浅谈企业办公自动化系统的现状与发展

           浅谈企业办公自动化系统的现状与发展

彭小红1，,何林波2

1江西中烟工业有限责任公司井冈山卷烟厂，信息管理科，江西省吉安市吉安县嘉华大道298号 343100；

2江西中烟工业有限责任公司井冈山卷烟厂，信息管理科，江西省吉安市吉安县嘉华大道298号 343100。

摘要：随着电子信息技术的飞速发展，电子通讯技术与计算机技术也迎来了新的历史发展阶段，企业信息化的办公是当今的一种趋势，本文对企业办公自动化系统的概述谈起，分析了企业办公自动化的现状与存在的问题，并对我国企业办公自动化的发展策略进行了相关的探讨。

【关键词】信息化办公；现状；存在问题；发展策略

引言

目前随着计算机科学的发展，办公信息处理的自动化已经成为企业中普遍应用的一项现代科技手段，能够有效的提高办公效率和办公质量，企业办公自动化的水平关乎到企业的发展前景：

—、企业办公自动化系统的概述

办公自动化系统是通过运用计算机的文字处理软件对需要处理的各种文档进行处理与保存，利用复印机、传真机或计算机网络设备等对文档进行复制、转移或传递。随着信息科技水平的飞速提升， 企业对讯息科技的需要也逐渐增加， 企业日渐繁杂的日常工作也给行政办公方面提出了更多的需求， 特别是在办公效率、品质等方面。OA 办公自动系统的创建， 可以让部门办公及业务体系的信息资源实现全面沟通分享， 让业务单位之间、业务部门之间、工作人员之间更好地协同合作， 提升企业平常办公的安全性和稳定性， 让企业办公变得更有效率、规范并更具科学性。 现在 OA 办公自动系统被企业当成连通企业管理过程的一种集合应用， 针对不一样的应用对象， 可发挥出不一样的效能。

二、办公自动化的现状及存在的可题

1、办公自动化管理模式较落后

在企业办公过程中办公自动化系统的引入，对原有的办公模式产生了极大的影响与改变，尤其是那些习惯了传统办公方式的工作人员来说，对改变了其原有的工作方式与习惯可能是很不习惯的，甚至有些工作人员可能还会有抵触的情绪，从而影响到办公自动化的运用，可能还会造成企业办公自动化系统与手工操作系统之间产生矛盾。可能还会有一部分的管理人员和办公人员计算机操作水平不高，又不肯学习，在这种情况下，即使计算机网络资源先进，也会造成应用办公自动化的水平得不到提高，效果不明显，这些落后的办公自动化管理模式是妨碍其发展的主要原因。

2、基础设施不完善，人员素质有待提高

目前，在企业中多数的计算机应用了办公自动化系统，但网络系统与资源还不完善，先进的网络设备与技术缺乏，系统的安全得不到足够的保证。办公自动化的每一个环节都是紧密相连的，环环相扣的，如果有某一环节或步骤没有做好，就会影响到其它环节，影响到整个办公自动化系统的运转，这些是需要办公自动化操作人员提高其自身素质的。其次，专业人员的缺乏也是企业办公自动化面临的问题之一。

3、企业办公自动化的定位不准确，传统观念还很强

我国有很多企业的管理者或工作人员因年龄偏大，思想不先进，对办公自动化的理解程度不够，仍局限于传统观念， 认为办公自动化“远水解不了近渴”、“说起来重要，做起来次要”。他们片面的认为仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字和表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这并不可能大幅度的提高企业的工作效率，影响了办公自动化的推广与使用。

4、企业当中对于实行办公自动化的规章制度还不够健全。

俗语说“没有规矩，不成方圆”，企业办公自动化工作的重中之重就是办公自动化管理问题，企业中实行办公自动化的规章制度与条文不健全，不合理，甚至于没有制定，对办公自动化操作人员的培训方案也没有，这些都影响了企业办公自动化的发展。所以企业应培养具备计算机专业技能的管理人员来规范办公自动化的管理，并建立相关责任制度。

5、企业当中对办公自动化的安全意识不强。

人们对信息的价值有了认识，因而对信息的存储和保密也就重视，而今，病毒的破坏、黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。

三、企业办公自动化的发展策略

1、革新办公自动化管理模式

原始的办公自动化管理模式还停留在低水平的自动化上，是跟不上科技的发展形式的。要想企业办公自动化迅速发展，一定要革新现有的办公自动化管理模式。办公自动化是否能做成功，关键在于企业领导的重视程度。一个新生事物的诞生和发展势必触及到传统的工作习惯、方法和规章制度，推广的阻力会很大。从开始准备时，企业领导就要高度重视，并将其列为工作重点，并直接抓这项工作，从自己做起，与大家集体学习，有问题及时得到技术人员的现场指导。这既为我们树立了良好的学习榜样，又保证了政令的畅通。一项工作从上往下推动起来比较容易，各部门之间相互配合、协调顺利，是办公自动化应用成功的关键。在学习运用当中，将新型的管理手段融人办公自动化管理中，采用国际标准化的技术手段，注重办公自动化技术的自主研发，新型的办公自动化管理模式会更加适应办公自

动化的发展，提高办公的效率和办公的质量，做到在节省人力物力的基础上，科学准确的办公。

2、提高工作人员素质

企业要加大培训方度，培养出知识面广，专业能力强，责任心强的优秀复合型人才，企业领导要提高站位，以提供高素质的工作人员是办公自动化得以顺利进行并能够健康发展的必要保障。企业必须通过定期的培训和考核，将最先进的办公自动化科技理论传授给工作人员，促进工作人员的办公素质提升，以便更好的工作；此外，为了更好地发展企业的办公自动化水平，除了要对现有的员工进行培训和考核，企业也要招揽人才，将优秀的办公自动化人才招揽进来，让他们为企业的发展做出贡献。

3、完善办公基础设施

俗话说的好，“巧妇难为无米之炊”，好的硬件设施是办公自动化顺利发展的基础保障。先进的科技和高端的仪器，既可以科学准确的完成办公任务，又可以减轻工作人员的工作压力，做到了又好又快的办公。先进的办公自动化设施能够使企业的各项工作高效有序的运转和进行，使得各部门的工作可以相互衔接并同步完成，事半功倍的完成企业的任务，所以完善办公自动化的基础设施建设是发展办公自动化的重中之重。

4、健全企业规章制度

现存的企业办公自动化规章制度并不完善，企业要想快速的发展办公自动化，特别是企业领导，必须采取一定的措施，健全完善企业现有的各种规章制度，科学合理地制定出一系列的办公自动化管理条例、安全方案等相关规定，使办公自动化的管理和实施做到有规定可以遵守。

5、牢固树立信息安全意识

首先要树立保密意识，高度重视网络安全工作，不得将内部涉密的计算机、设备和网络接入网络，不准在网上传输和存放涉密信息。各单位主要责任人为网络安全的第一责任人，信息员为具体责任人，各司其职，将工作落到实处。其次信息化部门要加强技术及管理知识的学习，经常对各单位网络进行检查，对存在的问题及时指出、及时纠正，务必确保安全。然后要加强网络设备的管理，凡安装、维护、连接和设置，均由信息化部门统一负责，严禁随意更换、改变其物理的位置、形态、性能，严禁改变其连接关系、运行状态和系统的设置。

四、结语

企业的办公自动化是顺应时代发展的新型事物，推进企业办公自动化的发展，需要从各方面进行努力，愿我们共同努力，为我国的计算机技术在办公自动化领域得到更好的应用和发展做出我们就有的贡献。

【参考文献】

[1 ]周俞.企业办公自动化的现状及发展策略探讨[J].《中国市场》 2006年第2期

李强军.办公自动化发展现状及其趋势研究《华东科技：学术版》2012 年第9期