财务内控制度对提高财务档案信息化管理的重要分析

财务内控制度对提高财务档案信息化管理的重要分析

田阔

隆化县医院  河北承德  068150

摘要：随着人工智能(AI)、海量数据等信息技术的飞速发展，财务档案在企业经济决策和经营分析中的作用越来越突出。企业不仅要有翔实的财务记录，还要有完善的基于信息技术背景的内部控制规范。财务档案管理内部控制体系建设应立足于实际，与现有档案管理系统和方案有机结合，尽快发现财务档案管理中存在的问题，采取有效措施予以解决和消除。以改进工作方法和组织结构为切入点，全面提高财务档案管理的质量和效率，为建立和完善财务档案内部控制体系，使财务档案信息管理健康持续发展奠定坚实基础。

关键词：内控制度；财务档案；信息化管理

引言

财务会计档案是企业中的重要经济档案，它是记录和反映各企业、单位经济业务的证据和参考资料，它不光在企业的会计工作中发挥着作用，在经济管理工作中也有多方面的利用价值，我国对于会计档案管理方面作出了很多的相关规定，我国颁布的《会计法》和《会计档案管理办法》等都对企业及其他单位的档案管理进行了有关方面的管理及规定。随着社会的不断发展和会计相关行业的日新月异，财务会计档案管理的工作变得日益复杂，财务会计档案管理成为了会计日常工作的重点工作内容，也是会计最基础的工作，对企业会计档案进行规范化的管理可以有效地防止舞弊行为的出现。企业的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，关系到企业财务档案管理的质量和企业未来的教育发展情况。

1财务内部控制在财务档案管理中的重要性

财务档案管理过程中体现了财务内部控制原则。就行政机关而言，响应国家金融部门的号召，重视金融内部控制，应遵循重要性、全面性、适应性、均衡性的原则。因此，在实施财务内部控制的过程中，要全面控制所有业务问题和经济活动。必须记录相关的财务信息(例如书面、图形和其他有保存价值的信息、可见重要性和财务内部控制的综合原则)。采用的财务文件管理方法和模式也因社会背景而异。例如，随着科学技术的迅速发展，人工智能(AI)等信息技术不断进步。在这种背景下，财务档案管理方式发生了很大变化，更加科学先进，充分体现了财务内部控制的适应性原则。在财务档案管理中，建立财务内部控制很重要。财务档案在构建财务内部控制的过程中也将发挥非常重要的作用。在财务档案形成过程中，可以充分反映财务内部控制。财务档案客观记录所有经济活动，如财务管理，涵盖所有经济活动的全过程，详细记录会计和预算管理、事后报告和调整。财务文件真实严重，不能随意篡改。表示财务档案形成过程中的财务内部控制。《财务内部控制办法》规定了财务会计控制机制，明确指出行政事业单位要建立健全财务管理制度。会计机关成立后，必须不断提高财务人员的技术和业务水平，实行财务人员岗位聘任制。另外，要规范财务领域的基本工作，重视财务记录管理，并采取明确会计凭证、帐簿和财务报表的程序。财务档案管理本身是财务内部控制方面的重要方法和途径，因此，要保证财务档案管理的质量、所有会计信息的客观性和准确性，使财务内部控制真正成为现实。

2企业财会档案管理现状及存在问题

为了进一步去让财务档案的管理变得更加规范，就有必要去针对性地提升档案管理者的业务能力，这能够保障档案管理的高质量。在调查中所发现的财务档案管理情况是，负责档案的工作人员没有相应的技能知识，他们缺乏一定的专业知识、技能培训，也不能熟练地应用财务会计的知识，因此针对性地加强档案人员的业务素质是目前急需完成的事情。因为从事财会档案的人员，大部分都是档案部门的，他们积累了很多的档案管理知识和经验，而较为欠缺财会档案的管理经验，一定程度上并不熟悉财会档案，这会导致他们在档案工作中不能游刃有余，从而容易在档案管理工作中出现弊病。职业道德往往是在人们所工作的特定工种下，根据其职业特征所提出的在道德水平、情操和职业品质方面的要求，一定程度上也是人们所要承担的必要义务。毋庸置疑财会档案的管理者，对档案管理的效率有着决定性的作用。倘若一个工作单位中的人都有着良好的职业道德，将会让团队转危为安，而团队中有着不好的职业情操和道德水平，将会让团队陷入绝境。特别是目前企业中的财务档案管理工作，财务不论在什么企业、单位中都非常敏感、重要，所以去重视和提升其职业道德和职业情操是必须要提上日程的事情。

3提高财务档案管理，构建财务内部控制制度的策略

3.1加快信息化建设

财务档案通过与信息技术深度融合，推进财务档案信息化建设，有利于更好地发挥财务档案信息的重要价值。这就要求企业要强化基础设施建设，为财务档案管理信息化水平的提升打下坚实的基础。财务管理人员也需要重视自身信息素养的提升，熟练运用计算机和相关设备，完成纸质财务档案信息的数字化转化，并积极应用大数据技术构建财务档案信息数据库，使其与财务信息管理系统进行有效衔接，为财务档案信息的调用提供更便利的条件，促进财务档案共享的步伐。在实际档案管理工作中，档案管理人员不能单纯将自身的工作局限于档案信息录入和保存等工作上，还要重视对财务档案信息的分析、归纳，深入挖掘财务档案信息的潜在价值，及时发现财务管理工作中存在的问题，为单位管理层各项决策的制定提供重要的依据。另外，还要搭建网络管理平台，及时补充和更新档案信息，提高档案查询和利用的效率，为企业管理和发展提供科学的数据支持。

3.2加强基础设施建设与档案的归档处理

“互联网+”时代下，企业的财务档案工作中涉及了繁杂的资料信息，因此一定要实现档案归档的规范化，按照企业的现实情况对财务档案开展合理分类以及归档。采取计算机技术来创建财务档案的信息库，对财务信息进一步实施数字化处理，通过电子版的形式开展存储以及归档。在网络财务档案数据库中要完善财务归档内容，实现企业财务信息的综合管理，并且按照各个性质的资料对电子档案进行细化以及分类，使企业的财务工作可以向数据化、信息化的方向深入发展，便于财务档案的有效、科学管理，使财务档案管理效率获得充分提高。此外，要大力建设财务档案管理方面的基础设施，强化资金投入，不断引进高科技管理设备，特别是需要引进大量信息化的基础设施来推动数字化发展。在档案管理数字化发展的过程中也要重视纸质档案的相关存储管理，企业需要创建专门的档案存储室，并且安排专门人员实施管理，要落实内部安全防护措施，最大限度保持室内干燥、清洁，有效开展防鼠防虫工作，以避免虫、鼠咬坏纸质资料从而引起信息丢失，还要配备干燥剂与灭火器等设备，以防止特殊情况出现。

结束语

要提高财务档案的管理水平，必须通过内部财务管理、提高档案工作者的业务水平和风险意识、实施内部财务管理制度、实施财务审计工作、有效使用信息化手段，不断提高财务档案管理的质量和效率。

参考文献

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