业扩纸质档案分散、集中、混合管理模式分析

业扩纸质档案分散、集中、混合管理模式分析

汪永祥

贵州电网有限责任公司贵阳花溪供电局，贵州省贵阳市，550025

摘要：随着电子计算机的高速发展，档案工作的技术、方法发生了很大的变化，电子档案在给我们带来方便的同时也带来了诸多的问题，电子档案也不可能会取代纸质档案，而是两者共存，档案的纸质性文件留存管理问题也越来越突出，档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志，业扩档案管理，不仅能够确保供电双方的权益，促使供用电达成一致协议，而且能有效避免供电与用电过程中的各种纠纷出现，是确保供用电安全运行的基础。本文通过对业扩档案分散管理与集中管理模式的分析，指出两种模式的优缺点，提出结合分散管理与集中管理优点的档案分级管理模式。

关键词：业扩 档案 管理模式

  电力体制改革的不断深化，供电局的业扩档案管理同样需要强化。原业扩档案管理是以集中的形式由市场营销部进行管理，随着花溪供电局下属四个供电所的全业务运作，原来的管理模式发生了变化，集中形式的档案管理是否有利于现今的供电所内部综合管理，通过大量资料信息的查阅和现在集中管理模式进行对比，进行了粗浅的分析。

一、业扩档案集中管理模式

业扩档案集中管理模式是将花溪供电局全量营销业扩资料档案，通过成立档案室进行集中管理，在市场营销部的直接管理下，承担着花溪供电局全部营销业扩档案信息资料的储存、管理工作，发挥统一管理营销业扩档案的作用。

  业扩档案集中管理的优点：

1、配有专职的档案人员，统一接收、保管、查询、处置档案，提高了对人、财、物的有效使用，节约了档案管理成本。同时，集中管理模式还能提升业扩档案管理规范性，因其具备统筹管理条件，可以防止因局部区域档案零散分布，致使档案资料出现丢失或者保管不当情况。若能推行集中管理，可以重新梳理清晰的档案管理思路，抑制档案管理不规范行为，保证各区域业扩纸质档案均能在规范化环境下得到妥善管理与合理利用。最为关键的是在此种管理模式导向下，档案管理员也能充分使用标准且统一的档案保管设施，如为其单设档案架、档案室等，适当规避档案受潮或虫咬风险。随着集中管理模式的实施，纸质档案即可获取可靠且安全的保存条件，为更多档案管理者指明纸质档案管理方向。

2、专职档案员可以专心做好档案工作，有更多的机会参加学习、培训，接爱档案专业知识教育，便于利用现代化手段进行数字化档案室建设，促进档案管理专业水平和档次的提高。集中档案管理模式能够实现档案管理力量的集中分布。以往从事档案管理工作的人员，无论是业务能力还是职业素养多有差异，面对繁重的档案管理任务，常表现出“无处下手”的情况。而集中管理模式能够为其提供标准化工作程序，继而有效减轻档案管理工作负担，能够利用节省下来的时间积极参与现代化档案管理培训活动、不断积攒丰富的学习经验，进而促进专职人员能力与素养双重提升。另外，因集中管理除了可以减少管理数量外，还能实现成本缩减，最终促使供电所在档案整理过程中储备更多可用资金，将其用在其它业务上，自此实现供电所的良性运作。

（现状：无专职档案人员，档案室实际为城区供电所使用，档案室运行、销户档案混杂存放，未进行有效分类，不利于档案管理）

  业扩档案集中管理的缺点：

相对于各供电所做为管理主体、责任主体部门来说，对服务对象档巡查的查询、利用较为麻烦和繁琐，无法做到对用户基本用电设施设备的完全掌握，不利于更精细化的管理。而且由于集中管理模式指引下，对档案管理者提出的要求更为严苛，致使工作难度有所增加。特别是在应对档案室防潮防火、防尘防盗以及防虫咬、防鼠咬等风险时，制定的档案管理制度更加细致化，供电所中负责档案管理职责的人员显然要拥有更高的职业水平。同时，在保存纸质档案时，因集中管理形成的档案规模偏大，需要加强每份档案的标记，以免出现档案调取错误等问题，要想充分展现出集中管理价值，务必强化外在监督。

二、业扩档案分散管理模式

  业扩档案分散管理模式是将各供电所所服务用户业扩资料档案分别保存在各自部门档案室或档案柜中，由供电所职工兼职进行保存管理。

  业扩档案分散管理的优点：

1、业扩档案管理分类、整理、更清晰，责任明确。

2、方便各供电所档案的查询查阅，工作效率高。在分散管理中形成的管理程序更加简单，致使在调取档案信息时速度更快，可以达到最优化档案高效利用效果。在耗时少的优点下，供电所也能减少在档案管理上投入的精力，缓解管理者工作压力。

3、工作量小、有利于精准化档案管理。分散管理中保存的档案数量并不多，这就导致管理者在整理归档以及分类统计等事项上，并不会产生繁重工作量，故此可以准确的对档案位置进行确定，且不易出现错误调档状况。

  业扩档案分散管理的缺点：

1、档案分散在不同供电所，占用供电所办公区域，库房不符合“八防”要求，存在不同程度的隐患，影响档案的安全与寿命。

2、由于业扩档案受到用户运行状态的直接影响，销户、拆除、增减容等滞存档案容易造成档案管理混乱。

三、业扩档案混合管理模式

  采用供电所存放并管理服务对象用电客户的业扩资料档案，管理档案资料状态为运行、暂停的档案，档案资料状态为销户、拆除的档案按季度移交方式向局档案室移交存放。

  业扩档案混合管理的优点：

1、供电所业扩资料管理人员采用兼职方式进行档案管理，人力资源利用率更高。若供电所聘用过多在编人员完成档案管理任务，这样会出现闲置资源。因不同时期供电所产生的档案管理工作量不同，若能实施混合管理模式，即可在高峰期新增管理人员，非高峰期缩减人员，继而实现供电所人力成本的合理控制。

2、档案能够同系统保持高度一致，大大提高管理和使用效率，有利于供电所的精益化管理，提升创一流管理水平。

  业扩档案混合管理的缺点：

1、要求兼职管理员人责任心强、及时更新和移交档案。在选派档案管理者时，需要设定好严格的入职门槛，以免削弱档案管理专业性。

四、业扩档案管理模式的选择

根据目前我局的实际情况，我认为选择业扩档案混合管理模式最为合适，理由分别为：

1、充分利用各供电所的人力资源，以及业扩资料档案能够在供电所所发挥最大的作用，指向性强、工作指导意义强。

2、滞存档案由局档案室统一分类存放，可以充分保证滞存档案在法律时效内有效保存，方便查询查阅。

作者简介：汪永祥、1984年，男，贵州贵阳，助理工程师，研究方向：管理