现代档案整理理念、技术探析

现代档案整理理念、技术探析

唐丽男

黑龙江省农垦管理干部学院

【摘要】在开展现代档案整理工作时，要结合社会发展的实际情况，制定科学的现代档案整理机制，更新现有的现代档案整理理念，应用先进的档案整理技术，保证档案整理工作的质量能达到规定的要求。本文就现代档案整理理念、技术进行研究，以期能够进一步促进我国档案行业的发展。

【关键词】现代档案；整理工作；整理理念

在开展档案管理工作时，要加大对档案整理工作的重视，明确档案信息资源的整理对象，结合信息技术和计算机技术开展档案整理工作，并根据不同档案类型选择不同的档案整理方式，并将先进的档案管理理念融入其中，以减少档案整理工作中出现的影响因素。

一、现代档案整理工作的现状问题分析

现在我国很多档案管理人员存在不重视档案信息资源的问题，这一问题给档案管理工作开展造成的影响非常大。在对档案信息资源进行管理时，没有认识到档案整理工作的重要性，严重降低了档案整理工作的水平。部分档案管理人员认为档案信息资料整理工作严重缺乏技术含量，并不需要投入大量的人力和物力。因此，对档案信息资源进行整理时，要提高档案管理人员自身的意识，对档案信息资源整理工作进行详细的里了解，降低档案管理人员对档案整理的抵触心理，以保障档案整理工作能得到顺利开展。

现在我国很多档案馆在对信息资料进行整理时，采用的仍旧是传统的档案信息资源整理方法，这种整理方法本身缺乏一定的科学性，使得档案整理工作人员产生档案整理工作不重要的认知。我国部分单位在对档案信息资源进行整理时，采用的仍旧是传统的档案信息资源整理办法，这种档案信息资源整理办法无法有效的适应现在社会人们对档案从信息资源的需求。传统档案信息资源整理工作开展过程中采用的一般为认为档案信息整理办法，这种档案信息整理办法本身有着效率低等缺点。很多企事业单位都认为自己不需要设立专门的档案管理部门，认为在开展档案管理工作时，只需要一到两个管理人员就可以完成。

二、现代档案整理理念的分析

在对档案信息资源进行整理时，要对档案信息理念进行科学的分析，了解档案信息资源的性质和内容，明确档案信息资源主要包括那些内容，在对这些档案信息进行归档处理时，应该采用那种归档方式，并且在开展归档工作过程中还要对档案信息资源的完整性进行详细的了解，在这个过程中档案信息资源的数量和质量尤其重要，如果档案整理人员缺乏专业性，那么档案信息资源的质量就会受到影响，严重的甚至还会给后续档案工作的开展造成阻碍。在开展档案信息整理工作时，要严格按照规定的要求进行整理，并且在进行中整理的过程中还要明确档案整理的规范。制定科学的档案整理标准，提高档案整理人员的责任意识，严格按照档案整理的规章制度开展整理工作，并根据档案信息开展的实际情况选择合适的整理方法，以降低档案管理工作中出现档案信息资源整理过于随意的问题。档案信息资源整理人员要结合先进的信息技术开展整理工作，提高档案整理人员之间配合的合理性，以保障档案整理的科学性、规范性。

在开展档案信息整理工作时，要加大对计算机技术应用的重视，创新现有的档案整理方式，明确档案信息资源整理的依据，采用逻辑算法电子档案信息资源进行整理，利用衍生符号对档案信息资源进行整理，保证电子档案信息资源之间始终存在的联系，在对档案信息资源进行整理时，要加大对逻辑记录的重视，以满足人们对档案整理的要求。

三、现代档案整理技术的分析

1元数据档案整理技术

在对档案信息资源进行整理时，可以元数据档案整理技术，这种档案信息整理技术不仅能够有效提高档案信息资源整理的效率，还能提高档案信息资源的连续性。在档案整理发展的过程中，数据档案整理技术提出的时机是在电子档案出现后，是西方档案界针对档案整理技术所作出的一个重大地进步与突破，其实践的基础与前提是文档是一体化。最初文件生命周期理论是依赖于刚刚出现的文件中心理论发展而来的。在当时文件中心理论可以将文件管理与档案管理看成一个互相统一的文件系统，是一种较为新型的文件保管机构。

2非元数据档案整理技术

非元数据档案整理技术与元数据档案整理技术都属于现代档案整理技术。非元数据档案整理技术包括了双套制的档案整理技术、不同载体的混合档案整理技术、传统的实体档案整理技术以及以件为单位的档案整理技术。在很大程度上，非元数据档案整理技术是对我国传统档案整理方法与技术的延续，其不需要以来元数据集，可以完全脱离网络环境，不需要实现文档的一体化，与我国的档案管理理论与实践具有较好的匹配性与统一性，可以为我国重新认识电子文件、电子档案以及整理电子文件提供了一个崭新的角度。在利用非元数据档案整理技术进行档案整理的时，其主要是将档案历史联系整理与档案实体整理进行了有效的分离，在我国现代数据档案整理技术中占据重要位置。

3虚拟档案整理技术

在现代档案整理技术体系中，针对历史联系的整理主要是虚拟整理技术，它是和实体整理技术互相对应的一种档案整理技术，是一种无关于实体文件排序、进行档案记录并将档案历史联系揭示的一种整理技术。虚拟整理技术不管档案实体之间的排列顺序，而仅通过一套符号以及这套符号所具有的语法逻辑来进行档案历史联系的记录和揭示。进行档案的历史联系的虚拟整理的结果是档案历史联系的记录的形成，即形成记录、固化和揭示档案历史联系整理的相关结果。相对于传统的实体整理技术，虚拟整理技术能够将档案历史联系进行多维整理，而且能达到档案整理技术在各种实践环境下的相互统一，这些实践环境包括了现代的电子档案实践环境、传统的纸质档案实践环境以及不同载体的档案互相混合的档案实践环境。在计算机技术的帮助下，档案虚拟整理技术能够在不对实体排序形成破坏的前提下，通过将不同原则下的历史特征、文件档案的历史特征的记录进行多维化的排序，使得不能通过实体整理技术来完整体现的档案历史联系，通过虚拟整理技术来形成完整全而的记录。档案的虚拟整理技术克服了在档案整理中非历史因素的影响，加速了我国现代档案管理的发展进程。

四、结语

通过上述文章，可以知道在开展档案整理工作时，既要制定科学的实体档案整理方案，又要加大对电子档案整理的重视，严格按照档案整理的原则开展档案整理工作，采用先进的虚拟整理技术对档案信息资源进行整理，不破坏档案资源的实体排序，采用多维度的方式对档案信息资源进行整理，以便有效提高档案信息资源的整理水平。

参考文献

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