基于数据包理念文化的办公室文书档案管理分析与思考

基于数据包理念文化的办公室文书档案管理分析与思考

吴迪 

国网内蒙古东部电力有限公司巴林右旗供电分公司 内蒙古赤峰市 024000

摘要：在办公室中，文书档案管理工作是非常重要的一项内容。文书档案管理工作水平的高低，将直接影响企事业单位的发展。但现阶段来看，部分企事业单位文书档案管理水平远不能满足新时代下企事业工作管理的发展需求。本文首先分析了数据包理念文化，其次探讨了企业文书档案收集与归档工作存在的问题，最后就用数据包理念加强档案管理进行研究，以供参考。

关键词：数据包文书;档案管理;办公室文书

引言

文书档案是单位办公室文件资料体系的重要构成部分，也是单位开展各项管理工作、做出各项决策的重要依据。高效的文书档案管理工作能够保证档案资料的完善与完整，保证资料真实可靠，具有较强的借鉴意义。要立足单位实际情况，分析单位的文书档案管理工作作用，明确信息社会之下的档案管理工作改革思路，一步步有计划地创新档案管理工作方法，灵活运用各项信息工具，提升档案管理效率，切实保护档案的真实、完整、可靠与安全，为单位今后的各项决策与活动提供有力保障。

1数据包理念文化

数据包的概念最先是从美国军用标准中提出的，其数据包是指武器装备研制单位提交给军方或用户的阶段性工作成果，包括相应的数据、规范、表格等，不仅关注过程和方法，更关注结果;数据包管理理念也是我国航天型号研制过程中成功的管理经验之一，贯穿工程研制全过程的一项主要工作，在加强产品质量记录的可追溯性、细化产品质量控制要求等方面取得了很好成效，是实现闭环管理非常有效的手段之一。数据包管理理念文化在闭环管理方面，尤其在办公室文书档案管理方面可以发挥着更好地作用。

2企业文书档案收集与归档工作存在的问题

2.1收集与归档力度不足

从企业档案的现状来看，还存在书面归档的情况，这对于无纸化、自动化办公的发展趋势无疑已经跟不上企业发展的步伐，导致效率和存档的质量下降。此外，提交公司文件的过程还不够充分。尽管许多文件已被分类，但由于未及时存档，因此无法访问它们。最后，文档文件中存在分页符和错误。由于企业文件档案收集和归档不规范，文件档案缺乏完整性和连续性。

2.2企事业单位文书档案管理人员专业水准有待提升

在很多企事业单位，其文书档案管理人员专业知识结构不完善，欠缺专业技能，对文书档案管理工作造成了不小的影响，主要表现为以下两个方面：一方面，文书档案管理人员在处理文书档案业务知识时，由于知识结构不完善，加之对文书档案管理工作不重视、不熟悉，导致其在文书档案整理保存归档调阅方面存在不严谨、不规范的问题；另一方面，由于单位相关领导层对文书档案管理工作不够重视，使得文书档案管理人员缺乏相关的培训及学习机会，造成档案管理人员整体的水平较低，导致在文书档案管理工作中出现各种问题，如在文书档案管理流程上设置不科学、信息化的程度不高等，最终使单位文书档案管理水平不能得到更好的提升。

2.3文书档案信息利用价值提高

文书档案管理工作的开展，目的是为了收集、采集有效信息，对其进行加工整合后成为具有利用价值的信息，其他部门做决策工作时可提供重要参考，其中部分信息是广大群众关心的问题，必要情况下可在网络平台中实施共享，为社会稳定发展奠定基础。对于企事业单位而言，文书档案信息对其发展有着重要意义，对自身长远战略的制定和目标的实现具有推动作用。由此可见，新时期背景下，文书档案信息利用价值不仅为个别部门决策提供参考依据，更是企事业单位制定长远发展目标的重要参考依据，调查数据显示：文书档案资料利用价值日益提高，使用频率也不断提高，所以我们必须做好文书档案收集和归档工作，使信息资源更加安全、完整，充分发挥办公室文书档案管理者职能，促进文书档案管理工作水平和效率的提高。

3用数据包理念加强档案管理

3.1文书档案管理程序化

管理程序化是单位日常工作运行中的基础环节，也是体现了单位日常管理水平的高低。加强文书档案规范化管理是一项重要的工作，归规范化管理不论是提高文书档案高效性，还是适应新时代信息化发展要求，均具有积极的现实意义。

3.2创新管理方式，提升工作效率

科学管理方式是落实办公室文书档案管理改革的主要工具，因此要积极创新档案管理方式，根据信息化特征提出具有现代特点、实用性的管理方法。单位办公室文书档案管理，在不同阶段管理方式要求是不同的。例如，在归档阶段，虽然信息技术的利用促使文书档案资料以数据、信息的形式呈现，但是这并不意味着传统实物资料完全丧失其功能。在有效利用数字化文书档案资料的同时，需认真仔细保管存留的实物档案资料，包括影音图像、思维导图与文字等纸质资料、录音资料等，将实物资料归档形成文档，成为单位的“记忆文物”，发挥其“存留历史”“纪念重要事件”等功能。在基础性内容的归档环节，工作人员要认识到业务与档案在部署阶段、检验阶段同步性发展，跳出传统档案管理思维局限，更多地学习同行业其他单位档案管理工作方法与经验，不断创新本单位档案管理方法，保证各种档案管理方法满足不同阶段的档案管理需求，提升单位办公室文书档案管理工作效率。

3.3构建和完善档案管理制度

办公室文书档案信息资料内容多种多样，电子文档和纸质文档并存，信息得以在网络平台中顺利流通，且更具时效性，这样的前提下，有必要构建和完善档案管理制度，对文书档案管理者行为产生约束。实际工作中，管理者应严格遵照管理制度，实施符合管理标准的操作，同时明确划分工作任务，有必要将文档收集、归档工作具体责任落实到每个人身上，使文书档案信息资料从收集、整理至归档、存储、使用全过程各个环节都严密高效，符合标准。日常工作中，相关企事业单位可以定期组织管理者开展座谈会，邀请专业人员为其传授最新档案管理知识，提升文档管理者业务能力和管理能力，以此提高文档信息收集阶段内容的完整性、文件归档阶段的严密性。此外，文档管理者要规范自身行为，进行标准化收集、归档操作，其他部门借阅文书档案文件后，管理者应实施跟踪式管理，以防信息丢失或被篡改。

3.4增强管理意识

优秀的档案管理人员必须具备档案管理敏感性、基本的专业知识和档案管理能力，因为只有具备专业能力，档案管理的效率才能提高。因此，企业必须进一步提高档案管理人员的专业技能，强化责任人的资质，提高员工对档案收集归档的敏感度，要求了解档案收集归档的标准化流程。同时要培养员工主动学习文献管理、建立电子档案等新管理方法，利用闲暇时间组织网络学习培训和法律学习，参与各类文献档案建设项目等。档案管理人员积极参与文件档案的收集和归档工作，促进管理效率和质量的提高。

结语

新时代各项新技术和数据包管理理念的应用使各项工作都发生了明显的变化，全新的数据包管理理念和创新的管理模式在文书档案管理中的有效应用，全面提升了文书档案管理质量和水平，更好地为单位发展服务。在今后的改革与创新过程中，建议要从思想、人员、体系与档案安全角度入手进行管理改革，还需要积极创新管理理念、管理方法、档案利用方法、信息系统与监督制度，全面保障档案管理的安全与可靠，提升文书档案管理高效性。

参考文献

［1］高彩平．浅谈办公室文书档案的管理及常见问题［J］．现代营销(创富信息版)，2019，(01)．

［2］董志敏．基于大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用分析［J］．绿色环保建材，2017，(02)．

［3］史宏珍．如何做好新形势下企业文书档案的收集［J］．中小企业管理与科技(上旬刊)，2018，(07)．