，促进档案管理的长远发展，适应和满足时代发展的需要。

一、大数据环境下档案管理信息化建设的重要性

大数据环境下，由于档案管理工作涉及大量的数据，这对数据的收集、整理、分析、存储与传递造成了一定的难度。传统档案纸质管理方式存在滞后性、不准确性、效率低下和易受外界因素影响等缺点，已经不能满足目前档案管理的发展需求，因此就需要实现档案管理信息化建设，为档案管理工作提供现代化的手段，这也是档案管理工作适应信息时代发展的必然要求。同时，档案管理中的大量数据信息具有很大的利用价值，在传统纸质的档案管理中，对档案信息的利用需要复杂的程序，如证明的出具、调阅、答疑、编写、记录和审核等，工作进展十分缓慢，且不能实现对档案信息的深度挖掘和分析。通过档案管理信息化建设，则能够实现对档案资源利用率的有效提升。信息化管理手段可以实现对档案信息的高效整合，通过大数据能够对档案资源实现精准快速地分析，简化档案利用流程，从而更好地发挥档案数据的价值。

二、大数据环境下档案管理信息化建设现状

（一）档案管理重视程度不够

现在发展越来越复杂，传统的档案管理工作已经无法满足现在的发展需求，档案管理重视度不够这是现在面临的一个问题，在管理的过程中，我们需要采取新的方式来解决其中的问题，面对新的发展，档案管理的内容也变得越来越多，传统的管理方式已经无法满足现在的发展，很多技术和内容都需要得到进一步的更新和发展，相关的管理人员意识还不够完善，对档案管理的认识程度还不够高，给未来发展带来了不良的影响。

（二）档案管理队伍与工作需求不匹配

由于多方面因素的影响，档案管理部门与档案工作不被重视。档案管理部门属于非中心的弱势部门，对于档案管理人员的准入标准也并不高。部分机关单位、社会组织不重视档案管理工作，档案人员自身的专业理论和技能也不足，对档案管理工作的整体认知不足，且档案管理专业技能不强。尤其是在档案信息化建设与管理工作中，缺乏熟悉先进计算机信息技术且具备档案业务能力的专业型人才，导致当前档案管理人员不能很好地接受现代化技术手段。因此，现代化档案收集、管理以及开发利用工作缺乏专业人才，发展进度缓慢，达不到理想效果。

三、大数据时代提升档案管理的有效措施

（一）完善档案管理制度

要想加强档案管理，制定科学合理的档案管理制度是重要前提。俗话说“无规矩不成方圆”，如果没有规章制度的约束，档案管理人员的日常工作都无法顺利进行。所以要积极了解和分析各种综合因素，然后结合自身的实际情况制定科学合理的档案管理制度。而且，档案管理制度的制定并不是一蹴而就的，需要不断地实践探索与完善。总之，科学合理的档案管理制度是加强档案管理的重要保障。

（二）加强前端控制，重视文件收集

电子文件主要由各业务部门产生，与传统纸质文件相比，电子文件格式多样，数量庞大，因此，基于“全员参与”的管理思想，必须加强电子文件前端控制，尤其是每项具体业务工作中形成的文件，应当注重此类文件的收集。企业应提前制定电子文件归档范围，对收集文件的齐全完整性进行审核，并及时督促相关业务部门将电子文件进行归档。在收集过程中，档案部门应当加强指导，及时深入到企业各生产部门，对产生的大量电子文件的接收、整理和存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，保证电子文件准确性，使之与纸质文件一样发挥效用。

（三）保障档案信息安全

第一，企业要加强安全管理有关的宣传。要定期或不定期为企业各个部门的人员尤其是档案工作者宣传安全管理知识，使他们认识到安全管理的重要性，积极主动参与到档案信息保密过程中，并做好网络安全风险防范。第二，以动态密码的形式设置文件收发密码。如档案工作者可以将电子文件上传到企业公有文件存储平台中，而企业安排专人对平台进行管理，保存文件动态密码，如果有人要用这些档案文件，那么要向管理者申请动态密码，在得到动态密码之后才能够打开文件。如此一方面能够降低文件传输风险，另一方面还能够降低密码外泄的概率，为档案信息安全保驾护航。第三，规定企业档案工作者要对电子档案信息进行备份，所有信息都要至少双份保存，避免因为信息丢失而对企业发展带来不利影响，最大限度地降低安全风险。

（四）拓宽档案管理的路径

大数据技术的发展，拓宽了档案管理工作的路径，档案管理数据是主要导向，实现这项工作向着不同平台发展。将档案信息资源实现部门间共享、共管等，体现档案管理工作的真正价值。现今，企事业单位可以借助的信息共享平台选择众多，如微博、微信等等，这些平台可以实现信息的共享，利用好这些平台，就可以获得信息的有效共享。先进的远程技术可以实现信息的实时性，开展远程档案管理，可以打破时间与空间的局限性，更好地提供档案管理服务。随着信息技术的发展，云平台技术也同样稳步发展且十分便于利用，以云服务为导向，可以开展进一步的相关工作，云服务对于数据的分析与计算更加精准化，对于档案管理工作成本的降低也有重要的作用。

（五）提升企业档案管理人员业务水平

加强培养教育，造就一大批复合型人才，是实现档案管理现代化的关键。企业档案信息化建设，需要计算机技术和档案管理复合型人才，人才素质直接影响企业档案现代化管理的水平。在工作中，要有针对性地组织相关人员学习掌握信息技术新知识，提高档案管理人员的现代信息技术素质，以保证更好地完成企业档案管理现代化工作。

结束语

综上所述，大数据背景下的信息得到迅速发展对传统意义上的档案管理和技术造成较大影响。本文根据实际情况对各个企业的档案管理工作提出全新要求，明确大数据背景下档案管理工作的发展路径。现实工作中，应尽快转变传统观念，进一步强化管理工作体系，全面提升档案管理信息化的建设水准。

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