运用PDCA提高病案三日归档率对策研究

运用PDCA提高病案三日归档率对策研究

黄佳佳

(沭阳南关医院  223600)

摘要：目的  分析运用PDCA对提高医院病案归档率的作用，为了达到二级甲等医院评审要求及医院管理提供参考。方法 根据我院运用PDCA前2021年8月份603份出院病案归档情况，三日归档率仅为62.02%，根据《二级综合医院评审实施细则》（2012版）4.23.2.6条款之B条款要求（三日归档率≥90%）制定目标，从2021年9月-2022年2月开始运用PDCA管理方法，进行计划、实施、核查和巩固追踪的PDCA循环管理。结论 通过PDCA管理方法监督出院病案归档的及时性，通过完善制度流程，市医院各部门认识到病案及时归档的重要性，并使目标明确、流程严谨，并且能够发现问题，及时采取一系列的改进措施，是的出院病案归档及时规范，不断提升出院病案三日归档率。

关键词：PDCA；出院病案；三日归档率

病案的需的需求范围随着社会的发展、法制的完善以及人们法律意识的增强进一步增大，如果出院病案不能够及时归档将影响病案的查阅、借阅、医院数据统计、医疗质量考核、病人的保险报销、医疗纠纷的处置工作等，甚至会对科室医疗质量及学科建设造成严重的负面影响。因此，提高出院病案三日归档率不仅是等级医院评审的要求，更是提高医院科学管理水平的重要决策。PDCA持续改进循环管理，是由美国质量管理专家戴明博士于1954年根据信息反馈原理提出、并广泛应用于质量管理的标准化、科学化、循环化体系，是全面质量管理所应遵循的科学程序，我院运用品管圈PDCA循环管理持续改进出院病案归档时效，使得出院病案三日归档率得到显著提高。

1  资料和方法

1.1一般资料  收集2021年度8月份品管圈PDCA改善前出院病案三日归档情况及2021年9月1日-2022年2月28日实施品管圈PDCA改善期间出院病案三日归档情况。所有的出院病案都由我院病案室进行统计管理，自病人出院之时算起，病案在72小时之内归档情况统计。

1.2 方法

1.2.1计划（P-Plan） （1）确定目标：达到二级甲等医院评审要求B条款，全院出院病案三日归档率要≥90%。（2）现况把握：我院2021年度8月份出院病案603份，三日归档率仅有62.02%，距离二级甲等医院评审要求差距很大。（3）查找问题：利用品管手法分析存在问题并制定相应的持续改进措施。

1.2.2执行（D-Do） （1）改善流程：医院于2021年10月25日修订完善《出院病案归档流程》，病案室工作人员主动到科室收取病历，节约临床科室人员时间，减少差错的发生。为临床一线医务人员提供便利。（2）制定科室绩效考核细则：将出院病案三日归档率纳入科室绩效考核指标，每个月对临床科室进行考核，将出院病案三日归档率与科室的绩效挂钩，调动科主任、医师、和护士的积极性。（3）加强宣传和培训：医院通过院周会、科主任例会、微信群等载体加强培训学习，从安全性、法律性、管理性、服务性等多方面来强调出院病案及时归档的重要性及其意义，提高全员医务人员对出院病案及时归档意义的认识。（4）开发电子病历信息系统功能：各临床科室根据本专科常见疾病病重制定病种模板，减少病历书写的时间；信息系统启动系统监控功能，通过系统推送信息及时提醒临床医师书写病历，减少相关病历记录超时未完成现象。（5）成立医共体：目前我院医共体内医院共8家，医共体内成立专科临床诊疗中心，根据各个院区的病人数量及工作量，及时进行人员合理调配，优化人力资源合理配置，解决了人员短缺问题。

1.2.3检查（C-Check）（1）科室每天整理当日应该归档的病历，并将完善后的病历交到护士长手中放到病案回收定点存放处。（2）病案室工作人员通过系统导出各科室出院病历明细，并于每天下午至临床科室收取应该在当日归档的病历，通过回收病案数量及系统导出应该当日归档的数量，计算各科室病案三日归档率。

1.2.4改进（A-Action）（1）每个月将病案三日归档率报院长办公会，并在院周会、科主任例会上通报各科室出院病案三日归档情况。（2）对出院病案三日归档率未达标的科室主任进行约谈，并签订责任状。（3）落实绩效考核实施细则，对出院病案三日归档率未达标的科室进行惩罚，处以200元/份的罚款。并取消科室及个人的年终评优评先资格。

1.2.5评价标准 根据《二级综合医院评审标准（2012版）实施细则》要求：B级要求患者在出院后，住院病历在3个工作日之内回归病案室率≥90%；7日归档率达100%。我院按照等级B要求三日归档率开始制定实施计划。

1.2.6指标定义 三日归档率指住院患者在办理出院后，自出院时起，72小时内交到病案室归档的病历数占同时期内所有出院患者总人数的比例。

2  结果

   通过6个月的努力，与PDCA循环管理前2021年8月份出院病案三日归档情况对比，出院病案病案三日归档率从2021年度8月份的62.02%提升到了2022年度2月份的97.09%，改善情况显著，详见表1。

表1  PDCA管理前后病案三日归档率对比

3  讨论

3.1 分析原因，明确目标  PDCA强调的是对现状的把握和发现问题的意识及能力，发现问题是解决问题的第一步，是分析问题的前提条件。依据PDCA步骤，我院通过对2021年8月份病案归档现状、病案三日归档率低的原因分析总结。在科室层面：（1）医师病历书写不及时。病人多、医师工作量大，正常时间难以完成大量病人的病历书写工作；责任心不强，法律医师淡薄，忽略病历书写时限性的要求。或者重临床诊疗而轻病历书写。（2）科主任签字不及时。科主任经常外出开会或者参加专业业务活动，造成病历因为科主任未签字而不能在三日内及时归档。（3）护士整理送达不及时，护士认为病案及时归档是医生的事，与自己关系不大，所以不但不催促，有时护理病历整理不及时。（4）病历整理好了，本可以及时归档，当事由于科室病历上报人员疏忽大意，忘记归档时间，导致整理好的病历超过三日仍滞留在科室。

3.2 制定对策，措施具体  根据分析存在的问题，逐一制定对策，明确给出档案，使之程序化、制度化，是PDCA提高执行力的关键。我院针对上述主要影响病案及时归档的原因一一制定具体可行性强的整改措施，使得病案三日归档率有了质的提高。

3.3 评估效果，及时反馈  对照整改措施执行情况，医院通过对各科室改进中和改进后病案三日归档情况进行督查并进行排名，对不达标且排名靠后的科室责任人及科主任承担连带责任，共同进行罚款，并纳入科室每月绩效考核扣分。使得医护人员共同自觉的重视出院病案三日归档率，从而保证了整改措施的成效。

3.4 效果追踪，持续改进 通过PDCA改善后，对改善后效果进行了持续的追踪考核，每个月的病案三日归档率均能确保平均值在95%以上。

     总之，PDCA是一种先进的管理工具，通过PDCA大环套小环、小环保大环，互相促进，推动大循环，不断的发现问题、解决问题，使病案管理质量不断提高，我院出院病案三日归档率从改善前2021年度的62.02%上升到2022年度的病案三日归档率平均值一直保持在95%以上，病案三日归档率改善成效显著，且一直保持在较高水平。

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