关于公司员工发票报销费控规范化制定

关于公司员工发票报销费控规范化制定

何金田

浙江大胜达包装股份有限公司310000

摘要；为规范员工发票报销流程及手续，提高发票审核人员的效率，杜绝报销发票的误、重、迟等现象。将员工消费标准与企业预算通过系统进行实时管控，降低企业经营成本；打通了从企业差旅预定、移动报销审批、出纳支付、财务记账的全程数字化流程，大幅度降低财务人工成本，帮助企业提高人效，降低成本，提高利润。本文从企业发票报销的现状与发票报销费控系统的优点做了科学合理的分析，比较详细的研究目前公司发票报销现状、分析发票报销存在的问题及改进对策（措施）。本论文旨在对该问题进行探讨，希望能找出相关原因和解决之道，为企业提供有价值的参考资料。通过本文的分析为企业管理者提供了有意义的技术层面上的剖析。

关键词     发票报销费控、 制定、 规范化

2、引言

2.1本文研究的背景

公司财务部发票报销现状如下：报销单据不规范，费用支出合理性不能控制，报销相关规定不能及时查询，导致出错率较高，影响个人报销和部门财务核算，而且效率低下。财务规范难把控，发票验真工作靠人工校验，浪费大量财务工作时间。差旅标准难落地，超标难控。员工自己订票，财务在报销时候才知道是否超标，消费已经发生，又不得不报，费用标准制度流于形式。预算为事后人工统计预算，不能实现系统自动化成本控制。在员工报销后才能人工统计出预算是否超标，仅限于事后统计对比分析；不能提供给业务部门实时的预算进度报表，不能在业务开展过程中进行预算费控；更无法做到预算预警，单据中的超标风险洞察高。没有统计分析能力，财务人工处理大量表格仍是原始单据进行统计，费时费力，不能实时输出更多精细化维度的报表，无法更好的为企业经营或战略发展提供很好财务数据支撑；各级审批人在审批单据时由于时间、地点因素不能快速通过，有时在某一审批节点会停留很长时间，甚至需要报销人员来来回回奔跑很多部门，报销周期过长，员工抱怨，领导烦琐。

2.2本文研究的目的

为规范员工发票报销流程及手续，提高发票审核人员的效率，杜绝报销发票的误、重、迟等现象。将员工消费标准与企业预算通过系统进行实时管控，降低企业经营成本，帮助企业提高人效，降低成本，提高利润。

首先能为企业经营的管理者提供有力的数据决策，实时查阅企业支出报表，掌控企业现金流支出。提升公司全员人效，费用标准及预算可以从事前、事中、事后阶段全程自动化管控，超额实时智能预警。其次为财务办公人员节省大量的工作时间：针对电子发票进行实时的验真查重，杜绝假票入账和重复入账；标准化对接了财务金蝶系统，自动生成凭证；大数据量多维度多层级的分组汇总数据分析可以即时呈现。最后为员工的工作带来了极大的方便：移动报销，消费明细扫一扫智能录入，减少大量手工录入。流程可见，随时可见审批节点，可交互讨论。

该“发票报销费控”系统，将员工消费标准与企业预算通过系统进行实时管控。打通了从企业差旅预定、移动报销审批、出纳支付、财务记账的全程数字化流程，大幅度降低财务人工成本，帮助企业节能增效。技术理论上能达到如下的图示：

3、公司员工发票报销现状分析

3.1 员工收集发票的误、重、迟现象

员工出差回来后，收集发票时，发现发票的抬头名称错误、报销的明细有误，导致本人无法报销，大大降低了工作效率。报销发票时，交给财务人员核查时，发现有重复的发票，因此报销的金额与实际不符合，需要重新走纸质的报销单据流程，费时费力。有些报销的流程中，部分节点的审核员不在，特别是审核领导不在的情况，致使报销流程暂停，报销单据迟迟不能流转下去，报销不能及时进行。

3.2 原始凭证填写不完整、不规范

在费用报销单和差旅费报销单上，一些栏目报销人并没有填写或者填写不完整。比如差旅费报销单上会要求填写出差的时间、地点以及出差的事由等，填写这些的目的就是需要让人能清晰的此次出差的缘由，由此判断此次出差是否真实。另外有些单据有明显的涂改痕迹，涂改和填写不完整的原始凭证就会影响凭证记录的真实性。

3.3发票报销、审核的时效性

在费用报销的过程中，经办人有些报销的时间远远滞后于费用发生的时间，各个审核的部门领导不在的情况下，无法签字与批准，致使报销流程暂停，报销单据迟迟不能流转下去。财务部人员，发票验真与查重工作靠人工校验，浪费大量财务工作时间；没有更多的时间做财务报告、财务分析、内部控制及风险、税务优化管理，难以实现计划性财务价值的创造。这些问题在时效性方面有待于加强和改善。

4、公司员工发票报销存在的问题

4.1报销标准不统一、预算为事后人工统计

特别是在差旅标准难落地，实报费用超过标准后难易控制。员工自己订票，财务在报销时候才知道是否超标，消费已经发生，又不得不报，费用标准制度流于形式，徒给财务增加负担而已。预算为事后人工统计预算，不能实现系统自动化成本控制。不能提供给业务部门实时的预算报表，就不能在业务开展过程中进行预算费控；更无法做到预算单据中的超标风险洞察。

4.2 财务审核效率低、单据间不能联查

财务规范难把控，发票验真与查重工作靠人工校验，浪费大量财务工作时间，没有更多的时间做财务报告与分析、内部控制及风险、税务优化等管理。单据间不能联查，审批报销要人工去检查、核对之前的单据，难以实现计划性财务价值的创造。

4.3网银支付与报销脱节

网银支付与报销脱节，人工导出待支付的付款信息，或者收录付款信息，特别是一台电脑上有多家不同银行的网银账号，此时需要切换不同网银账号和Ukey，进行支付动作，出纳工作量大，出错率难避免。

如果利用软件系统，实行银企直联，单据驱动支付。无需导出付款信息直接在单据进行支付动作，一套Ukey管理多个网银账号，现更智能的财务自动化管控。

5、改进对策（措施）

5.1  规范报销制度

频繁发生违规往往是缺乏提醒及约束机制导致的，在企业中，经常会遇到员工不遵守企业的各类费用标准的情况，并不是员工不想依规执行，只是很多时候难以接触到这些规章标准，导致费用报销制度成为一纸空文。强化企业的规章制度及费用标准，让员工零距离接触费用制度及标准并依规执行。

为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况而制定。保证公司的财务支出、报销工作的规范化、合法化和高效率。

5.2  制定报销流程

依据目前公司的报销方式，现在预制定的报销流程大致分为如下：

经办人发起报销流程，系统首先会根据经办人所属的部门名称字段来判断选择相应流程，其次根据金额的数目来判断报销流程的方向，系统会自动按照预设的流程。

当报销金额的数目在5000元以内时，经办人提交流程后，自动流转到下一个节点财务部经理审核；当财务部经理收到提示的信息后，在系统里核对报销的金额及发票明细，核对无误，签字审核后提交，自动流转到下一个节点部门领导；当部门领导收到提示的信息后，签字审核后提交，自动流转到下一个节点稽核部的经理；当稽核部的经理收到提示的信息后，开始稽核该预报销的发票，确认无误后，签字审核后提交，自动流转到下一个节点副总裁（负责公司运行）；当副总裁收到提示的信息后，开始检查该报销单据的整体流程，查看前面各个审核领导的建议，确认无误后，签字审核后提交，自动流转到最后的节点财务部的出纳员归档；当财务的出纳收到提示的信息后，开始付款支付给流程的发起人。此时，该报销流程处理完毕。

当报销金额的数目大于5000元（含），小于10000元时，此报销流程较上个流程的区别，就是在财务出纳支付的节点之前新增个总裁批准的节点。

当报销金额的数目大于10000元（含）时，此报销流程较上个流程的区别，就是在财务出纳支付的节点之前新增个主席批准的节点。

此报销流程的整体流程图，如下图所示：

各个流程支持个性化配置，企业可随时完成流程的更改及功能的配置，更快地响应人员及组织结构的变动。根据预设审批规则自动流转，无缝链接HR、OA、金蝶等多个系统的办公系统，全程记录并显示每一步流程，让流程更加清晰透明。

结 论

本文通过目前公司的发票报销系统存在问题为出发点，比较详细的研究目前公司发票报销现状、科学合理的分析发票报销存在的问题，以及针对存在的问题提出了改进对策（措施），为企业提供有价值的参考资料。通过本文的分析为企业管理者提供了技术层面上的剖析。帮助企业提高人效，降低成本，提高利润。

引入“发票报销费控”软件系统，使日常工作得到了规范与控制，同时降低了企业风险隐患，是企业财务集约化的体现，有力推动了企业管理提升和效益提升。全流程预算费用管控，从费用发生前进行预算联动控制，系统自动合规。报销更简单，员工今后可以在差旅的时候拿出手机进行移动报销或者其他事项的审批，管理层可以在异地批量审批单据，财务人员则可享受到更加自动化的发票管理及凭证导出功能，这一切都将极大的提升效率。利用软件系统，规范报销手续，强化合规。让员工零距离接触费用制度及标准并依规执行。这使得合规彻底突破了时间与空间的限制，进一步强化了企业对看不到的地方进行科学的管控。利用软件系统，提升管理水平，掌控数据，有效的执行企业管理策略，让各类型的使用者在第一时间掌握到最实时的数据，让管理层更加轻松的做出各类型的决策。为公司的管理者提供了强有力的保障。

参考文献

[1] 《经营与会计▁稻盛和夫的实学》日本·稻盛和夫(著)曹喆云(译)  东方出版社[2]《企业内部控制操作实物与案例分析》  王保平(著)  中国财政经济出版社
[3]《企业内部管理与风险控制实战》 屠建清(著)  人民邮电出版社
[4]《行政办公工作流程与制度手册》 刘少丹(著)  人民邮电出版社
[5]《胜达企业管理宪章》
[6]《每刻系统费用报销实施方案》

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