加强企业档案管理提高档案管理水平

加强企业档案管理提高档案管理水平

张云添

大庆市福利彩票发行中心 , 黑龙江 大庆 163000

摘要：新时期市场环境下企业经营管理工作面临诸多问题，档案管理工作是企业内控管理的重要内容，做好档案管理工作能够为企业相关工作提供依据。文章对企业档案管理下档案管理工作的方法措施提出一些建议。

关键字：企业档案；档案管理；企业管理；档案工作

引言

档案管理作为企业日常管理工作中非常重要的一项内容，在规范企业日常工作行为、提高企业工作质量和效率等方面表现出积极的作用。企业档案管理工作开展的效率能够反映出一个企业在市场中的竞争力水平，所以加强企业档案管理工作具有非常重要的意义。

1企业档案管理的意义

档案作为企业各项工作和企业各方面情况的真实记录，是促进企业各项工作有效进行和科学发展的重要依据。新时代，随着中国特色社会主义档案事业的发展，企业档案管理也面临新形势、新任务。因此，加强档案管理，规范档案收集、整理，对于有效保护和利用档案，提高档案信息化水平，推进企业的快速发展都具有重要意义。另外，企业为提升竞争力，实现快速发展，需要进一步挖掘档案信息资源的价值，在档案管理方面投入精力。过去企业档案管理多基于信息管理的视角，工作重点多在收集和整理，没有把重心放在企业档案知识用户的需求和科技档案中包含的隐性知识的挖掘上。当下的企业档案管理与利用则更要重视知识价值的挖掘，这就要求企业应主动作为，提升档案管理与利用水平。

2新时期企业档案管理工作存在的主要问题

2.1重视程度仍有不足

相对而言，档案管理较生产经营等典型的前端一线工作更加靠后，因此很难具有显性的价值产出特点，其对企业经济或社会效益的形成更为间接。因此，部分企业在加快管理工作创新改革进程中对于档案管理环节的重视程度仍有不足。即便能够在一定程度上意识到档案管理创新的意义，但实践过程中仍会有意无意地将档案管理相对边缘化。这就造成企业在战略规划时始终无法将档案管理纳入核心决策范围，继而影响档案管理改革创新的速度和程度。

2.2档案管理并未融入信息化

随着企业的快速发展，企业并未根据档案管理进行深入地研究及改革，导致企业的档案管理存在着较多问题。在档案管理的过程中，经常会出现档案乱储存的问题，由于档案管理的机制并未完善，所以企业在档案管理的过程中，会不知如何下手，为了能够有效解决这一问题，企业应根据时代的变化进行改革，并对比较重要的档案进行深入分析，如果档案中存在着残缺，应及时进行完善，将所需要的和有价值的信息进行快速储存，避免出现重要的信息丢失等情况。企业在目前的档案管理过程中仍然存在着较大问题，并没有根据社会的发展制定合理的档案管理制度，导致档案管理的制度相对于落后，在出现档案的问题时，不能够及时解决，这对于企业来讲影响是非常大的，长此以往，导致企业档案管理工作效率未有明显提升。

2.3档案人员不稳定，素质有待提高

企业档案人员变化频繁，新人员需要较长的熟悉和适应过程，不利于档案工作的深入开展；有些企业在人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性和系统性。此外，企业档案人员大多数不是本专业人员，需要参加档案管理相关知识的培训学习，但大多数企业对档案人员的培训学习支持力度不够，导致档案人员专业技能水平较低。

3加强企业档案管理提高档案管理的措施

3.1改变传统观念，提高重视度

就当前总体情况来看，企业管理者对档案管理工作缺少足够的认知，主观意识觉得企业档案管理工作与企业的经济效益以及企业的发展没有多少联系。因此，对传统观念进行改变的重要性不言而喻，企业需要做好相关档案管理人员的培训工作，使其能够对企业档案管理工作有一个深刻的认知，能够明确其与企业核心竞争力之间的关系。同时要加强对从业者的引导，使其能够从主观上提高对档案工作的责任感和使命感，从而使企业档案管理工作开展的效率获得相应的提升。当前，一些企业相关档案信息资源由企业的技术部门进行保管，并未成立企业专门的档案管理部门，同时档案管理工作的开展未能很好地与企业其他工作有机协调，使得档案管理的作用不能够得到有效发挥。基于此，需要企业在实际工作中，加强对档案管理相关基础设施的投入，积极推动档案管理部门与企业其他部门互动和配合，使档案管理工作顺利开展，进而要实现对信息档案资源的高效开发，促进对其整体应用的效率提升，这样才能够为企业在市场中核心竞争力的提升增添新的动力。因此，企业档案管理工作的开展需要将档案资源的开发作为基础，不断提高对档案资源开发以及利用的效率。

3.2根据企业档案管理制定合理的规划

在档案管理信息化建设的过程中，企业首先要制定合理的规划，并将所涉及的范围和档案的内容进行综合分析，根据所需要的管理制度制定长远的目标。在企业发展过程中，只有通过合理的信息化建设，才能充分提高企业的可持续发展。企业在信息化建设的过程中，需要做好部门之间的协调，并将软硬件做到最好，在管理的过程中，如果发现档案错插时，应及时进行处理，才能有效避免问题的发生。企业在日常的管理中，需要所储存的资料先以数字化进行储存，并将各种纸质的资料转化为数字信息，对于较为重要的文件，可以以密码的形式进行储存，避免出现丢失等情况。如果想要查找信息的话，可以在网上进行查询，这样一来，能够快速查找出所需要的资料，以此来提高企业的可持续发展。

3.3优化档案机构建设，加强档案人员专业技能的培训

第一，企业档案机构设置要与本企业档案工作发展相适应。企业可以没有独立的档案室，但不能没有档案管理部门。人员较少的单位可以没有专职档案人员，但不能没有兼职档案人员，不能出现档案无人管的现象。第二，企业要加强对档案人员培训的支持力度。采取“请进来和走出去”的学习方式对档案人员进行培训。一方面支持档案人员接受省部级档案上岗培训，并定期参加档案专业继续教育。另一方面企业可聘请一些外部的档案专家或邀请企业内部的资深档案管理人员有针对性地开展培训。此外可以依托项目培养人、锻炼人，提高档案人员项目管理能力和综合素质。鼓励档案人员积极参加档案系列职称评审，以提高企业档案人员队伍整体素质。

3.4探索精细化、个性化创新模式

所谓精细化管理不仅指确保企业档案全部提交归档，也在于对档案分类的进一步细化。充分细化的档案分类不仅有助于简化收集归档并高度明确档案归属方向，更为重要的是精细化后的档案更加有利于对档案信息的充分利用，使未来的使用者能以更少时间成本找到目标。这也是在更大程度上发挥档案作为珍贵信息资源价值的重要措施。同时，不同行业中的企业在档案形式及其后续管理过程中各有不同的目标和要求，因此在创新改革档案管理工作时不能盲目抄袭其他企业的成功经验，而是必须积极探索个性化方案。比如不少历史悠久的纸质档案不仅是企业生产经营活动的经验总结，一定程度上也有了文物的价值。这就需要企业在探索数字档案平台化管理过程中兼顾文物保护与信息管理。而这也是新时期企业档案管理创新改革提质增效的重中之重。

结语

综上所述，档案管理工作是企业管理中一项应该长期重视和坚持的工作，档案管理工作的好坏与企业的兴衰息息相关。特别是以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快，档案管理工作也面临诸多问题，对此还要提高思想认识，引入信息化管理模式，加强精细化、个性化管理模式的应用，提高企业档案管理整体效果。

参考文献

[1]田雷.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2019(8):131.

[2]刘禹徽.新形势下如何做好企业的档案管理工作[J].兰台内外，2020(26):31-33.

[3]张小丽.论新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2012(21):39,45.