试论企业档案信息化建设

试论企业档案信息化建设

李涛

身份证号：37090219761031****

摘要：随着企业内外部信息与经营活动的进一步交融，档案资料被赋予了更多的内涵和价值。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》相关要求，如何通过建立档案治理、档案资源、档案利用、档案安全“四大体系”，切实推进企业的档案管理信息化建设成为了当前的迫切任务。本文通过对档案管理信息化建设的实践意义和现实困境的分析，试图提出一些有针对性的改进建议和措施，以助力企业数字资产的管理与更新。

关键词：企业档案；信息化；建设

1档案信息化建设的实践意义

档案信息化建设是提升企业整体信息化水平的必要环节。随着科技的不断进步，企业经营环境和模式都发展了翻天覆地的变化，也催生了大量不同格式的电子文档，档案信息化呈现文档一体化趋势。现阶段，档案管理工作与生产经营的其他环节相互交融，为进一步提升企业的信息化水平，加快推进档案管理信息化建设势在必行。企业档案信息化建设是增强企业市场竞争力的重要途径。继工业和信息时代之后，我们迎来了数字时代。在此背景下，企业经营面临的环境日趋复杂，如何在海量的内外部数据中甄别出有价值的信息，服务于整体战略决策就显得至关重要。因此，强化档案管理，提升内部资料信息的数字化水平，才能帮助企业快速应对市场变化，增强核心竞争力。

2存在的问题

2.1信息管理的意识

档案电子化管理是信息时代档案管理的必然趋势，在信息技术的作用下，档案管理的效率更高，管理模式会发生根本性变化，具有非常重要的应用价值。要想实现有效的档案电子化管理，真正发挥出信息技术的优势作用，在企业运行过程中，管理人员就必须要认识到这种档案管理模式的重要性，这也是档案管理信息化建设的必要条件。但是就目前来看，在当前的许多企业和结构中，管理人员都缺乏信息意识，没有认识到档案电子化管理的重要价值，在他们的认知中，之前的档案管理模式已经可以满足企业发展需求，对电子化系统的引入力度不足，导致企业档案管理的信息化进程缓慢，管理效率低下，企业的发展因此受到了直接影响。

2.2缺乏统筹思考，科学规划

现阶段，部分企业对档案管理信息化建设认识不足，执行过程中缺乏统筹思考，科学规划，档案管理理念和思路相对传统。大数据时代，不少企业还认为档案资料就是故纸堆，做好实物和电子存档即可，对各种档案资料的潜在价值认识不足。因此，企业对档案信息化建设在资源投入上缺乏动力，导致管理人员不足，办公经费紧缺，在很大程度上影响了建设进度和实际效果。

2.3信息安全的风险

档案电子化管理模式的实现，会给企业带来极大的发展动力，应用优势显著，但是这种新型管理模式也存在一定的弊端，档案电子化管理会受网络环境质量的直接影响，在这种模式中，档案信息的调取和存储，需要以网络为载体，利用计算机软件对其进行归类和调用，网络环境中蕴含的风险因素，会对档案信息产生严重威胁。就目前来看，在网络环境中蕴含着大量的风险因素，网络病毒几乎无处不在，一些企业不注重网络风险管理，缺乏风险意识，导致信息系统中存在大量的漏洞，给网络风险带来了可乘之机，另外，一些档案工作人员能力不足，在信息技术的应用过程中，经常会出现不规范的行为，电子软件操作能力不足，不仅无法发挥电子化管理模式的优势作用，而且还可能会导致档案信息被病毒侵蚀。网络安全问题如果不能得到有效解决，就必然会成为档案电子化管理的重要阻力，需要引起企业方面的高度重视。

3档案管理信息化建设的建议与对策

3.1更新管理理念，统筹布局信息化建设工作

实际上，在档案信息化建设工作中存在的诸多问题，都与企业的管理理念相关。企业要想提高档案管理的信息化水平，须在提高档案管理战略定位，从经营管理的全局出发，科学规划信息化建设工作，明确阶段性任务，分步实施。同时，企业应转变档案管理理念和思路，加大对档案信息化建设的资金投入，同时引进和培养专业人才，将档案资料作为数字资产进行管理和更新。

3.2信息电子的理念

档案电子化管理模式的优势显著，其功能和便利性是传统档案管理模式所不可比拟的，为此，作为企业的领导者，管理人员必须要树立电子化理念，真正认识到档案管理模式创新的重要意义和信息技术的重要价值，在这个基础上，结合企业的实际运行状态，引入信息化管理系统，实现档案信息的电子化管理。管理者的正确理念是档案电子化管理的基础条件，管理人员要与时俱进，创新发展理念，在思想层面上对档案电子化管理产生认可，认清当前社会的主流发展趋势，并且在建立正确认知的基础上，增加档案电子化管理方面的资金投入，构建完善的信息化管理系统，利用高效的档案电子化管理，为企业的稳定发展奠定良好的基础。

3.3以技术和系统为支撑，充分挖掘档案价值

企业在全面梳理档案管理流程的基础上，在系统选型和需求调研阶段，统筹考虑档案管理及利用的实际要求，提高内部管理系统之间的兼容性。同时，企业还应结合档案建设的智慧化趋势，创新档案管理和使用场景，如拓展智能语音处理、内容深度学习、指纹生物识别等智能化技术，打造集检索、统计分析、数据挖掘为一体的智慧功能，提升档案管理的个性化、精准化交互体验。企业的多元化布局和经营，使得其在经营活动中形成了大量有价值的档案资源。档案信息化建设有助于保存企业数字资源、维护企业合法权益、挖掘档案数据价值、释放档案数据红利。企业应更新档案管理理念和思路，通过引进和培养复合型人才，打造专业的档案管理团队，在决策和执行层面切实推进档案管理信息化、智能化发展。

3.4注重电子档案的安全性

电子档案在应用过程中经常会涉及信息传输等操作，面对计算机网络环境，其所承担的安全风险还是比较大的，由于会计电子档案安全管理所涉及的内容比较多，加强存储介质与网络环境的安全管理是必不可少的。存储介质主要是档案电子化存储的主要载体，包括计算机硬件、磁盘等方面，相关人员在采购过程中应该选择配置较高的计算机，这样才能够保证系统稳定运行，避免配置过低而产生的软件系统故障或数据丢失问题，并及时做好电子数据的备份工作，在应用磁盘存储的过程中保证运行环境的安全，可以结合实际情况进行分类存储，避免磁盘损坏等问题给档案管理带来不利影响。采用信息机密的方法保证档案信息的安全，消除网络风险对档案信息产生的威胁，全面促进档案信息安全性的提升。

3.5建立档案管理体系，强化档案质量控制

首先，档案信息化管理应结合企业的战略方向和业务布局，充分考虑档案资料的文献价值，系统性开展管理体系的搭建工作。其次，应充分结合行业特点和企业的发展阶段，建立档案管理的基本规范和相关标准，详细梳理档案管理流程并制作标准化的操作手册。最后，企业应将档案管理工作成效与绩效考核挂钩，建立对档案管理的质量管控机制，明确质控主体和职责，加大对档案资料的质量与规格审查，确保档案的系统和完整。

4结论

“企业档案来源于企业，又服务于企业”。档案作为一种真实、可靠兼具凭证性与权威性的信息资源，在企业经营管理中发挥着必不可少的作用。分类作为档案整理工作中的一环，一直起着犹如“定海神针”般的作用，对于序化和优化档案资源、分类管理、库房管理、价值鉴定、检索利用等都有着基础而深远的影响。企业档案工作者务必在做好档案业务工作的基础上，适应信息化时代的档案利用要求，创新档案服务模式，积极开展档案信息资源的深度开发，更好地服务于企业各项工作，实现档案价值的最大化。

参考文献：

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