信息化建设提升档案管理水平

信息化建设提升档案管理水平

努尔沙吾列提 ·巴合夏尔

昭苏县档案馆;新疆维吾尔自治区伊犁哈萨克自治州 ; 835600

摘要：随着科学技术的发展和进步，人们已经享受到信息时代带来的生活和工作的便利。在这样的背景下，我国各个领域和行业都在不断推进信息化建设。其中，档案管理工作在信息化建设的推进上大刀阔斧，目前已经建立起相对完善的信息化档案管理体系。本文，将对信息化建设之于档案管理的作用和意义展开讨论，探索利用信息技术提升档案管理工作水平的途径和方法，以期让广大读者充分了解档案管理信息化建设，同时也希望对广大档案管理工作人员有所启发和帮助。

关键词：信息化建设、档案管理、提升途径、作用和意义

引言：档案管理是对档案实体和档案信息进行系统管理并提供利用服务的各项工作的总称。可以说档案本身就是一种信息资源，所以理论上，信息技术的投入和应用在档案管理工作中没有阻碍。也只有不断地把信息技术与档案管理工作相结合，才能使档案管理的水平不断提高，充分发挥出档案管理的作用。然而，在实际的档案管理工作过程中，信息化建设的进程中也会出现一些问题和客观因素的制约。但是这些问题和制约并不能阻挡档案管理信息化建设的脚步。传统的档案管理工作模式已经不能适应当今社会发展的需要，利用现代信息技术更新档案管理模式势在必行。

一、档案管理与信息技术结合中存在的实际问题和客观因素影响

首先，在档案管理工作中最重要的就是档案信息的安全。档案管理信息化建设要求档案信息的信息化、数据化、网络化，利用现代信息技术以实现档案信息的海量存储和更加高效的检索等档案管理工作的优化。但是由于网络的开放性和计算机技术的客观漏洞，在操作过程中容易受到＂计算机病毒＂的入侵和＂黑客＂的攻击和窃取，从而造成严重损失。尤其是现在，我国正处在完成飞跃发展的重要历史时期，国际形势非常严峻，信息安全必须要得到充分的保障，这对我国档案管理信息化建设形成了严峻的挑战。另外，档案管理信息化建设对广大从业者要求更高。不但要具备过硬的档案管理专业知识，还必须要具备足够的信息化技术技能。而在实际的档案管理工作中，往往鱼和熊掌不能兼得，有时候档案管理专业知识和信息化技术之间甚至会产生操作性矛盾。很多档案管理单位的工作人员存在着新老换届交替，这就造成了档案管理信息化建设的推进相对缓慢。还有，就是档案信息化的技术操作要有规范性要求和标准，并形成统一的流程。这就要求档案管理工作中，信息技术的投用要实时更新，要站在科技的前沿，要对信息技术统一管理。在全国范围内，这么多档案管理单位，要做到这一点是很有难度的。很多地方单位的档案信息化管理流程并不统一，造成档案信息的共享成本增加，从而体现不出档案管理信息化建设的优点。

二、档案管理信息化建设的作用和意义

信息技术的应用能够使档案管理工作更高效，也有效的节约档案管理的各项成本。传统的档案管理工作主要依靠人工来完成，效率非常有限，也容易出现纰漏，比如档案信息丢失或者损坏、信息出错、信息收集不全等现象时有发生。利用信息技术进行档案管理则有效地减少和避免了这种情况的发生，利用数据的集合、云存储等科技手段实现档案信息的海量存储和有效收集整合分析，利用互联网查阅功能实现档案信息的高效检索。有效地节约了包括人力、维护、空间等档案管理工作的成本，也有效地解决了靠人来管理档案所带来了各种问题。另外，档案管理信息化对天灾人祸如洪灾、火灾、地震、战争等也有相应的抵御作用，通过备份的技术手段，可以有效保护档案信息的完整性和安全性，避免出现信息大量损毁或丢失的现象发生。还有，档案管理信息化有利于信息的共建共享。与传统的档案管理相比，信息的收集、整合、利用、储存、传递通过信息技术的加持都更加高效和便捷。这样就拓宽了档案管理服务的范围，打破了传统档案管理信息传递闭塞的弊端，实现了信息的共建共享，提高了档案管理工作的实际价值。档案管理的信息化建设是当今社会发展大趋势的需要，作为一项底色为服务的事业，只有不断地开拓创新才能跟上社会发展的步伐，更好的服务于社会大众。

三、运用现代信息技术提升档案管理工作水平的途径和方法分析

１、配置高效的硬件设备，培养高素质档案管理人才

想要提高档案管理水平，必须要从设备设施和人员两个基础要素入手。目前，高配置计算机设备广泛应用于各行各业中，档案管理也应该结合实际工作要求，配置高效的计算机设备，以满足纸质档案资料逐步信息化的需要。在更新硬件设备的同时，应该更加注重档案管理人员素质的培养。再高精尖的设备也是由人来操作和维护的。所以对人才的培养是档案管理信息化建设基础中的基础。档案管理工作人员应该具备足够的政治素养、专业素质、知识素质，当下，档案管理信息化建设要求人员的知识素质向信息化方向转化，档案管理人员的知识架构中领导学、管理学、图书馆学、情报学等，应该注重与信息技术紧密结合，以自学为主，以培训为辅，逐步提升档案管理工作人员的信息化知识素养。

２、数字化档案的建设，满足社会对档案管理的要求

档案信息数字化在满足效益化原则的前提下，应该使实际的档案管理工作内容进一步拓宽。数字化档案管理系统的应用对纸质档案的扫描、录入、存储、分析、检索、传递等一系列管理动作具有一站式服务的效果，其具有专业性强、权威性高、操作方便的特点。档案数字化建设应该注重工作内容的系统化和规范化。比如，合同管理、档案信息管理、用户管理、查询管理、系统维护管理等诸多方面的内容，涵盖了资料登记、立卷归档、检索借阅、档案移交等各项日常工作。这些具体工作繁琐而复杂，实际操作中往往需要多个单位部门共同参与，协调合作才能把数字化档案管理系统的优势发挥出来。因此，对纸质档案的扫描和录入应该遵循效益化原则，优先向那些检索率相对较高，价值较大的档案信息倾斜，这样就充分体现出档案数字化管理的优越性，也能更好地为社会提供档案服务。

３、提高档案管理信息化建设的安全性，强化技术性保护措施

上文提到，保障档案信息的安全是档案管理工作的最基本要求，也是档案管理水平提高的最有力体现。档案管理信息化建设必然要面临并克服数据和网络的开放性所带来的不安全因素。应对这个问题的有效途径就是强化技术性保护措施，比如要根据档案安全性评估和预测，规划出全面的档案信息化安全管理措施；对档案管理的各个环节进行安全操作设置，像密钥设置、权限设置、网络防火墙设置、网络检测等。对档案信息本身要进行加密处理、备份处理等；对网络的节点和端口加强监控。这些技术性的保护措施应该有统筹的安排，有责任划分，切实发挥出技术保护措施的作用。另外，要加强对档案违法犯罪的打击力度，提高那些居心叵测的人和组织的档案犯罪成本，让他们知道莫伸手，伸手必被抓。

结束语：总而言之，档案管理信息化建设是一项利国利民的事业，对我国各个领域和行业都有着促进发展的作用。广大档案管理从业人员应该紧跟科技发展的步伐，在数据时代、信息时代的大背景下，不断的开拓创新，利用先进的技术使档案管理工作高速发展，从而提升档案管理的整体水平，使档案管理工作实现突破性进展，更好地为社会和人民服务。

参考文献：

[1]冯雁.探索档案信息化的管理新途径[J].档案时空,2018(10):28-29.

[2]尤永玲.加强档案信息化建设 提升档案管理水平[J].办公室业务,2020(01):62-63.

[3]邢贺艳.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].智库时代,2018(48):22-23.