图书资料档案信息化管理研究

图书资料档案信息化管理研究

刘萍

阿勒泰市蓝天热力有限责任公司 新疆阿勒泰地区 836500

摘要：随着科学技术的快速发展，信息技术已经在生活的各个方面都得到了应用。对于图书资料档案来说，应用信息化管理其实是必然趋势，因为科技改变了生活方式，但是有了知识才有科技力量，所以只有不断的更新和完善图书资源，实现图书资料档案信息化的全面发展和资源共享，才能够带来更多的知识从而服务人民群众，提高图书资源使用的便捷性。

关键词：图书资料；档案信息化；管理

引言

伴随网络信息技术应用范围的不断拓展，图书资料档案管理工作积极应用和融合网络信息技术。图书馆需要履行社会责任，而高效的档案管理工作是保证图书馆履行社会责任的重要基础。图书馆需要积极以先进的网络技术作为支撑，重视档案管理工作内容和工作形式的转变，提升档案管理工作效能与工作优势，实现图书馆档案管理工作的持续发展。目前，诸多图书馆已经意识到现代信息技术应用的优势及发展趋势，开始积极开展信息化建设，但信息化档案管理的应用价值并没有得到充分体现。针对图书资料档案信息化管理的相关问题进行探讨，对促进图书馆的现代化发展具有现实意义。

1.图书资料档案信息化管理的优势

1.1简化了图书资料档案管理

对于信息化技术的应用，减少了人为数字编号的失误率，能够快速识别图书标识，通过所有图书信息的录入，分门别类对图书进行编号，就可以不用再顾虑找不到图书的位置，只需要扫码就可以迅速让图书资料找到原位，确实的简化了图书资料档案的一份一份整理的繁琐工作[1]。

1.2节约了有限的人力资源

因为图书馆的使用面积都很大，传统管理需要每个单独管内都需要图书管理员进行日常图书工作服务，不仅要对图书进行处理还要帮读者去找相关书籍的位置，不仅需要管理人员多，来回也很麻烦，所以信息化资源的管理就很轻松的解决了这个问题，所有的事情都可以在电脑上操作，大大减少了人力资源的浪费。

1.3优化了图书资源信息的整合与共享

并且信息化技术实施后，很多方面的图书电子资源都可以共享，这样对于图书馆的馆藏也丰富了很多，因为很多以前的图书资源都是限量版，或者都是孤本，这样就大大限制了图书信息的共享，通过信息技术的使用，比如拍照扫描的模式就可以整合更多的资源达到信息的共享。比如电子图书馆的应用，这就是让更多没有时间来到图书馆的人享受资源共享，并且个人学术论文，期刊论文的是发表网站也都是资源整合的成果。

2.信息化建设在图书档案管理中存在的问题

2.1管理人员信息化专业素质较低

图书馆管理人员一般遵循国家的相关政策和制度规定，没有较强的岗位意识，很多管理人员对专业知识技能，即档案自动化管理、档案标引、检索、编研和复制等掌握并不牢固，只能满足基本的现代化设备操作需求，使信息化技术不能在图书管理工作中发挥最大作用。

2.2未建立规范、与时俱进的工作制度

规范的工作制度是图书馆良好运行的基础，图书资料信息化管理发展的同时要完善相应的工作制度。以往的制度要求在很多方面已经无法解决工作人员当前遇到的问题，出现图书资料收集及存储范围过载、资料流动率下降、档案材料不健全和信息化资料质量较差等现象[2]。没有完善与时俱进的工作制度，不仅使工作人员的工作受到阻碍，而且影响图书资料信息化管理的整体发展。

2.3图书资料档案管理意识薄弱

管理工作是单位得以正常运行的重要环节，是图书馆正常运营的核心基础。很多图书管理人员在传统管理模式与信息化服务管理模式的过渡过程中缺乏认识，以致在提升图书资料信息化服务中出现意识淡薄等问题，没有形成规范的管理模式和机制。

2.4图书资料档案管理观念较为落后

图书资料档案管理观念指引着图书馆的发展方向和速度，而现有的管理人员思想还停留在传统管理模式中。随着现有资料数量的不断激增，管理工作不断加大，原有的管理观念加重了图书馆的运营成本。只有改变落后的管理观念，与时俱进，才能使图书资料档案管理工作顺利进行，才有利于图书馆的现代化发展。

3.图书资料档案信息化管理的措施

3.1提高馆藏资源的共享性

目前，我国大部分图书馆采取的管理模式均为封闭式管理，以至于图书馆被严格划分为各个部分，如高校图书馆、专业图书馆等。这些图书馆的管理模式也是自行管理，图书馆与图书馆之间并不进行交流与联系，导致图书资源的利用程度还不够高，无法满足广大人民群众的阅读需求。所以，国家应采取措施，使各个图书馆之间建立必要的联系，将图书馆的图书资料进行分享，达到资源共享的目标。鼓励各大高校将学校的图书馆对社会开放，为广大人民群众提供更多了解知识的渠道。

3.2加强对图书馆的建设

广大人民群众提高知识水平的主要方式是通过阅读，而图书馆作为广大人民群众阅读的重要场所在提高人民群众知识水平上功不可没。中国人民的知识水平普遍上升对于社会的发展具有一定的促进作用，所以，国家应重视图书馆的建设，为了提升人民的知识素养，应发挥图书馆的自身专业优势。在建设信息化图书馆时，各地政府与教育行政部门应大力支持并提供相应的帮扶，为各大图书馆建立数据库，使社会图书馆与各大高校图书馆联系起来，提高广大人民群众对图书馆的满意程度，并满足广大人民群众的知识需求。

3.3提升图书资料档案工作人员的水平

实施图书资料档案信息化管理，首先应对相关的工作人员进行专业培训以及相关的教育工作，使图书馆工作人员具备现代化的图书资料管理意识。与此同时，图书馆领导也应加强图书馆工作人员的图书资料档案的管理水平，培训工作人员的相关操作技能，使工作人员可以对图书资料档案进行信息化管理，提高图书资料档案的使用效率，以便于提高图书馆的服务效果[3]。

3.4重视档案管理信息化的安全管理

档案管理信息化会将档案信息置于相对开放的网络环境，图书馆进行档案管理信息化建设时，需要提升自身的安全防范意识，重视档案信息的安全管理，建立档案管理标准、档案应用制度。信息化工作形式需要建立与之相应的电子档案信息管理工作体系，通过档案管理规章制度，规范相关工作人员的工作行为。档案管理工作人员需要通过身份认证获得操作权限，档案数据的传递和使用都需要进行安全加密。为避免数据库操作出现问题影响数据安全，需要对整体数据库进行异地备份，并实现档案管理信息的同步化，从而保证档案管理的安全。

3.5建立档案管理工作系统

为保障档案管理工作的全面性，需要整合建立档案管理信息化工作系统，将档案管理模块、档案管理配置模块涵盖在内，不同模块设定相应功能。管理模块负责数据导入、数据导出以及数据收集、整理等工作，管理人员可以在系统中开展工作，也可以进入到系统内部开展相关工作，进而融合档案数据。档案管理配置模块需要整合机构管理功能、视图配置功能，以提升档案管理工作的便捷性。值得注意的是，图书馆的档案管理工作系统需要重视与图书馆其他工作系统的衔接，以保证图书馆内部管理工作的有序开展。

4.结束语

随着信息技术的不断发展，广大人民群众对图书资料的要求也越来越高，这就需要图书资料档案相关工作人员与时代同步，建立完善的图书资源数据库，使图书资源实现高度共享。相关工作人员也应提升自身的知识水平与业务水平，为广大人民群众提供更加优秀的服务。在信息技术与社会形势的不断发展中，加强图书资料档案的服务功能，提供多样的服务手段，对图书资料进行加工与整理，将各个图书馆之间建立必要的联系，实行资源共享，以满足广大人民群众的知识需求，使图书资料档案可以更好地为广大人民群众服务。

参考文献：

[1]高靖,孙波.浅谈图书资料档案信息化管理的优势[J].科技资讯,2011(14):224-224.

[2]张博.浅谈图书资料档案信息化管理的优势[J].现代交际,2012(7):46-46.

[3]李姝.浅谈图书资料档案信息化管理的优势[J].黑龙江科技信息,2013(9):137-137.