漫谈房地产企业的档案管理

漫谈房地产企业的档案管理

徐洁

天津市河北区房产服务中心 

摘要：随着房地产业的迅猛发展，房地产企业档案管理的内外部环境也发生了许多新的变化，出现了很多新问题，档案数量大，档案分类多，档案收集手段落后，工作质量低，影响了档案的保管和利用，阻碍了企业的健康进展。为了适应知识经济和新时期房地产业的发展需要，企业必须站在企业发展的战略高度，用长远的眼光，采用科学、有效的管理手段，依法、规范管理企业档案，增强档案的实用性和有效性，达到电子档案和纸质档案同步建立，按照权限安全利用档案的目的，实现档案管理现代化、规范化、科学化的目标。  　　关键词：房地产;档案管理；措施分析 　

自1998年房地产实施“停止福利分房”和“按揭贷款”以来，我国房地产行业进入了快速发展阶段。由此，国内各地有关房地产档案管理的问题也随之凸显出来，由于房产档案数量随房产交易量迅速增加，相关部门和工作人员在档案管理上出现了无法满足市场需求的现象，也就是说，传统的档案管理模式已经淘汰了。然而，对地产行业来说，房地产档案是十分重要的，它在记录房地产产权的同时，也记载了各种与房地产相关的业务信息，因此，相关部门需要结合房地产档案管理的基础要求以及目前管理工作存在的问题，制定科学的房地产档案管理策略，以此来促进房地产行业的持续健康发展。 　

房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以房地产企业为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。

1、房地产企业档案管理存在问题分析

1.1管理形式单一 　　

目前，我国房地产档案管理模式的不足主要表现为管理方式单一。具体来看，传统的管理方式主要是在档案信息采集的过程中仍然采用人工手动管理模式，该模式将房地产档案都以纸板的形势记录和保存，这样一来，随着房地产档案数量的增多，一方面人工消耗量增大，工作人员的工作量也会在短期突增，会出现人员不够的问题；另一方面，人不是职能的，都会犯错误，有时就会产生信息错漏的问题，如此便大大降低了工作效率，档案的电子化管理没有得到充分的利用。此外，在房地产档案管理部门中也存在职权模糊的问题，阻碍了工作的实际开展。

1.2实际应用存在的问题 　　

房地产档案建立的初衷之一就是为了维护居民的合法权益，因此，有时在遇到某些特殊情况时，居民需要合理利用房地产档案。然而，当前部分地区在房地产的利用方面做得及其不足，没有及时开放房地产档案，且开放程度不够，导致有需求的居民无法正常利用，大大降低了档案的利用率。此外，由于相关部门的重视程度不够，在招聘员工时的综合素质偏低，且正常上岗后，没有定期给予相应的培训工作，使得员工的档案管理知识储备不足，抑制了房地产档案的现代化房展进程。

1.3制度执行力度不够

领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。企业档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。具体地分析，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度无法执行到位。

1.4专业知识匮乏

专兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。  　　档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为兼职工作不能专一投入，人员安排过程没有对档案管理业务知识有具体要求。主管档案工作人员业务不精，同时还存在着轮岗调动等因素，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。

1.5电子档案归档工作不及时

对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，一些档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，没有把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。  　

2、加强档案管理措施方法

2.1加强对房地产档案的前期控制 　

房地产档案需要确保符合事实，准确无误，一旦房地产档案出现登记错误等方面的问题，将会导致其无法发挥出应有的作用。为此，需要大力加强房地产档案的前期控制，对房地产档案的相关信息需要严格审核，确保房地产档案登记的信息与事实相符，保证资料的真实和完整。当事人需要在信息核实无误后签字并按手印。在进行产权移交管理的过程中，需要仔细检查核实，如档案存在资料错误和不完整等方面的问题，管理人员可以拒绝接受，并说明原因，便于在第一时间采取补救措施。

2.2加强各类基础档案管理工作 　

在互联网迅速发展的大背景下，房地产档案的管理工作应当牢牢抓住这个机遇，将相关新兴技术引进到管理工作中来。首先，要对管理工作人员进行培训，提高其综合素质，利用互联网加快档案信息的收集和整理工作；此外，也应该通过特定的系统对所整理的档案信息进行严格的检查和鉴定，以防信息错误，导致大范围工作失误，这样既节省了工作的时间成本，也为后期工作奠定了良好的基础。其次，任何工作的执行都需要完善的管理制度，因此各地相关部门必须严格制定更完善的电子档案管理制度，以保证档案管理的质量和水平。 　

2.3数字档案与纸质档案的融合

房地产档案的数字化是未来房地产行业的主要发展趋势，针对数字档案的归属问题、档案数据安全访问、档案执行凭证、信息规范性存储等方面的问题，需要档案管理人员结合实际情况，加强纸质档案和电子档案的融合，在进行纸质档案登记的同时，努力做好信息化档案的管理，在保证房地产档案安全的前提下，使房地产档案能够充分发挥出自身应有的作用。在实际管理过程中，各个地区需要建立起一体化的档案信息搜索系统，充分发挥计算机技术的优势，促进档案管理水平的持续提高。

2.4加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。 

2.5针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置专兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。

2.6电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。

3、总结

针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。  　　

参考文献：

[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008(1).

[2]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.  　　[3]李力红：房地产档案管理的现状与思考[D].中国人民大学.2005.

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