城管部门建设工程档案管理研究

城管部门建设工程档案管理研究

李冰潇

山东悦安工程咨询有限公司 山东省 德州市 253000

摘要：近年来，城市管理和综合执法部门（以下简称“城管部门”）一直在不断提高档案管理工作水平，通过制定科学的管理流程、完善档案管理制度、提高信息化管理水平来促使档案管理工作满足社会发展需求。但是对于城管部门的建设工程档案的关注和深入研究，在文献中较为少见。《城市建设档案管理规定》（2019年修订版）第五条第二点列出了建设系统各专业管理部门，包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门，这些部门形成的城市建设工程档案和业务管理、业务技术档案均属于城建档案馆重点管理的档案资料。

关键词：城管部门；建设工程；档案管理

引言

城市管理是城市发展的永恒主题，伴随新时代网络与信息技术的迅速发展和深入运用，城市管理正由“数字城管”向“智慧城管”方向迈进，加强数字城管档案管理是是实现“智慧城管”的基础。2021年7月6日，总书记在中国第一历史档案馆新馆开馆之际，为档案工作做出重要批示：“档案工作存史资政育人。是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业，希望你们以此为新起点，加强党对档案工作的领导，贯彻实施好新修订的档案法，推动档案事业创新发展，特别是要把蕴含的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好、更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众！”

1某某市城管部门建设工程档案管理现状

近年来，某某市城市管理和综合执法局（以下简称“市城管局”）紧紧围绕打造全国最干净城市、打造世界著名花城、全面提升城市环境品质的目标，积极推进园林绿化、城市照明、环境卫生和市容综合整治等各项工作，城市环境建设取得新突破、新发展、新提升，不断为城市建设作出贡献。市城管局涉及城市建设的相关职责为“组织实施所属公园（含市政公园、森林公园、郊野公园）和道路绿化的建设和管理”等。经调研，市城管局由办公室统筹协调档案工作，由综合管理处具体负责指导和监督检查工程建设工作。市城管局机关本身并不是建设单位，不产生建设工程档案资料，主要由其七家直属单位根据职能承担相应的工程建设，包括某某市公园管理中心、某某市绿化管理处、某某市灯光环境管理中心、某某市仙湖植物园（某某市园林研究中心）、某某市生活垃圾分类管理事务中心、某某市下坪环境园、某某市城管宣教和发展研究中心。为全面了解某某市城建档案管理现状，摸清存量档案流向，某某市城市建设档案馆（以下简称“市城建档案馆”）于2021年开展了全市“应归未归”建设工程项目的全面核查。经向市城管局函询建设工程项目归档和移交进馆情况，城管类（园林建设、风景名胜、市容环境卫生设施工程）建设工程项目进馆率并不理想。经初步自查及筛选，市城管局初次共报送工程项目101个，竣工时间范围为1997年至2020年，已完工项目93个。已完工的项目均完成了竣工验收，其中有66个项目已完成档案整理，但仅有10个项目的建设档案移交市城建档案馆，进馆率仅为10.75%，有57%的已完工项目的建设工程档案留存在了建设单位。

2城管部门建设工程档案管理存在的问题

2.1缺乏建设工程档案管理的意识

现阶段，部分建筑企业在不断发展当中，已经逐渐认识到了建设工程档案管理的重要性。但是，建设工程档案管理的意识仍然存在不足，甚至对档案资料管理工作的意义没有正确的认知。同时，有些建筑企业的档案管理手段和方式都比较落后，不仅消耗了大量的人力、物力和财力，并且实际的管理效率很低。

2.2建设工程归档范围不明确

调研中发现，市城管局及其直属单位对于哪些项目、哪些资料需要归档进馆并不是很明确，从上至下都未作出相关规定，处于可交可不交的状态，部分单位就选择了不移交。城管部门部分建设工程项目具有特殊性，如部分市政工程由于无法划红线而办理不了规划许可和施工许可，前期资料不完善，最终档案整体都未向市城建档案馆移交。归档范围不明确也导致最初市城管局进行自查时统计数据不准确，有部分项目（如路灯设施工程、独立的绿化工程）应保存在建设单位而不属于进馆范围，进馆率被拉低。

2.3未设置先进的档案管理机制

由于建设工程档案管理的意识比较淡薄，重视建设的实际情况而忽视管理的现象普遍存在。部分企业的管理人员不能正确认识到档案管理工作的作用，认为该工作不能对企业的经济效益起到帮助，导致在该方面投入的人力、物力和财力比较少。建筑企业内部的一些管理人员认为建设工程档案管理的工作不会影响到工程质量。此外，建设工程档案管理没有设置相对应的监管监理人员。一般情况下，施工监理会为建设单位提供相应的专业化和社会化的服务，其目的在于使建筑项目施工质量、进度和技术等得到有效的控制。这也说明监理方不仅具有承担工程档案的责任，还具备严格控制档案的收集、整理和档案的形成以及管理等工作，进而确保档案管理的完整性和有效性。

3加强城管部门建设工程档案管理工作的建议

3.1建立健全工作组织体系

建设工程档案作为建设工程的重要内容和组成部分，市城管局应进一步建立完善的建设工程档案管理工作组织体系和体制机制，自上而下强化对建设工程档案的管理。由市城管局办公室对本系统建设工程档案工作进行统筹，制定分级管理的管理模式，明确市城管局综合管理处和各直属单位的建设工程档案管理职责，细化考核评价方法；由综合管理处对直属单位的建设工程档案工作做好监督、指导和定期检查。

3.2要持续提高档案工作者政治素养

一是要提高档案工作者的政治理论学习和修养，尤其是要认真学习、宣传、贯彻好党的十九大精神，准确把握十九大精神的政治意义。要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，收集保管好，利用好各类档案。二是档案工作者承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责。档案工作者提高政治素养，以党的政治建设为统领。切实加强政治建设，思想建设，组织建设，作风建设和纪律建设的教育，增强政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，牢记档案工作的政治方向，培育向党绝对忠诚。做到身处故纸堆，心中有宗旨。三是档案工作者要树立正确舆论导向，善于用档案史实驳斥历史虚无主义言论。四是要筑牢档案安全防线，尤其思想安全防线。在工作中，做到不该利用的不提供，重要机密档案坚决不泄密，用党性与生命捍卫档案的安全。

3.3完善建设工程档案管理的制度

首先，要明确档案管理机构以及其主要职责。举个例子来讲，明确领导责任制，设置专门的人员以及专门的负责人来全面负责企业档案管理工作，并且设置相关的监督和检查人员来负责收集和整理相关的档案资料。同时，还要对专职或者兼职的档案员以及资料员的职业资格和岗位职责等进行明确划分，保证其能够满足实际的需要。其次，对建设工程档案管理的流程进行细化，保证其能够很好地反映各个管理层人员之间的工作衔接、交互和配合情况，从而使档案管理工作的整个过程都能够做到规范有序。

结束语

总而言之，通过各种方式普及建设工程文件归档、整理等专业知识，提升城管部门各直属单位建设工程档案管理能力，培养一支具备较强档案管理技能和丰富档案管理经验的建设工程档案管理团队，为做好、做实城管部门建设工程档案管理工作夯实基础。

参考文献

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