工程档案信息资源的开发与利用

工程档案信息资源的开发与利用

黄杏英

恵州市恵阳区自然资源局档案室

摘 要：本文主要对工程档案信息资源的开发与利用中面临的问题及对策进行了分析与探讨，以供同仁参考。

关键词：工程档案；信息资源；开发与利用；面临问题；对策

一、前言

工程档案信息是指在整个建设工程，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括工程的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。工程档案信息资源共享是一项工程量十分浩大，内部关系较为复杂的系统，其中还涉及到人们意识形态的不同和行业部门的利益冲突，仅仅依靠先进的信息处理及共享技术是无法完全解决的。因此，档案管理者的使命也由档案的保管者向档案信息提供者、档案信息导航者逐步过渡，实现档案信息资源共享已指日可待。基于此，本文主要对工程档案信息资源的开发与利用中面临的问题及对策进行了分析与探讨，以供同仁参考。

二、工程档案信息资源的开发与利用中面临的问题分析

（1）工程档案开发利用意识不足。在工程档案工作中存在着重管理、轻利用的情况，这已经成为一种较为普遍的现象，在工程档案管理部门中，其注重对相关信息资源的收集、整理及保管，但是在工程档案的开发及利用上却没有相应的意识，因此大多数工程档案最终都成为封存的历史资料。此种情况是传统档案工作中所遗留的问题，在档案工作中多数从业者认为对档案的保管是其最主要的职责，此种意识形态一直影响着现今工程档案管理工作，因此其也限制了对工程档案信息资源的进一步开发及利用，使工程档案所具备的价值无法展现出来。
（2）工程档案信息资源不全面。以目前的工程档案信息资源内容及形态来看，其多数为纸质的文字记载，图片、影像资料极少，并且这些工程档案仍然是以纸质载体为主，相应的电子档案信息资源极少。这就造成工程档案信息资源的利用价值降低，出现了实际需求与工程档案现状不匹配的情况，因此也使得工程档案无法得到高效的开发利用。
（3）服务方式和手段单一。长期以来，工程档案信息资源的利用仅仅停留在被动接待查档利用这个层面上，提供利用的主要方式是为上门利用者查找所需，利用者对原件进行抄录或复制，受工作时间的限制，有时用户要往返数次才能完成查阅。在利用手段上，以手工查阅提供复制件为主，既影响了档案利用的效率，也不利于档案查全率、查准率的提高。
（4）工程档案宣传的力度不够。现如今，社会上往往是都是以经济效益明显的工作为重，对于价值相对滞后的工程档案，没有充分认识。一些急需工程档案信息资源的单位和部门，不知道到哪里去查找。从来馆内查阅工程档案的群众中发现，许多群众不了解工程档案，对工程档案馆的职能、保管哪些档案及性质和用途了解甚少，甚至有人认为工程档案部门是没有什么事可做的部门，这与宣传力度、广度、深度不够有着直接关系。

4. 加强工程档案信息资源开发与利用的有效对策探讨

（1）增强意识，健全工程档案信息资源开发与利用的管理体制。随着信息数字化和网络化程度的不断提高，任何信息资源的重复建设都将变得毫无意义。因此，档案工作者应当树立科学的档案信息服务理念，变追求各自信息资源的完备为追求全社会信息保障体系的完备。彻底打破各自为政的局面，加强工程档案信息资源建设过程中的联系与合作，把建设高质量、特色化、满足用户多元化利用需求的工程档案信息资源“集合体”作为追求的目标，将分散的工程档案信息资源融入整个社会的信息资源体系之中，提高档案信息资源“共享”水平，促进档案信息资源储备为社会各项事业发展服务。

（2）建立档案信息共享与利用平台。计算机网络技术的发展，为工程档案软件在工程档案管理中运用提供了技术支撑，工程档案管理网络版可在一个单位内部或多个网络用户的环境下，由不同的角色完成工程档案的整理、鉴定、利用、编研等工作，并通过系统管理的权限设定以及用户身份验证，实现工程档案的信息资源共享。工程档案资源信息网络服务体系应有由基于外网档案资源信息集群化共享服务平台和基于内网的电子阅览服务系统以及内外网联动系统、数据传输设备、加密安全设备共同构成。工程档案共享平台应能完成不同网络用户的权限配置和身份验证，在提供工程档案资源信息数据管理、借阅服务、数据输出等功能的同时保证工程档案共享平台数据库电子档案不失密、不泄密，有效提升工程档案资源信息服务水平。

（3）抓好统一规划协调，建立工程档案信息资源网络共享利用体系。实现工程档案信息资源网络化的基础是要构建统一的档案信息平台，它由各个地区、各企业、各个专业系统的档案信息资源指引库、现行文件中心、电子政务中心为基本组成部分，将这些物理上分散的档案信息资源，逻辑上联系起来组成统一的档案信息资源网。这个网络把分布的系统连成一体，传输文字、图像、声音、影视等多种媒体，提供多种新型信息服务。实现工程档案信息资源的共享，应以国家档案局网站为龙头，逐步与各地档案网站实现链接，最终构建由龙头网站向下辐射的上下贯通、纵横交错的工程档案信息网络体系。这样就能更有效地提高工程档案的利用率，使工程档案资源真正地为经济建设和各企业服务。

（4）抓好工程档案安全管理。工程档案工作的服务性决定了档案要尽早致力于开发档案信息以便提供利用档案信息，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享。然而共享和安全是一对难以调和的矛盾，在工程档案信息开发过程中档案人员必须提高保密意识。认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严密审查、严格管理。同时加强对计算机档案管理系统的管理，确保系统安全。还要进一步完善安全防范措施，除采用身份识别、数据备份、访问控制、防火墙技术处，采取专用核心密码加密系统进行数据加密，在有安全保障的前提下才使有密级的信息在网上安全传输。

（5）提高素质，奠定工程档案信息资源共享的人才基础。在网络环境下，工程档案信息服务的方法、手段与模式都发生了很大变化，计算机技术、通讯技术、网络传输技术已被广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节，对工程档案信息管理人员的知识水平、业务技能等均提出了更高的要求。工程档案信息管理人员面临着知识更新、继续教育以及优胜劣汰的压力与挑战，档案工作者必须建立起危机意识、竞争意识、创新意识和信息意识，通过岗位练兵、自主学习、技能培训等灵活、有效的途径，不断提高和更新自身的知识结构，掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识，以实现根据工程档案信息的自身特点、结合传统的档案利用工作经验，依托网络环境的优势，与计算机技术人员共同探索解决网络档案信息资源传递、交流、利用的安全性与可靠性问题，积极开展网络环境下的档案信息资源共享机制建设实践。

四、结语

总之，工程档案信息资源随着潜在价值的不断出现，具开发利用的价值不仅不是一次性的，而且随着社会对工程档案信息资源需求的不断扩大，对它的开发利用会不断扩大和增加，多重性开发利用工程档信息资源的清况也将大量增加。因此，我们在实际中要抓住机遇，在工程档案信息资源的开发利用上不断深化，最大限度地满足城市规划、建设、管理及社会公众对工程档案信息资源多层次、全方位的利用需求。

参考文献
[1]樊丽君.大数据视角下试论档案信息资源的开发和利用[J].中国管理信息化，2017，19（16）：182-183.
[2]徐艳艳.试论网络环境下档案信息资源的开发利用[C]."决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会"论文集（下），2017.