浅谈施工单位如何做好竣工资料的收集整理

浅谈施工单位如何做好竣工资料的收集整理

吕浩

南京缘信建筑服务有限公司 江苏南京 210000

摘要：随着城市化建设进程的持续深入，现阶段的施工建设规模持续扩大，施工环节也更加复杂，涉及到的建设资料的类型以及数量也随之增加。作为整个工程竣工考察中的重要依据，工程资料的收集整理对整个工程项目有着重要的影响，但结合实际的建设能够发现，很多建设企业不关注竣工资料的收集和整理，导致竣工工序难以高效的完善。本文就以此为例，展开分析和论述。

关键词：施工单位；做好；竣工资料；收集整理

引言部分

随着工程科学化管理水平的提升，现阶段对工程竣工档案的要求持续提升，施工单位竣工资料整理在工程施工管理过程中显得尤为重要。但实际的建设中涉及到的建设环节较多，工程资料较为繁杂，使得资料管理的难度大大提升。再加上管理人员不关注资料的收集整理，整个管理过程较为混乱，资料经常出现不完整、不全面的特征，对后期工程竣工的完善产生了较大的影响。本文就这一主题进行深度的剖析，以供参考。

1. 施工单位竣工资料收集整理现状

1. 竣工资料管理不完善

随着建筑行业的不断进步和发展，建设标准和建设要求也相应的提升，整个建筑管理更具规范性。作为施工管理中的重要部分，工程建设资料的收集整理实效会直接影响工程竣工的完善度，但结合实际的管理会发现，这一管理工作仍旧存在不完善、不规范的现象。具体来说，在建筑施工的进程中，施工单位会投放大量的人力、物力和财力等进行建设项目的完善，为更好地满足现阶段高标准、高要求的建设需要，项目开展过程中大量的目光和管理重心多放置在施工的管理中，对资料的管理和收集不关注，导致整个资料管理中出现较多的问题。并且在管理过程中能够发现，由于基层资料人员会因各种现象出现离职或者职位变动等现象，导致很多资料在归档整理中出现较多的问题，甚至部分资料管理人员缺乏专业的操作意识，在资料管理中错用签字笔颜色、纸张的大小以及质量等不符合实际的要求，后期还需要进行补做或者重做等，造成财力以及人力中的浪费，无形中加大了企业的成本支出。

2. 管理制度及体系不健全

结合实际的施工管理能够发现，虽然现阶段很多施工单位开始注重管理工作的完善，但是受到多种因素的影响，在资料管理中仍旧存在较多的问题，导致整个建筑管理的实效始终偏低，其中较为显著的问题即为管理体系以及制度的不健全。具体来说，在实际的管理过程中，由于管理人员认识度不足，认为资料管理的意义不大，并且在制度的制定过程中多是借鉴其他企业或者行业的管理经验，并没有结合自身的实际进行管理优化，导致管理制度在实际的应用中缺乏实效，不能发挥其中的应用价值。管理制度无法落实，资料管理人员在实际的管理中不依据规范进行操作，也会造成资料出现各种问题。另外在管理体系不健全的背景下，建筑文件和技术通知的管理没有形成统一的体系，经常会出现编号缺乏系统性、规格大小与实际要求不符等现象，导致后期的整编工作难以高效地进行。且管理不完善导致资料的管理缺乏科学的分类制度和资料查询索引体系，资料查找难度较大，也会限制其他建设环节管理水平的提升。

3. 项目重视度不高

通过观察实际的建设能够发现，很多施工单位在管理过程中过于注重工程建设项目的开展和深入，整个发展重心在于按时、按量、按质完成建设。并且随着建设透明化以及建筑市场的影响，部分企业为获得建设资格，多采用低价竞标的方式，为获得更多的经济效益，在施工过程中也会加强施工成本的控制，导致资料整编工作被忽视。这一现象的产生原因与建筑管理人员的重视度不高有着直接的影响。即很多管理人员多将管理精力放置在硬件设施的完善中，强调和注重施工质量的控制，只有在最后关头才会组织相关的管理人员进行竣工资料的收集，时间紧迫下很多资料收集管理不完善，导致竣工无法顺利地开展。

2. 重视竣工资料收集整理的必要性

所谓的竣工资料既是指通过图纸、文字数据以及影音图片等载体保留下来的即时行为记录，这一资料能够反映出整个建设全过程。即结合实际的建设工程能够发现，竣工资料是建筑工程项目建设全工程的真实写照，同时也是工程项目交工验收质量评定以及后期进行日后维护和养护工作开展的重要依据。同时完善的资料也是建设施工单位、建设单位、接管单位以及相关政府部门了解建设质量的重要保障，所以说，保障竣工资料的完整性、准确性、系统性能够使得原始资料和实物相符，技术数据也更具真实性，对后期进行一系列结算、决算工作有着非常积极的影响。因此在实际的施工管理过程中，相关的管理人员应当注重资料管理的完善性，在建设的各个环节注重管理资料的收集，避免因管理不到位而产生资料缺失、丢失等现象。

3. 加强施工单位竣工资料收集整理的具体路径

1. 建立完善的资料管理制度

通过上述观点的论述能够发现，管理制度的不完善是导致资料管理实效不足的重要原因之一，因此想要完善和提升资料管理的实效，相关的管理人员应当注重管理制度的建设和优化，以此保障整个管理的有效性。首先，在施工建设开展前，相关的管理人员应当结合实际的施工要求建设相应的管理制度，保障施工过程中各项管理工作能够更好地开展深入，如可以借鉴其他行业或者企业的先进管理制度，然后结合实际的施工情况等进行优化改进，使得管理制度能够更好地发挥管理实效

^[1]。其次，施工作业中需要管理人员进行管理责任的划分，如技术部门主要针对施工中的技术进行全面的指导和完善施工组织设计的编制；工程部门应当对施工现场进行协调管理，保障施工过程中相关资料的整合；质量监督部门则是针对施工质量进行管理，并且在管理过程中对质检资料、施工过程中各项相关资料等进行细致地填写；安保部门则是针对施工现场进行全面的检查，并完成一日记录，保障施工资料的完善性。最后，项目的管理人员将涉及到的资料进行综合整理并检验，相关的资料管理人员对各项进行收集完善，结合不同的类型进行分类完善并归纳，保障整个资料管理的系统性和规范性。

2. 重视部门协调制约强化

除却注重管理制度的完善和健全外，各个部门间的协调合作也是保障整个资料管理完整性的重要部分。即对施工现场的各个部门进行强化管理，加强各个部门的协调配合和监督实效，并结合实际的情况进行管理制度的践行深化，使得资料管理更具高效性和全面性。举个例子，在施工建设中，工程部完成某个建设项目后需要及时与质检部门或者安检部门进行验收，质检部门或者质量监督部门可以依据施工规范进行检查深入，及时发现其中存在的问题，并及时与施工部门进行交流协调，提出相对应的整改措施。质量监督部门在完成相应的检查后应当及时填报质检报告，交由工程部进行核查，以保证资料的准确性，完成一系列检查后可以交由监理部门进行验收。在此过程中涉及到的各项数据需要资料管理人员进行及时的录入和整理，保障各个部门之间的协调有效性。

3. 优化各个施工阶段收集管理

为保障资料收集整理的有效性，相关的管理人员应当注重分阶段进行资料收集整理，保障不同时期的资料能够更好的归纳整理，以此提升整个竣工时期资料管理的有效性^[2]。具体阶段如下：

1. 施工准备阶段

此时期的资料管理主要针对设计图纸和开工资料等进行收集管理。例如首先需要熟悉设计图纸和设计说明，抓住建设的重点，然后相关的管理人员需要填写开工的资料，保障整个建设能够顺利开展。最后相关的资料管理人员需要对各项资料进行分类存放，保障各项资料的完整性和系统性。注意，在管理过程中会发现，施工与业主、监理等相关单位的资料不需要归档，但是在后期的管理中也有着积极的作用，因此在管理中需要对其进行分类管理，便于后期的应用。

2. 完善施工过程资料收集管理

在施工过程中需要相关的资料管理人员对各项施工中涉及到的资料信息进行科学的控制，保障资料收集的全面性。即施工过程中各种建设材料的购进以及机械设备的应用等都会产生相应的成本支出，这也是后期竣工资料中的重要部分，因此资料管理人员应当注重此部分资料的收集。并且在此过程中涉及到较多的资料填报环节，资料管理人员需要注重填写资料的规范，即填写中书面工整，采用耐久性较强的书写材料，只能用黑色中性笔填写签字，不同的表格应结合不同的要求进行规范归纳，保障资料整理得清晰、直观性等。同时实验报告也是竣工资料中的重要部分，相关的工作人员需要对试验报告进行整理和收集，以便于保障资料的完善性和整体性。

3. 施工后期管理控制

结合上述观点的论述能够发现，很多施工单位多是在竣工时组织大量的人员进行资料的收集和整理，紧迫的时间下容易产生较多的问题。为保障资料的完整性和准确性，相关的管理人员应当注重收集管理的优化，即在施工后期提前进行资料的收集和整理，如检查相关的资料是否存在漏报、书写错误等现象，然后将相应的表格进行综合整理，对其中的具体内容进行分析，完成相应的工序后需要业主方进行签字盖章^[3]。完成这一工序后需要进行复印装订，结合实际地要求进行优化，保障装订的规范性。同时竣工图纸应当对变更的具体内容进行综合的分析，并将其如实反映标注，完成后加盖竣工图章等。

结束语：由此可见，施工单位竣工资料的收集和整理对完成竣工结算等工作有着直接的影响。因此在实际的建设过程中，相关的管理人员应当注重各个环节资料的收集和整理，继而为后期的工作高效地开展奠定基础。

参考文献：

[1]滕丽. 施工单位竣工资料收集整理存在的问题及对策[J]. 四川建材, 2021, 47(8):2.

[2]高燃燃. 浅谈建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略[J]. 区域治理, 2019(10):1.

[3]韩二曼. 市政工程资料管理现状分析与应对策略[J]. 绿色环保建材, 2019(6):1.