6S管理模式在医院工会档案管理室中的应用研究

6S管理模式在医院工会档案管理室中的应用研究

符进强

（钦州市第二人民医院工会办公室   广西  钦州 535000）

【摘要】目的：探析在医院工会档案管理室中应用6S管理模式的应用价值。方法：抽取2021年1月-2022年1月期间我院工会档案管理室中工会档案共200份纳入研究组，实施6S管理模式，再抽取2020年1月-2020年12月期间我院工会档案管理室中工会档案共200份纳入对照组，实施传统管理模式。评价及对比两组的管理效果、管理质量。结果：研究组的工会档案丢失率、档案破损率均低于对照组，利用提取率高于对照组（P＜0.05）；研究组的档案室清洁、档案标识规范、档案管理安全性评分均高于对照组（P＜0.05）。结论：在医院工会档案管理室中应用6S管理模式，管理效果良好，可有效避免出现档案丢失、破损等不良现象，提高了利用提取率，取得了理想管理质量。

【关键词】医院工会档案管理室；6S管理模式；传统管理模式

工会档案管理是医院管理工作中必不可少的组成部分，医院工会档案管理室的建立对维护医院正常运营提供了有效保障[1]。由于近年来我国医疗水准的提高，对工会档案管理质量也提出了更高的要求，档案管理受到广泛关注与重视。以往传统管理模式已难以满足现代发展标准，因此如何选择一种高效、科学、规范的管理模式对确保医院工作顺利开展、提高整体管理质量具有重要意义[2]。6S管理模式属于一种新型现代管理方法，具有高效性、规范性，可实现高效管理、安全管理的目标。鉴于此，在本次研究中，探析在医院工会档案管理室中应用6S管理模式的应用价值。

1.资料与方法

1.1一般资料

抽取2021年1月-2022年1月期间我院工会档案管理室中工会档案共200份纳入研究组，其中男性与女性例数比为96:104；最小年龄为21岁，最大年龄为55岁，平均（42.10±1.09）岁；再抽取2020年1月-2020年12月期间我院工会档案管理室中工会档案共200份纳入对照组，其中男性与女性例数比为98:102；最小年龄为21岁，最大年龄为54岁，平均（43.05±1.33）岁。统计学分析两组基线资料，结果得出P＞0.05，存在可比价值。

1.2研究方法

对照组实施传统管理模式，安排专人负责工会档案，并定期做好清洁与消毒处理工作，包括及时擦拭档案室橱柜，每年至少进行一次档案整理、统计。研究组实施6S管理模式，包括（1）整理。由于受到个体差异性的影响，工会档案也不同。由于医院科室较多，调取档案时，工作量较大。故而，需及时整理档案，可见科室作为单位，根据科室实际状况整理档案，且给予标注，便于后期利用提取及核对。（2）整顿。根据医院实际情况，不断完善工会档案管理室管理制度，确保档案有效性、实时性。档案管理人员应每间隔3个月整理一次档案，特别是针对学术水平变动、职称变动等，需做好标识。另外，还需划分好档案物品摆放位置，便于查找。（3）清理。档案管理员应做好档案室清洁工作，并定期消毒，避免柜顶、柜脚处落灰。同时，可用塑料袋将档案密封起来，避免潮湿。此外，要求档案管理员不可室内吸烟，以防引起火灾。为了确保档案清洁性，还需要求档案管理员不能够在办公位置饮水、进食等。（4）清洁。将整理、整顿、清理环节科学化、规范化，保证良好的管理效果。（5）安全。保证工会档案信息安全性是档案室重要任务之一，所以需定期核对档案，做好相关排查工作。要求档案管理员在操作过程中需严格保密，避免医院信息外泄。（6）素养。档案管理员综合素养可对档案管理安全性、科学性产生影响。因此，医院需定期组织档案室管理员培训，学习并了解6S管理法，掌握专业知识，提高自身管理水平和职业素养。

1.3观察指标

①评价及对比两组的管理效果，记录和统计工会档案丢失率、档案破损率、利用提取率；②管理质量，包括档案室清洁、档案标识规范、档案管理安全性，每项总分100分。

1.4统计学方法

数据纳入SPSS22.0软件分析，计量资料以t检验；计数资料用卡方检验，P＜0.05有统计学意义。

2.结果

2.1两组管理效果对比

研究组的工会档案丢失率、档案破损率均低于对照组，利用提取率高于对照组（P＜0.05）。详见表1。

表1    两组管理效果对比[n（％）]

2.2两组管理质量对比

研究组的档案室清洁、档案标识规范、档案管理安全性评分均高于对照组（P＜0.05）。详见表2。

表2     两组管理质量对比（x±s,分）

3. 讨论

档案室清洁不到位、管理制度不完善、保密意识薄弱、档案管理员职业素养较低等是医院工会档案管理所存在的问题。因此，有必要加强精细化管理。6S管理模式主要涵盖了整理、整顿、清理、清洁、安全、素养六大环节，是指在传统管理基础上，以节约管理资源、节约管理成本的目的，实现管理流程精细化的目标[3]。在本次研究中，笔者在医院工会档案管理室中运用6S管理模式，发现明显降低了档案丢失率、档案破损率，有效提高了利用提取率，同时大幅改善了档案室清洁程度，提高了档案标识规范性与管理安全性，最终改善了整体管理水平。

本研究表明，研究组的工会档案丢失率、档案破损率均低于对照组，利用提取率高于对照组，提示应用6S管理模式可提高医院工会档案管理效果，降低档案丢失和破损风险，提高正常利用提取率。研究组的档案室清洁、档案标识规范、档案管理安全性评分均高于对照组，提示应用6S管理模式可有效提高医院工会档案管理质量，达到规范化、安全化、科学化的管理目的。

综上所述，在医院工会档案管理室中应用6S管理模式，管理效果良好，可有效避免出现档案丢失、破损等不良现象，提高了利用提取率，取得了理想管理质量。

参考文献

[1]李莉. 6S精细化管理在医院档案管理中的运用[J]. 大众标准化, 2021,5(10):306-307.

[2]刘小琴, 李生陆, 周莉,等. 6S管理模式在门诊导医护理管理质量中的应用研究[J]. 现代医药卫生, 2019, 35(12):331-332.

[3]赵洪武, 高喆, 张爽,等. 6S管理模式在病区管理中的应用[J]. 护理实践与研究, 2017, 14(14):240-241.