浅议工程档案管理的创新与发展

浅议工程档案管理的创新与发展

谢海燕

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摘要：随着我国经济的快速发展，城镇化进程加快，工程建筑业支柱产业地位逐步确定、支柱产业支撑作用更加明显，对整个国民经济发展的推动作用越来越突出。与此同时，直接影响着人民群众生命安全、财产安全的工程建设质量成为社会日益关注的热点。工程设计文件、勘察文件、建设管理文件、监理文件、施工文件等全套工程档案完整记录且真实反映了工程建设全过程，是衡量工程质量的重要依据，对保证工程质量具有重要

导言:
工程建设项目档案主要用于记录工程在实际建设过程中的具体情况和工程管理的具体情况, 对于工程建设项目来说十分重要和必要。随着社会经济的不断进步与发展, 工程建设的规模也在不断扩大, 对工程建设项目各方面的要求也在不断提高。因此必须提升工程建设项目档案管理水平, 保证工程建设的顺利进行。本文对工程建设项目档案管理创新的建议策略进行了研究分析, 旨在提出有效策略创新项目档案管理方法, 提升管理质量。

二、工程建设项目档案管理创新的重要性与必要性

(一) 工程建设项目档案的必要性。

工程建设项目是对整个工程建设的真实记录, 档案记录工作是由多个单位共同参与完成的, 主要涉及:建设单位、施工单位以及监理单位。工程建设项目档案内容主要是项目建设过程中所有的原始凭证, 这些凭证资料来源于工程建设的各个施工阶段和施工环节, 贯穿工程建设项目的全过程。工程建设项目档案的记录与管理要严格遵循国家相关法律法规, 以此保证档案管理工作的科学性与有效性。

(二) 工程项目档案管理创新的重要性。

首先, 工程项目档案是工程质量终身负责制的关键凭证, 所以档案管理直接影响着工程项目建设的整体质量。另外工程建设项目档案还是工程建设管理工作的重要依据, 属于工程项目活动的原始凭证, 所以项目档案也是保证工程建设项目顺利实施的重要保障。其次, 工程项目建设过程中或者是实际使用过程中可能会出现一些紧急状况, 所以说工程建设项目都会设置相应的应急预案。而项目档案能够为应急预案的设置提供有用的参考。再次, 对于建设单位来说, 项目档案也非常重要。具体来说, 项目建设档案的信息资料十分翔实, 这样工程项目如果要申报相关奖项或者是荣誉的时候, 就能够通过档案收集资料。同时, 项目档案对于施工单位来说也十分重要, 因为项目档案资料丰富, 所以在工程验收阶段, 如果出现质量问题, 档案资料就能够提供最直接、最真实的法律依据, 直接反映施工单位建设工作的质量。最后, 工程项目建设还是追究事故责任和采取相应补救措施的重要依据。在调查事故原因的时候就可以通过项目档案资料进行分析。所以说工程建设项目的档案不仅为事故追责、补救提供了重要的依据, 还在一定程度上提升工程建设项目管理的规范性。综上, 做好工程建设项目档案管理工作非常重要, 所以创新工程项目档案管理提升其管理水平十分必要。

二、当前工程档案管理存在的问题

(一)缺乏对工程档案管理的重视。

虽然做好工程档案管理对提升工程质量起着重要作用，但是在开展档案管理工作中依然存在着各种问题。首许多工程企业缺乏对档案管理工作的足够重视。大部分工程企业的档案管理模式依旧停留在传统模式上，企业领导无法看到档案管理的显性效益，没有认识到档案管理在工程质量控制中的重要性。大量企业档案管理体系依然落后，档案管理人员的责任意识不强，缺乏健全完善的管理制度。

(二)档案管理人员的问题。

在工程档案管理中，工作人员的分配也存在较大的问题。多数档案管理人员由后勤行政管理等其他岗位的人员兼职担任，工作独立性和专注性不强，使得档案管理工作时间被其他工作所占用，进而影响工作质量。此外，建筑业支柱产业的确立对档案管理要求也不断提升，而当前我国普遍缺乏高素质的工程档案管理人才，档案人才队伍的规模与能力与建筑业发展速度、国民经济地位不相匹配。

(三)过程管控不足影响档案质量。

由于建设单位缺乏有效的过程管控措施，没有落实项目文件归档经施工单位自检、监理单位审核、建设单位项目管理部门审查的“三级”审核机制，验收阶段建设单位档案部门也未能充分发挥把关作用，导致工程档案存在竣工图编制不规范、文件签章不完备等问题，降低了项目档案质量。

三、新时期如何做好工程档案管理工作的创新

1.积极转变管理思维,创新工程档案管理机制

思路的创新源于意识的创新。工程档案的精准性对工程建设影响巨大,事关形象与荣誉,同时,档案资源也是影响档案实际作用的主要方面。立足工程档案传统管理实践,比较突出的问题是缺乏专门、独立的档案管理部门,使得资料管理缺乏统一性,以分散状态存在。在档案价值不断提升的过程中,工程建设单位也要加强档案管理平台建设,开拓思维,转变理念,与时代同步,成立专业化的档案管理机构,配备专业人员进行管理,实现对档案资料的统一化管控。具体讲,要深入调查各个部门档案保管情况,合理进行人员配备,落实相关岗位,明确职责范围,以实现管理效率全面提升。

2.重视引入先进的现代化技术,提升信息应用水平

对于新时期工程建设,档案管理水平集中反映了现代化技术应用层次。从本质上讲,现代技术的应用水平与档案管理质量息息相关。为此,要做好技术引进工作。首先,要力求存储模式的多元化。在工程档案传统管理中,主要以文本方式进行存储,需要大规模空间,时间成本较高,查询应用效率较低。依托现代化技术,能够增强档案管理的多样性,尤其是电子档案、视频档案等方式得以应用,更显现代化特征。其次,在档案管理中,需要加快电子化档案建设,建立新型管理网络,发挥计算机技术的作用,发挥网络档案管理模式的优势,实现档案管理效率的全面提升。在创新中,要以电子档案管理的网络化建设为基础,遵循协调性原则,保证统一化,将其有效渗透在档案管理各个环节,更显专业性的作用,发挥专业人员的指导性作用。也就是说,在未来的工程档案管理中,创新的本质是以行业发展实际为前提,加快档案信息化与现代化发展速度。

3.构建科学高效的档案管理制度,强化制度性保障作用的发挥

立足新的发展阶段,制度性建设影响各行各业,工程档案管理也要紧跟形势,加强制度化建设,从多角度出发,将档案采集、存储以及利用制度落到实处。具体讲,要明确档案归档范围与时间,将诸多制度的制定以及执行纳入考核范畴。另外,要建立科学合理的评价制度与奖惩措施,以便有效激发档案管理者积极性与热情,提升工作主动性。为了保证制度建设的顺利开展,在制度贯彻期间,可以结合实际情况,由专业档案管理人员组建专门小组,对档案资源进行全面与系统的收集,落实工程档案管理标准,实现规划与整理工作的有效进行。除此之外,要合理增加档案管理资金投入,保证管理与建设的先进性,积极进行相关管理设备的更新与升级,以便更好适应现代化信息档案管理需求,加快向着集约化与智能化方向发展。

4.加强人才综合素养培训,培养融和档案管理与信息技术于一体的复合型人才

立足信息化建设背景之下,工程档案管理挑战重重,尤其在信息技术的支持下,管理者更要积极掌握,更好发挥其对档案管理知识的促进作用。因此,档案管理者要增强责任观念,重视专业素养的提升,以时代要求为方向,积极创新档案管理思维,按部就班、循序渐进地提升档案信息化管理水平,在对知识结构进行调整优化的同时,积极掌握现代化信息技术,增强档案信息管理水平。具体讲,要对人才引进方式进行开拓,保证多样性与丰富性,为档案管理实践引进与培养更多人才。另外,要积极组织专业的培训与教育,重视行业交流,丰富人员知识储备,提升职业素养,实现对自身知识与技能的动态化更新。

结束语

总而言之，工程档案是工程建设的必要环节，也是提升工程建设质量的重要内容，因此工程企业必须认识到档案管理的重要性，认真落实好档案管理工作，培养更高素质的档案管理人才，更好地提升档案管理质量，推动我国工程建设行业的稳定发展。

参考文献

[1]论加强工程档案管理促进工程建设质量[J]. 刘晓燕. 科技经济导刊. 2020(27)

[2]完善建设工程质量监督档案管理的几点建议[J]. 朱桂红. 国际公关. 2020(03)

[3]工程档案管理对工程质量的促进意义[J]. 李智华. 中外企业家. 2020(01)

[4]基于工程档案管理强化的建设工程质量的提升[J]. 张洁. 四川水泥. 2019(08)