如何便于医院档案整理工作

如何便于医院档案整理工作

路晓艳

临沂市兰山区人民医院 山东 临沂 276000

摘要：档案归档范围、保管期限表、档号编制方法和分类方法是档案工作的最重要工具，有了他整理工作就变得简单了。

关键词：档案 ； 整理分类；有法可依

对于档案业务不熟悉的人员感觉最头疼的问题就是档案分类，为了解决这个问题，我根据上级档案部门有关档案工作的规范标准，制定了档案归档范围和保管期限表，使收集、分类等工作置于表格化，有法可依、有章可寻，大大地提高了工作效率和整理分类标准，供大家参考。

文书档案按归档文件整理规则和国家档案局八号令执行 ，业务档案遵照上级业务部门的标准执行。对于其他门类档案没有制定归档范围和保管期限的如下：

一、科研类(KY)

1--1、本院科研计划、实施方案、鉴定的文件材料 定期30年

1--2、本院科室、教研组科研计划、总结 定期30年

1--3、人员科研项目的申请、立项和批复 永久

1--4、本院人员的论文、论著及其出版情况 永久

1--5、本院在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料 永久

1--6、本院人员自编讲义、教材、典型教案 定期30年

1--7人员科研计划、总结 定期10年

1--8、本院人员、学生参加科研活动的成果材料 永久

1--9、本院开展外事、院际学术交流活动的文字材料、领导讲话等 永久或定期10年

二、基建工作类(JJ)

2-1、本院院舍拆迁、新建、维修征地等申请、报告、批准文件 永久

2-2、院舍规划图、平面图，本院基建工程概、预、决算、经费划拨、收支文件、表格 永久

2-3、基建工程承包合同协议书、堪测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料，院园地下管网等 永久

2-4、施工日志30年

2-5竣工验收的结论性文件 永久 验收的日记、意向书 30年

2-6维修合同、记录 30你喊

2-7其他重要的基建档案材料 永久

三、仪器设备类(SB)

3-1本院大型非医检设备、供暖锅炉、配电系统等的材料 永久

3-2本院自制设备的说明、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、经济效益等材料 定期30年

3-3本院各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、概预决算 定期10年

3-4本院医用检查设备一般的都是 定期30年

四、财会类(CK)

财务档案保管期限按照国家档案局第79号令《会计档案管理办法》规定划分。内容包含以下四项：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其它会计资料

4-1上级有关财务会计工作的文件材料 永久4-2、本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等 定期30年

4-2财务档案移交清册 永久

4-3财务档案销毁清册 永久

4-4决算报表 永久

4-5预算会计报表 永久

4-6年度以上各种统计报表(含工资报表) 永久

4-7会计月、季报表 定期10年

4-8总帐 定期30年

4-9预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐) 定期30年

4-10预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐) 定期30年

4-11日记帐 定期30年

4-12往来帐 定期30年

4-13预算内各种原始凭证、记帐凭证 定期30年

4-14预算外各种原始凭证、记帐凭证 定期30年

4-15学院基金各种原始凭证、记帐凭证 定期30年

4-16银行存款余调节表 定期10年

4-17银行对外帐单 定期10年

五、声像类（SX）

5-1 照片

（1）本院集体照（领导班子、全体人员）

（2）本院重大活动照片（上级领导视察、院庆、院友会、院运会

外事接待、院际交流、教育专题活动等）

5-2 录音

本院会议、科研等重要活动录音带

5-3 录像

本院专题、科研等重要活动录像带 5-4 光盘

（1）本院集体照（学院领导班子、全体人员） （2）本院重大活动照片（上级领导视察、院庆、院友会、院运会教代会、外事接待、院际交流、专题活动等）

六、实物类(SW)

6-1 奖杯

6-2 奖牌

6-3 奖状

6-4 证书

6-5 锦旗

6-6 其他

1、本院及其职员工获得、接受的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等。 永久

2、本院接受的国外友人、友好团体、院友等捐赠的纪念品、书画、文字资料。 永久

七、档案整理方法

1. 文书档案按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）以件为单位进行整理。

2、业务类按业务要求分类。

3、科研、基建和仪器设备类档案先制定分类方案。科研档案一般如下：KY1科研档案——1综合—2科技项目—3成果—4著作—5论文等，这是一级类目；二级类目2科技项目—1临床—2药物疗效等，3成果—1国家级—2省级—3市地级—4县区级，4著作—1内科—2外科—3小儿科—4妇科—5影像室等，5论文—1国家级—省级等。JJ1基建档案—1综合—2办公楼—3内科楼—4外科楼—5影像楼—6电房—7传达室等，二级类目综合和办公楼的不用再分了，如果内科楼、外科楼分别有好几个的话就要继续设类目，没有就可以了。SB1设备档案—1办公—2业务—3其他,1办公—1电脑—2空调—3电视机等，1电脑—1联想—2海尔—3海信—4戴尔等，在根据各种电脑分型号设置类目；2业务按用途和作用继续分目；3其他有设备就设，没有就算了。

科研档案根据分类方案，在最低一级类目组卷，如关于内科消化系统的国家级成果，组成一个案卷，排列材料时要把上级权威部门给予的鉴定或批复放在第一份，然后其他文件材料可按时间顺序进行排列，下一步进行编制页码，页码编制在文件材料的右下方或者反面的左下方，在分别编制卷内材料目录和案卷题名，最后根据分类方案编制档号，如科研档案获得省级成果类档案的档号是KY3—2-01，字母KYS是表示的科研类，3代表的成果，后面的2表示的省级，01 是卷号。基建和设备的整理方法基本上和科研档案相同，不在多论述了。

5.会计档案整理方法同以前一样，只是2016年以后形成的档案按国家财政部和档案局发布的新的保管期限表进行，凭证和账簿期限改为30年。

6.声像档案，按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）进行整理。

7.电子档案，按《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）收集整理。

8.实物类档案，按类分件整理。

七、编制档号

1、以件为单位整理的档案，档号的结构宜为：全宗号-档案类目（机构）代码·年度-保管期限-件号。保管期限的表示方法：Y(永久)、D30(定期30年)、D10(定期10年)。

档号参考示例：

（1）文书类档案为例，以件为单位进行整理的，其档号为：

0 001-D Z·2017- Y -001

件号

保管期限

年度

类目代码

全宗号

2、以专题、项目立卷方式整理的档案，档号由全宗号、分类号（项目编号）、案卷号组成，以基建工作类档案为例：

0 001- JJ·XXX-001

案卷号

项 目代码

全宗号

类目代码