办公室档案自动化管理面临的问题及对策

办公室档案自动化管理面临的问题及对策

安鹏

德州江信电子科技有限公司，山东德州253100

【摘要】为了有效提高档案管理的水平，并完整且准确无误地提供档案信息，开展了办公室档案自动化管理。但是现阶段，由于在自动化管理中仍然存在诸多问题，安全意识薄弱、管理观念落后、制度不完善、标准不统一等未能做到与时俱进。本次对办公室档案自动化管理的重要性进行相关描述；其次分析了办公室档案自动化管理面临的问题；最后，提出了合理化的有效策略。借以满足办公室自动化的需求，同时也能够适应新时代发展的趋势。

【关键词】办公室档案；档案自动化管理；档案管理

档案管理是办公发展的重要组成部分，随着办公室改革的不断推进以及电子信息技术的发展，经过专业学者的多次研究和尝试，逐渐衍生出了办公室档案自动化的新型办公方式，这种方式将传统的人工办公与计算机技术有效结合，实现了办公的信息化和数字化发展，同时也在各行各业得到了普遍应用。基于此，提出了办公室档案自动化管理的有效对策：构建安全体系、开展培训工作、完善制度、加强统筹规划，以期促进办公室档案自动化管理走上一个新台阶，并更好地发挥其价值，服务于社会各项事业。

一、办公室档案自动化管理的重要性

（一）提高工作效率

在纸质化办公档案管理中，其管理的效率非常低；而进入了互联网时代后，应用的自动化管理，逐渐代替了传统的档案管理模式。自动化管理扩大了应用的范围。同时，办公室档案自动化管理通过提高信息的收集、档案的建立、储存、使用等各个档案管理环节的效率，可以极大地促进办公的效率，可以说其在办公系统中起着重要的枢纽作用。

（二）深化档案效用

办公室档案自动化管理，能够实现实物管理向技术管理的转型[1]。就档案本身的效用来讲，自动化管理不仅为信息采集、存储、交互等方面提供了便利条件，还可以从档案本身出发，借助技术要素的配置，对档案的实物特征、信息特征等进行研究，做到更深层次的应用，进而扩展办公室档案的效用。

二、办公室档案自动化管理面临的问题

（一）安全意识弱

办公室档案自动化管理，具有方便操作、传递快捷等优势，但是对设备的依赖性却很强[2]。数据易丢失、容易受到病毒侵害等，都给档案的长期保存带来了很大的威胁。目前，一些档案管理人员的安全防范意识较差，对档案备份及自用机器的防毒杀毒等观念淡薄，若不及时对相关档案数据进行备份和加密等操作，一旦计算机系统崩溃，将会造成严重的损失。

（二）观念落后

档案自动化管理，要求将先进的技术应用到档案管理工作之中，一旦有需求，会及时将档案调出，确保其利用率。而现阶段，大部分办公室档案管理工作的开展，仍然遵循着传统的管理理念，对于档案的收集、存放等无法进行细致化的分类工作，导致其利用率较低。这种落后的档案管理理念制约了自动化管理目标的实现，导致管理工作仍然停留在对资料的粗略收集及储存上。另外，部分企业领导忽视了办公室档案自动化管理的重要性，未将科学、正确的管理认知树立起来，也没有对档案资源固有价值的发挥形成约束，导致整个办公室成员，没有科学的自动化档案管理意识；在自动化档案管理工作中存在人力、物力的明显缺失，管理系统难以得到有效的运转。

（三）制度不完善

现阶段，一些企业在现行的档案管理工作中，没有明确岗位职责，以及岗位的工作内容，导致相关人员在对档案进行管理的过程中，存在不符合标准的行为。如管理秩序混乱，工作中相互推诿，出现问题后无法追踪相关负责人。这种制度上的不完善，无法形成有效的约束，直接影响了工作的效率。

（四）标准不统一

不同企业在档案管理部门设置上存在一定的差异，导致部门内部管理的方式和标准各不相同，没有明确的规范，造成在自动化档案管理中出现较多的问题。比如档案信息无法实现兼容共享等，既影响了档案的归档，也影响档案的保管和进一步的开发利用。

三、办公室档案自动化管理的有效对策

（一）构建安全体系

档案作为一种特殊的资料，一部分是可以公开的，另外还有一些需要保密[3]。尤其是在办公档案自动化的过程中，安全工作就显得尤为突出[4]。首先，要加强信息利用的安全性，形成层次分明、角色清楚的信息安全利用制度，并建立了档案数据的存储、迁移及校验机制，以保证数据安全。其次，要做好软硬件的安全管理工作。在硬件方面，要严把信息存储介质载体的质量关，进行二级备份、多级备份，为档案数据的长久保护提供了物质基础。在软件方面，要采取严格的管理制度，规范权限密码、加密通讯等安全控制手段，以有效保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改或破坏。

图1 构建办公室自动化管理安全体系

如图1所示，档案自动化管理必须要统一标准。第一，建设标准化的档案管理机制。对本单位的档案管理工作进行了统一领导和统一规划。对档案管理工作人员的指导与管理均由专职或专岗工作人员承担，保证档案的检索、处理、归档等工作在档案部门的监督下进行。第二，在软件系统设计中，选择兼容性强、使用性能较好的软件，并规定了相应的技术参数与标准，包括数据接口标准、数据安全标准和不同类型的数据转换标准，保证不同类型的子文件顺利从办公自动化系统流转到档案管理系统中。第三，在档案自动化管理过程中，要根据特点对档案信息进行细化，使办公室档案管理与自动化相结合的过程中，能够更加精细、准确，提高档案内容处理效率。

（二）开展培训工作

首先，根据各企业办公室档案管理的实际情况，开展自动化管理相关的培训工作[5]。向技术人员和有关专家发出邀请，组织档案管理人员参加培训讲座，了解档案自动化管理的必要性和发展趋势，学习各种自动化管理的技术，更新自身的理念，拓宽自己的视野。在主动掌握新知识的基础上，实现综合素养的提升。其次，企业相关领导也应转变以往陈旧的思想观念，进一步深入掌握办公室档案自动化管理的内涵，提高对其的重视程度，并将自动化档案管理纳入日程的工作当中，设置专有的部门或岗位，使其更好地履行自动化档案管理的工作。最后，要创新人力资源管理工作，不仅要对现有的档案管理工作人员进行专业素养的培养与提升，同时也要强化专业人才的引进制，聘用能够灵活运用办公室档案自动化管理工作的管理型人才，以此来提高管理人员的队伍素质水平，并充分利用新进人才的专业化技能水平，对企业其他有关工作人员进行合理的指导和管理工作。与团队共同学习，共同提高工作质量和工作效率。

（三）完善制度

为更好地推动企业办公室档案自动化管理工作的发展，各企业单位应该建立健全的自动化档案管理制度，并在此基础上认真贯彻执行。第一，要将所有档案统一集中移交至档案室，及时地做好分类归档，保证整理的规范和秩序。第二，成立专门的办公室档案自动化管理部门，根据单位实际的发展水平，和经营状况相结合，对人员结构进行合理的安排。第三，以管理部门相关内容为依据，建立具体的执行机制，将管理人员奖惩机制与考核机制囊括其中，全面落实档案自动化的管理制度，发挥对自动化档案管理人员行为的有效约束作用，为提高工作质量和效率提供切实的保障。第四，档案管理工作的开展以自动化技术的应用，作为切入点，以资源与使用体系作为基本建设点，加快自动化管理的实现进程。第五，办公室档案自动化管理机制的构建，要与企业文化及其他相关规章制度有效结合，从真正意义上推进自动化档案管理目标的实现。第六，加强对档案自动化管理人员的监督，尤其是针对秘密等级较高的档案。相关的管理工作者必须达到对应的管理资格，为自动化档案管理工作的安全性提供切实保证。

（四）加强统筹规划

将计算机、通信等现代化技术，应用到传统的办公室档案管理工作中，做到统筹规划[6]。同时做好办公自动化系统的改造和维护，使办公室档案的管理更加精细完整。档案管理人员可提出自动化管理的优化建议，比如调整档案查阅审批的流程，利用自动化系统处理审批事项等，合理设置借阅流程及条件，缩短档案查询的时间。另外，积极维护已有的流程及功能，开展网络安全检查，对历史遗留漏洞及薄弱环节，进行有效整改；通过优化系统功能实现快速追踪和监控档案的去向，并及时催缴过期未还档案，为档案管理提供便捷可控的方式。

结束语：

综上所述，在办公自动化背景下，档案管理工作者应准确把握时代脉搏，坚持与时俱进的思维，积极利用自动化系统对办公室档案进行有效管理。第一，构建安全体系，确保数据的安全性；第二，开展培训工作，转变理念，提高队伍的整体素质水平；第三，完善制度，统一档案管理相关的规范和标准，为提高工作质量和效率提供切实的保障；第四，加强统筹规划，促进档案管理走上自动化的新台阶，提高自动化档案管理水平，使其发挥更大的作用，以适应不断发展的社会需求，服务于社会各项事业。

参考文献

[1]赵卉.大数据指导下对办公室档案管理工作的创新研究[J].办公自动化，2022，27(2):44-46.

[2]李耀文.办公室档案信息化管理转型问题及解决措施[J].办公室业务,2022，30(5):75-77.

[3]张晶.企业信息化档案管理与利用存在的问题及对策[J].办公室业务,2019，22(12):78.

[4]赵琳红.办公自动化环境下档案管理研究[J].办公室业务,2020,22(11)：190+192.

[5]周潇.办公自动化环境下文书档案管理方法探讨[J].办公室业务,2022，20(8):126-127.

[6]王德伟.办公自动化环境下的文书档案管理方式解读[J].办公室业务,2021，20(2):129+146.