提高办公室档案管理工作效率的思考

提高办公室档案管理工作效率的思考

张洪冰

黑龙江省望奎县中医院 ,  黑龙江望奎县 152100

摘要：新时期，机关档案管理需要着眼于档案管理的实际情况，改变传统观念。 文章分析了提高档案管理质量和效率的相关策略和要求，通过构建完善的档案管理体系、规范档案收集、加快档案管理信息化，进一步推进档案管理创新。随着社会的发展，档案管理被提上日程，档案管理的内容和形式也日趋复杂，这对管理人员来说是一个巨大的挑战和考验。单位需要重点关注档案管理的实际情况，真实展现档案管理在整体调整提升过程中的导向作用和优势，了解不同单位办公室档案管理的实际情况，分析提升档案管理质量和效率的相关策略和要求，为推进档案管理改革调整提供相应的参考。

关键词: 文件管理；工作效率；晋升方式

新时期对机关档案管理提出新要求，需要注重文化建设和制度改革，分析新时期档案管理的思路和方向，不断推进档案管理的创新和改革。在复杂的办公室档案管理形势下，要立足管理制度建设，深入分析档案管理的具体要求，全面调整工作思路和方向，确保档案管理资源的合理配置和利用。

一、办公室档案管理要求

1.档案管理文化与制度建设的要求

对于企事业单位来说，档案管理的重要性和必要性不言而喻。档案管理的质量和效率直接影响企事业单位的稳定建设和发展。为树立良好的社会形象，各单位必须注重档案管理的有效创新，提高工作质量和效率的要求。一方面，我们需要重视文化建设和体制改革；另一方面，需要着重分析新的时代背景下档案管理的思路和方向，积极摆脱传统管理模式的束缚，深化对档案管理的认知和理解，积极组建专门的管理部门来实施这项工作，确保档案管理能够大放异彩，焕发新的活力。目前，一些单位已经意识到档案管理的必要性和重要性，以办公室为重点，保证办公室管理人员能够全身心投入，为提高档案管理的质量和效率建言献策，做出自己相应的贡献。

2.档案管理的创新手段

档案管理主要是基于对档案实体和档案信息的有效管理、归纳、总结和分析。所涉及的服务内容和管理策略是多样化的，与各项业务的发展密切相关。单位需要着眼于档案管理的实际情况，结合时代发展的要求，主动与国际接轨，不断推进档案管理的创新与改革。调整传统管理模式，实施现代高效的档案管理策略，确保档案管理能够发挥相应的作用。办公室工作人员需要意识到自己的社会责任，掌握档案管理的重点和难点，并在整体调整和提高的过程中积极实现个人工作能力的稳步提高，这对管理的改革创新和管理资源的合理配置和利用具有非常关键的影响。管理者需要站在时代发展的角度，把握新时代办公室档案管理的核心要求。

3.档案管理服务职能的创新。

从宏观上看，办公室档案的管理是复杂的。首先，办公室档案管理的服务性、管理性、政治性是显而易见的。虽然可能不会直接产生物质财富，但与整个单位的稳定建设和发展密切相关，具有全局性影响。能够为机组的稳定运行打下坚实的基础，真正实现机组综合实力的稳定提升。其次，不同档案管理工作之间的联系和互动频繁，逐渐形成了全新的管理体系。办公室档案管理需要以管理制度建设为基础，分析研究内部不同的管理工作，尽量避免孤立和静止。只有积极践行与时俱进的管理理念，深入分析档案管理的具体要求，才能做到对症下药。最后，办公室档案管理有助于为各项管理工作的有效运行提供有针对性的依据和支持，促进各项管理活动和业务活动的顺利开展。办公室档案管理要真正适应时代发展需要，全面调整工作思路和方向，保证档案管理资源的合理配置和利用，这对单位的稳定建设和发展有着重要影响。

二、提高办公室档案管理效率的途径

1.全面创新思想观念。

首先，管理思想的有效创新是办公室档案管理改革的前提和基础。为了有效推进机关档案管理的改革与创新，管理人员需要加强专业创新素养。有些档案人员对档案人员的管理技术、会计技术、信息技术了解不够，有很多越轨行为，所以在实践中非常被动和被动。为了避免这种不足，管理层应在创新理念的基础上，深化管理人员对档案管理的认识和理解，加强专业讲座、培训和技术交流与合作。通过信息资源的有效共享，可以加深档案工作者对这项工作的理解和认知，保证档案工作者积极学习优秀的做法和经验，在掌握专业技能的基础上，为档案管理实践的稳定实施出谋划策。互联网+的思维融入非常重要，有助于全面提升工作人员的专业素质和能力，为档案管理的改革创新铺平道路。管理层要注重工作思路和方向的有效调整，了解档案管理的重点和难点，在全面调整和完善的基础上，确保后期培训工作的有效提升和创新支撑。只有保持档案管理的连续性和一致性，才能与时俱进，才能真正保障档案管理人员的职业规划。

管理层需要更新管理理念，确保档案管理意识的有效增强。目前，单位档案管理难度系数偏高，工作人员尚未树立良好的管理意识，管理理念较为简单机械，严重影响了档案管理的有效改革。要强化单位全体员工的档案管理意识，只有在正确的档案管理意识指导下工作，才能更好地实现档案管理理念的整体创新和优化。各单位需要留出更多的时间，注重档案管理规范化关系的分析和认定，了解当前办公室档案管理存在的各种不足，始终坚持以人为本的管理理念，积极构建现代化管理体系。服务意识的树立是调整和提高单位自身发展和社会实际需求的关键，有助于进一步体现单位档案管理的针对性和有效性，真正促进岗位责任制的有效实施。避免不科学、不合理的规章制度，确保每一位工作人员都能兢兢业业、兢兢业业，切实建设和加强单位档案管理体系，实现不同管理资源的合理配置和利用。

2.全面提高工作效率

为了有效避免上述缺点，办公室管理者需要加强工作质量和效率的提升，注重对不同应用管理要素的分析和研究，了解管理现状，真正实现不同管理资源的合理配置和利用。确保每一位工作人员都能意识到自己的社会责任，积极为档案管理的创新改革建言献策，做出相应的贡献。此外，工作人员自身也需要抓住学习和晋升的机会，注重专业能力的发展和经验的有效积累，积极参加各种学术交流和技术推广活动。

管理技能和管理水平的提高是一个长期的过程，有利于档案管理的全面改革和实施。管理层需要从宏观角度重视对员工的培训和教育，以确保他们能够拥有强大的管理技能。目前，我国机关档案管理存在诸多不足，档案人员多为兼职。他们大多不具备全面的档案管理技能知识，缺乏专业的管理素养。管理层应意识到这一问题的严重性，加强与档案人员的沟通，抓住问题的核心，在提高档案人员管理技能和水平的基础上，明确档案人员的核心要求，注重专业技能培训，确保档案人员具备较强的管理能力。

3.建立完善的档案管理系统。

办公室档案管理的实用性是显而易见的，包括不同的工作环节，所以一些工作人员因为工作能力不足而出现工作偏差或失误。办公室档案管理环节少、互动少，有些工作步骤直接被忽略，使得档案管理的整体质量和效率停滞不前。为了避免这一问题，该单位需要构建完善的管理体系，加强不同管理部门之间的联系，确保管理人员工作有章可循。其中，工作流程的有效简化最为关键，管理层需要与时俱进，关注办公档案管理中存在的各类问题，并进行有效的梳理和总结，真正实现对症下药，举一反三。日常档案管理中的问题具有共性，工作需求的优化升级和合理设计是基础，有助于全面提高档案管理的稳定性和针对性。办公室档案管理人员需要掌握现代网络技术，加强与其他部门的合作，构建完善的管理体系，积极实现档案管理信息的有效共享。只有这样，才能突破传统档案管理模式的束缚，为办公室档案管理活动融入更多的新鲜血液，真正实现管理资源的合理配置，确保管理质量的稳定提升。

三、结论

提高办公室档案管理的质量是非常必要的。单位需要意识到其重要价值，全面创新思路，积极提高工作质量和效率。办公室档案管理工作比较复杂，需要运用全局观为单位的稳定运行打下坚实的基础，真正实现单位综合实力的稳定提升。只有运用系统观构建全新的管理体系，针对不同的内部管理工作进行分析研究，尽量避免孤立和静止，积极践行与时俱进的管理理念，深入分析档案管理的具体要求，才能适应时代的发展需要。全面调整工作思路和方向，保证办公室档案管理资源的合理配置和利用，对单位的稳定建设和发展具有重要影响。加强不同管理环境之间的互动，着眼于时代发展进程，在整体调整优化升级过程中稳步前进。

参考文献：

[1]赵洁.浅谈办公室文书档案管理效率提升对策[J].办公室业务，2021

[2]李秀梅.强化办公室档案管理的创新思路探讨[J].办公室业务，2021

[3]李伟，王允波.浅析医院办公室档案的应用及管理特点[J].办公室业务，2021

[4]张铭涛.医院办公室档案管理规范化的对策研究[J].兰台内外，2021

[5]万红英.提升办公室档案管理工作效率的途径分析[J].冶金管理，2021