企业电子档案风险管理实践探究

企业电子档案风险管理实践探究

刘春霞,张静

国网临洮县供电公司  甘肃临洮730500

摘要：在企业档案管理过程中，电子档案管理是一种新的模式，也是时代进步的一种重要表现。和以往传统的纸质档案相比，电子档案具有机读性、数字化以及信息存储密度较高的特征。网络信息技术的应用给我国企业档案管理工作注入了新鲜血液，并为企业今后的档案管理指明了方向。

关键词：企业；电子档案；风险管理；实践研究

引言

档案有效记载了企业发展过程、管理细节、产品信息、企业战略部署等重要信息，是企业宝贵的信息资源。企业电子档案，是企业在运营过程中通过数字化设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的电子文件与数据的集合。普通档案与电子档案最大的区别在于信息储存的方式不同，电子档案的储存方式，决定了企业电子档案的管理与利用效率高于普通档案。由此可见，管理利用好企业电子档案对企业发展、信息溯源、战略部署都有着长远且重要的意义。

1企业电子档案的特点

人们在参与社会活动时，会直接产生许多具有保存价值的原始记录，这些真凭实据可以被称为档案，管理档案需要科学的原则和方法。随着科学技术的进步，档案管理技术也不断丰富，当前档案管理已经进入信息化时代。档案管理信息化就是基于计算机网络技术高效完成档案信息采集、储存、使用管理的过程。基于档案管理信息化将推进档案信息数字化发展，还能推动档案传递网络化发展。从现实角度来看，利用信息化手段管理档案符合信息时代的管理实务转型发展需要，也能够为增强档案管理质效提供辅助。不仅如此，档案管理信息化还可以有效促进档案管理职能转变，增强档案服务能力；更可以实现档案信息的深度挖掘和利用，提高档案信息检索以及分析便捷性。在计算机网络技术的支持之下，档案信息的传输范围将会进一步扩大，其服务能力以及服务范围也将得到拓展。总而言之，基于档案管理信息化，可全面提升新时期档案信息管理质量和效率。

2企业电子档案管理现状

2.1档案数据收集不规范

企业工作人员在实际的档案数据收集和管理过程中，往往缺乏相关规范和标准，这就导致管理工作出现了各种各样的问题，效率十分低下，准确度也比较低。还有一部分工作人员在工作过程中缺乏责任心，对数据收集不够重视，导致档案案卷缺失、档案归档不及时情况时有发生。还有一部分企业甚至是让企业部门员工兼职，这样就违背了档案数据管理的准确性、专业性以及时效性。

2.2档案制度存在缺陷

企业档案制度是企业档案管理的依据，是确保档案工作精确有序实施的保障。但是现阶段很多企业的档案管理制度只是套用通用制度，没有根据企业自身部门结构、工作流程等特性进行编制，这就导致企业即使存在档案管理制度也无法有效执行。而企业电子档案是企业档案中的一类，企业档案制度、实施细则等规范文件的缺失与无效执行将直接对企业档案、企业电子档案造成归档范围不明确、归档细节不明了、文件格式难统一、权责不清晰、管理困难等问题。

2.3档案管理人员专业素质低

由于受到传统观念的影响，企业对档案管理工作不够重视，这就导致对档案管理工作人员任用十分随意，一方面，是企业档案室及电子档案管理队伍构成不合理所导致的，不少年纪较大的档案管理人员对电子档案的了解程度和把握能力都不好；另一方面，由于企业档案管理人员本身缺乏自主学习精神，因此对于铺天盖地的电子文档准备不够。在现阶段的发展过程中，企业档案室电子档案管理方面，亟待解决人才资源问题，需要综合应用型人才提供源源不断的动力。

3企业电子档案风险管理实践

3.1引进高素质人才，定期开展业务培训

加强档案管理人才的引进与培训，是做好数字化档案管理工作的强大人力资源保障。引进人才要适当提高门槛，看其是否具备较强的数字化档案管理知识与技能。可通过与高校档案管理专业签订人才引进协议或委培合同，由高校为其提供或培养相关人才。当然，也可以通过人才市场公开招聘方式引进。同时，要建立常态化人才培训机制，定期开展人才培训，让档案管理人员不断掌握最新的知识与技能，能够比较熟练地运用数字化档案管理工具，更好地推进档案数字化管理工作。

3.2加强基础设施建设

在新形势下，企业内部的信息化管理已循序渐进得到全面应用，办公、财务、考核、绩效系统等已被量化应用，各类系统产生海量的电子信息资源，而此类资源文件正是电子档案管理中至关重要的部分。企业在管理进程中，常采用软件与硬件并肩的应用原则，以技术应用为导向，优化电子办公系统与档案管理系统，配套使用电子签名、CA证书，并设立审核岗位，执行审核电子文件的工作，遵循新形势下的无纸化办公要求，进而顺应经济社会的发展形势，最大化彰显其工作效益。

3.3加快完善企业信息化管理体系的建设

企业信息化管理体系的建设是档案数字化建设的基础条件。在企业信息化管理体系中，产生的电子文件是电子档案的基本归档信息要素，只有企业信息化管理体系完善了，才能使得企业档案数字化管理系统建设随之完善，电子档案的电子文件来源、数据来源才能更加广泛、收集效率才能更高。因此，在企业信息化管理体系建设过程中需要将电子档案管理体系一同考虑其中。一方面，需要站在整体的角度上考虑企业多个信息化管理软件与电子文件的无缝衔接，打破企业各部门或流程中的“信息孤岛”；另一方面，需要站在企业各个单一业务流程的角度上，考虑电子文件的生命周期与业务流程的关系。通过企业电子文件集成、电子文件生命周期与企业业务流程绑定，形成完备的信息化管理体系与完备的电子档案管理体系，从而提高企业管理效率，降低企业管理成本。

3.4实行电子文件安全监控

一般来说，企业档案管理工作中所使用的电脑系统并不会对相关档案记录进行变更，如果需要对文件进行更改也不会留下什么痕迹。所以，一旦相关档案文件出现了变动，就不会留下什么线索，这样电子档案的有效性和真实性就无法得到保障，总之，利用加密、数据封装、数据水印、灾害恢复等相关技术，保证电子文件在进行归档、整理和检索利用过程中的安全，并对电子档案进行内容补充、载体更换、数据监测和档案拷贝，全程监控电子档案管理形成。电子档案的安全性，除了上述的技术之外，还需要具体从事档案管理的人员具备良好的职业素质和道德素质，增强守法意识，严格执行《档案法》《保密法》的具体规定。

3.5利用网络信息技术

基于大数据信息发展时代，应用先进、科学的信息技术提高电子档案的整合能力，对其电子信息资源进行整理分类，落实企业发展指标。在电子档案系统中，结合配套的电子签章、电子认证以及签名等技术进行使用，妥善解决其中的网络安全隐患问题，确保企业内部电子信息资源共享的科学性与权威性，实现档案归档的全流程管理，为了使企业的档案得以长期有效保存，需利用网络信息技术创新构建保存机制，保障电子信息资源的保密性与完整性。

结束语

与传统纸质档案管理相比，数字化档案管理优势明显，已经成为当前我国企事业单位档案管理工作的主流选择。但是，当前数字化档案管理中也出现一些新的问题，如安全保密难以控制、管理人才相对欠缺、管理系统兼容性有待提升等。我国企事业单位必须要立足工作实际，采取针对性问题解决措施，逐步创建更高效率的现代数字化档案管理模式。

参考文献

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