不动产档案数字化管理策略要点探讨

不动产档案数字化管理策略要点探讨

刘霞

昭苏县自然资源局  835600

摘要：近年来，随着不动产统一登记工作的开展，不动产登记档案管理也引起了广泛的关注。不动产档案资料在社会经济活动中发挥着重要的作用，是为群众提供优质服务的一项服务性工作。现阶段，如何使不动产档案管理更加精简化、细分化与成效化是当今面临的一个重大课题。实际工作中要实施不动产档案信息处理技术现代化，提高档案管理人员的素质，强化服务意识，积极开放不动产档案信息资源，实现不动产档案现代化管理，为社会经济发展服务。本文在此从不动产档案管理的现状出发，对如何做好不动产档案管理工作提出了几个重要措施。

关键词：不动产；档案；管理策略；发展趋势

一、不动产档案管理概述

不动产登记档案保存了不动产登记管理过程中形成的具有保存价值的原始凭证，反映了不动产在转移、抵押、变更过程中的权属来源和审核依据，具有重要的查考、凭证作用。以往社会的经济虽然发展迅速，而不动产的物权变更很少，相关部门对不动产物权交易的安全没有给予足够的重视，而如今，不动产物权变更越来越快，不动产交易安全问题也凸显出来，所以国家对其重视度也越来越高，不动产登记档案成为国家发展的的必然需要，不动产登记档案管理工作也成为国家全部档案管理工作的重要组成部分，加强不动产登记档案的管理工作不仅可以丰富档案的内容，改善档案的馆藏结构，还可以提高社会的档案意识，从而扩大档案工作的影响力，促进档案管理工作的可持续发展。

不动产登记档案工作流程是根据不动产资源变更的独特性，在不动产管理部门完成原始不动产档案的登记整合，在档案完善的基础上实现档案提交入库。数字化系统根据提交入库的材料进行电子扫描，将纸质版材料进行数据化的处理，利用计算机算法的程序模拟，将不动产资料档案形成数字资料，按照分类要求，在不同的子目录中划分归类，为后期关键字和关键词检索提供前期支撑基础。

二、不动产档案管理的模式分析

以自然资源系统中不动产档案管理为案例，在管理中明确管理权限设置为市和区两级，下级机构对上负责，对于档案的管理采用垂直管控的方式，通过上下传递的方式实现档案管理的高效运作。同时也是便于档案在市区两级中有效地协同使用。在统一管理中，利用规范化和标准化的流程制度，强化工作人员的业务水平，提高管理过程中的配合度，通过管理权限的不同，设置档案的合理保存期限，定期完成相应文件的销毁。在现阶段中，所利用的“互联网+”的模式，将不动产资料利用电子信息化的管理方式，在信息共享平台中操作。系统完善操作流程是在档案管理中，根据档案整理的相关特点，让线下和线上的档案管理相互连接，明确各个部门之间的职责，制定统一的档案管理口径，从制作档案、审核档案、储存档案，一系列的过程都有相对应的制度要求，同时在过程中逐渐实现一站式管理的模式，利用人工输入，后期电子调阅的模式，满足档案即查即看的要求。在建立电子化的信息平台中，利用档案资料的信息库和网络算法的结合，减少档案管理中间环节的赘余，提高档案的查询服务功能。

三、做好不动产档案管理工作的几个重要策略

1、严格落实不动产登记资料依法查询档案制度

除权利人、利害关系人，公、检、法以及监察委等可以依法查询档案资料外，任何人或者单位不得随意查询。查询不动产档案资料的单位和个人要履行保密义务，未经权利人同意，不得泄露不动产资料;不动产登记信息资料档案共享单位以及查询档案资料工作人员应当对不动产登记信息档案资料信息保密，除正常办理不动产登记业务外，不得随意调取、查阅与业务无关的档案资料;违反国家规定泄露不动产登记信息的，要严肃处理，对造成信息安全事故或者给他人造成损害的，要依法追究法律责任。

2、合理配置各项基础资源

匹配性资源配置方面，从物力角度需要增加相应的信息化改革后的设备，包括扫描仪、查询电子屏与相关系统软件等；从人力角度观察则需要通过人力资源管理部门实施全面的档案管理人才培训，包括计算机相关操作、安全方面的培训；以及对于不动产档案管理工作本身的数据记录、保密、建档程序、销毁条件等。从资金角度分析需要实施针对档案管理工作方面的专项资金，尤其是将管理室、技术安全的相关维护进行资金注入；并以实践调查方面的工作细项进行相应的激励补贴等。

3、推动不动产档案数字化管理

相关管理人员应当构建一个健全的不动产档案数字化管理机制，以此促进档案管理工作效率得到有效提升，这样才能够确保在管理房屋不动产相关信息时不出现纰漏，从而为人民群众带来最为优质的登记与查询服务。在不动产档案管理队伍内部，应当充分考核相关工作人员，让其能够具备优秀的理论思维能力，并采取合理的措施来扩展其思想，让其不断吸收不动产档案管理相关先进经验，进而充实自身。部分不动产档案管理人员并不熟悉数字化管理方式与手段，针对这类人群应当采取相应的措施，让其实践能力得到有效的提升，并根據社会发展的实际情况，制定出相应的标准，让管理人员给自身的实践能力提出一个发展目标，并不断进行提升，从而迎合信息时代对于数字化管理人员的需求。严格贯彻“放、管、服、效”的基本方针，从最基础的环节来实现不动产档案数字化管理，例如对于不动产档案的资料整理与收集、真实性确定以及安全性保证等，给后续的不动产档案数字化管理建设打下坚实的基础。同时，还应当加强不动产档案数据信息安全的保护级别，提升其中的科技性，对防火墙进行优化，并对所有传输的数据和信息进行严格的加、解密，然后再依据实际的内容对所有的数据信息进行备份与储存，定期进行档案数据备份，完善权限分级体系，并对现有的权限进行严格管理，以此确保档案数据的灵活运用及存贮便捷性。

4、强化业务培训

客观上对不动产档案工作人员的素质提出了更高的要求，从事不动产档案工作的人员，专业知识较其它单位的档案人员更单一。为达到不动产档案整理规范化的要求，兼职档案管理人员要进行一次正规的培训，讲解不动产档案工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案，今后需归档，并讲解了具体的归档范围。

5、强化服务规范

一是明确服务方向，努力为城市建设和管理服务，为保障房地产权人合法权益服务。对利用工作中出现的新情况、新特点不断改进利用方式、服务手段，以适应新形势的需求。二是了解客观需要，化被动为主动，取得利用者满意的效果。三是利用产权档案的特点和规律，对整个所有权登记情况进行统计分析，改进各项业务工作，促进产权档案管理水平的提高。四是处理好利用和保密的关系，发挥产权档案的作用。在做好提供利用的同时，广泛接受社会各界监督，使产权档案的记载更加准确。

四、新形势下不动产档案管理的发展方向

　 1、加快不动产登记历史数据梳理整合

加快不动产登记标准体系建设，尽快实现现有档案查询系统与原房管局管理系统和土地档案查询系统的数据整合，完成基本框架的搭建，将其纳入规范化、标准化管理轨道。

2、推动“互联网+”不动产登记建设

加快开发完善档案查询系统与“爱新疆”政务APP的接入融合，提高业务互通能力和资源使用效率，实现网上进度查询、网上证书核验等便民服务功能。加大宣传推广“日照不动产”微信公众号的应用力度，在“网上大厅”智能客服功能模块中增加办证进度、证书查验、权证下载、权证核验等综合查询功能。

四、结语

  综上，不动产档案是城市建设和管理的基础，是确认自然资源产权的重要依据。实际工作中要创新档案管理理念，建立数字化档案管理模式，强化服务规范，使不动产档案管理的各个方面发生深刻变化，使不动产档案管理的整体水平明显提高。

参考文献：

  【1】陈泽伟.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].卷宗，2019（23）：113.

  【2】刘月.不动产登记档案整合和集约化管理探究[J].办公室业务，2016（17）：112.