企业电子化招标采购管理系统应用

企业电子化招标采购管理系统应用

汤兰银

阳春新钢铁有限责任公司 邮编： 529600

摘要：当前，企业招标活动已经向着电子化方向发展，电子化招投标不仅可以提高招标采购工作质量和效率，还可以保证各项工作的公开、公正、透明，并实现全过程的规范化管理。在对招标采购管理系统进行设计时，需要根据工作特点规划系统模块，以完善系统功能，同时开展系统运行测试，针对其中的不足进行持续优化，优化系统运行效率，进一步提升招标管理水平。本文就企业电子化招标采购管理系统应用进行分析，以提高系统建设水平，为企业电子化招标采购活动开展奠定良好基础。

关键词：企业；电子化招标采购；管理系统；应用

近年来，我国的国民经济快速发展，招标采购行业发展也趋于规范化，而为了进一步优化招标采购工作，降低成本，提高企业效益，需要充分结合当前的数字化发展趋势，建立电子化的招标采购管理系统，以实现招标采购信息的科学归纳与整理，这样可以进一步提升招标采购效率，保障企业经济效益^[1]。因此，必须要加强对电子化招标采购系统的研究与应用，促进企业招标采购业务的信息化建设，为企业可持续发展奠定良好基础。

一、企业电子化招标采购管理系统建设要求

在进行电子化管理系统构建过程中，首先要提高系统的应用可行性。当前，在开展招标活动的过程中，已经出台了专门的法律法规，对于招标采购管理系统的建设，应当严格遵循国家的法律法规，从政策上给予系统建设支持。其次要加强基础配套支持。企业需要适当增加资金投入力度，加大相关信息技术的开发及应用力度，确保最新的科研成果能够运用到系统研发与使用中，进一步提高系统运行效果。在对系统进行建设时，还需要拓宽资金来源渠道，并对各个环节资金的使用情况进行全方位追踪与管理，避免出现资金浪费问题。要通过系统应用来降低整体的建设成本。最后在进行系统应用期间，要对各项工作的开展情况进行实时监督和管理^[2]，进一步提升招投标活动的工作效率，缩短招投标周期，并且保障招投标活动开展过程的公平性、公开性及公正性。

二、企业电子化招标采购管理系统构建方案

（一）设计思路

根据我国法律规定以及现有的招标采购管理制度要求，在进行系统建设的过程中，首先要设计完善的框架结构，并且在原有设计理念的基础上对思路进行全面拓展，确保建设完成的系统功能更加完善。其次，要构建统一的信息平台，将所有的主体纳入到统一的环境中，实现一站式办公操作。要对不同主体之间的数据信息进行全面提取，并且对存在关联性的数据信息进行整合应用，通过信息分类实现交互性操作，并且提高数据传输的及时性和准确性。各个主体可以利用现有的信息开展各项活动，在进行协同处理的过程中，提高招标和采购管理工作的开展质量与效率^[3]。

2. 明确定位

企业要明确系统应用的定位，需要根据企业的发展需求和业务要求，对系统功能进行精确设计。首先要构建招标业务管理系统。这项系统主要是为公司领导层提供服务，包含信息获取、工作审批、活动监督等功能。其次实现电子化招标。企业可以对招标全流程进行电子化操作，实现对各项工作开展情况的全方位控制，从而确保招标活动开展中所产生的数据信息均可进行全面记录。最后，对招标全流程业务公开透明操作，并应用专家信息库技术，对评标专家的准入操作、考评工作等进行多方面管理。最后构建全生命周期管理体系，招标采购管理系统的应用应当是一个持续的过程，只有实现全生命周期把控，才能够保证电子化招投标活动的顺利开展，进而实现采购工作效率的最大化提升，并降低企业成本，提高效益。企业应基于全生命周期开展系统维护及更新工作，确保电子化招投标活动的持续性及有效性。

2. 完善功能模块

在对系统功能进行完善时，首先要构建动态的监管体系，以保证各项活动始终处于公开、透明的发展状态。公司领导层、招标领导小组以及工作小组需要组成动态监管机制，公司领导层可以通过管理系统对招标采购全过程、工作结果进行远程操控。领导小组和工作小组可以对各项工作开展情况进行全方位检查。在进行全周期管理体系建设时，为提高服务水平和产品建设质量，需要对供应商进行全过程管控。在对管理流程和工作标准进行评估时，需要对供应商入库、参与招投标及履约等活动开展情况进行定期评估。评估内容包括但不限于产品应用质量、价格及进度等。评标专家的选择对系统构建有重要影响。要想构建完整的专家信息库，需对公司内部和外部的专家数据信息进行全面整合，并且对专家推荐、准入及考评活动进行全方位监督和管理，进一步提高数据信息应用价值，确保评标决策工作在开展时更加全面准确^[5]。

2. 建立健全保障体系

在系统应用过程中，要想提高系统运行稳定性，就需要健全保障体系。首先要构建完整的组织体系，企业可以组建专门的信息化领导小组，对电子业务决策和管理进行专项负责。在开展各项工作时，需要做好市场调研，根据现有调研数据信息，对功能进行规划设计，并且对应用环节进行多方面评估，在此基础上对系统功能进一步完善和优化。在进行组织建设的过程中，要实现上传下达的良好效能，通过定期和不定期抽查，向高层汇报系统应用情况，并了解其他业务部门的发展需求

、协调处理系统应用相关工作，构建沟通协调的信息平台。此外，还需要建立健全招标制度，提高信息化办公水平，以满足采购活动需求。

在对原有管理制度进行优化时，首先要对各项制度内容进行全面梳理。例如对招标采购、供应商管理及评标专家制度进行分析时，需要对各项制度的应用可行性进行评估，明确其中存在缺陷的制度，并积极优化改进，形成协同性制度体系。企业还需要根据招标方式差异，结合自身管理经验，制定差异化的采购管理方案和审批流程，并根据不同阶段的发展需求制定针对性管理内容，制定并实施切实可行的改善方案。开展电子化招标采购活动需要大量的基础数据支撑，因此企业需要构建协同办公信息平台，确保内部所有部门都能通过信息平台进行积极沟通和交流，并且实时汇报自身工作情况。在获取招投标活动所有相关信息后，需要对其分类并整合应用，同时构建相应的数据资源库^[7]。

2. 注意事项

（1）规划设计

在对管理系统进行建设的过程中，对各个阶段工作的开展都有一定要求，因此要明确不同阶段的注意事项。在对系统集中规划和设计时，要根据企业和职能部门的需求，对系统的功能框架进行具体设计。这个阶段的工作重点是对市场需求进行调研和分析，这主要包含了前期准备、需求调研及分析确认等内容。在准备期间，要明确调研目的、内容及主要对象，根据不同阶段的发展需求开展针对性的调研活动，对不同管理层和使用单位的需求进行差异化调查，并对所需数据进行全方位采集。在对调研数据进行归纳和总结时，需要构建相应的数据化模型，对系统建设过程中可能出现的问题进行预测，并做好防御措施^[8]。

（2）研发

在对系统进行开发和建设时，要根据前期调研结果，对系统科学规划设计，将设计意图转化为系统的实际功能。功能结构设计主要包含两层结构，一层是管理决策层，另一层是业务层。通过对业务规则和工作流自动驱动业务进行有效管理，可以对所有的数据信息进行统筹挖掘，实现数据实时查询和掌握，这样便能够实现各个部门之间沟通的通畅性，实现信息资源共享，进而提高招投标活动开展效率。

（3）试运行

在对系统进行试运行时，需要采取典型的项目对系统功能和实施特点进行测试和检验，并根据最终的运行效果对系统功能进行优化调整。可以通过开展实际业务对系统功能进行测试，分析系统具体运行与理论规划出现的差异性。对系统应用可行性进行检验，确保系统在使用过程中能够保持与理论设计的一致性，进而满足不同职能部门对系统运行的需求。在系统维护中，需要总结系统运行中容易出现漏洞的地方，并制定针对性的维护措施，同时建立应急防御体系，促进系统各项功能的持续优化，以更好地满足企业各个部门的业务开展需求。

结语：综上所述，在对传统的招标采购工作进行改进的过程中，将其与信息化技术进行有效的融合，可以促进整个行业的健康发展。构建电子招标采购管理系统，可以为各个单位的发展提供电子化的平台，并营造了良好的网络环境。但各项技术的实施离不开组织体系的建设，因此企业需要制定完善的规章制度，为各项工作的开展提供有效的依据。在对工作思路进行改进时，需要构建针对性的管理系统，并对系统的性能进行持续的优化，确保系统在应用时能够发挥更大的作用，促进企业的可持续发展。

参考文献：

[1]马红斌,张迪,徐世阳,熊国宏,刘珮,敖翔,陈博能,傅盈.基于结构化思路的电力企业招标文件管理方法研究[J].通讯世界,2020,27(07):166-167.

[2]李永涛.企业电子化招标采购管理系统应用研究[J].企业改革与管理,2019(09):9-10+23.DOI:10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2019.1250.

[3]赵宇思,张元新,陈秀娟. 新时代创新实践“互联网+”招标采购新模式[J]. 招标采购管理,2021,(04):22-25.

[4]刘继国. 电子化招投标视域下国有石油企业招标管理探析[J]. 中国石油和化工标准与质量,2021,41(07):79-80.

[5]曾佳鹏. 线上战“疫”全面推进全流程电子化招标采购工作[J]. 中国政府采购,2020,(03):25-26.

[6]中招公信链――新一代招标采购电子化安全可信平台[J]. 招标采购管理,2019,(08):24-25.

[7]姜英明. 打造透明、绿色、公平、高效的电子化采购——浅谈安徽移动电子化招标投标实施现状与成效[J]. 招标采购管理,2019,(03):53-55.

[8]唐超.“互联网+”背景下电力企业电子化招标信息平台建设[J].中国科技信息,2018(14):41-42+44.