气象观测质量体系中的气象装备供应管理

气象观测质量体系中的气象装备供应管理

张婷婷,赫劲,孙嘉楠 ,刘青松,刘晓磊

宁夏回族自治区大气探测技术保障中心 750001

摘 要：气象观测质量体系引入ISO 9001 质量管理体系，形成了气象装备供应的计划、采购、调拨区市县三级管理，合格供方评审、仓储物资的验收、入库、出库等以程序文件的形式规定下来并执行了物资管理工作，使气象装备供应管理工作操作更简洁，程序更流畅，工作更规范，提升了气象装备供应管理工作水平。本文介绍我区气象装备供应管理工作中贯彻质量管理体系的方法，进而实现了气象装备供管理科学化、规范化、制度化，并已进入良性运行状态。

关键词：ISO 9001 气象观测质量管理体系; 气象装备供应管理

引言

气象专用技术装备是指专门用于气象探测、预报、服务以及通信传输、人工影响天气、空间天气等多轨道气象业务的气象设备、仪器、仪表及消耗器材。气象技术装备供应管理工作的基本任务是保质保量并适时地供应气象业务、科研、教学所需的气象技术装备，加强集中统一供应管理，充分发掘潜力，努力提高服务质量和经济效益，为气象事业提供物质保障。从2019年开始，宁夏气象局依据GB/T19001-2016/ISO9001:2015《质量管理体系 要求》标准、我国相关法律法规等要求，建立了气象观测质量管理体系。气象装备供应管理作为气象观测质量体系的重要业务过程，形成了气象装备供应的计划、采购、调拨区市县三级管理，合格供方评审、仓储物资的验收、入库、出库等以程序文件的形式规定下来并施行全面质量管理，保证了气象装备供应工作安全、稳定、有效的运行，确保了气象事业工作的高质量、高效率进行。现将气象装备供应管理工作贯彻质量管理体系工作的方法作一介绍。

1. 气象装备供应管理文件的建立

依照《气象技术装备供应管理办法》建立《储备供应控制程序》《外部供方管理控制程序》，区市县三级《设备计划作业指导书》《设备采购县级作业指导书》，区市二级《设备调拨市级作业指导书》,区级《仓储物资管理作业指导书》《储备库设施环境管理作业指导书》《设备报废作业指导书》

1.1 储备供应控制程序

本程序适用于宁夏气象局气象观测设备计划编制及审批过程，采购过程，采购设备验收，调出、调入、流转、借用过程、出入库过程、报废过程的控制和管理。

明确了相应部门的职责和工作程序，相应计划编制及审批过程，采购过程，采购设备验收，调出、调入、流转、借用过程、出入库过程、报废过程的流程由相应和作业指导书来支持。

2.1 外部供方管理控制程序

本程序适用于为提供的产品或服务构成宁夏气象局观测业务所交付产品和服务的组成部分时，或者对宁夏气象局观测业务实现或对观测业务绩效具有直接影响时的外部供方的管理。

明确相应部门的职责和工作程序，确定外包方的评价和选择及评价方法。物资供应科根据所采购的要求选取供方，并初步核实其是否具备相应的资质，建立“合格供方目录”，并每年复审，具体管理流程详见图1。

图1 外部供方管理流程

2.气象装备供应管理

气象装备供应的管理主要有采购管理、库房管理、文件管理

2.1采购管理

2.1.1采购计划，各相关部门提出采购计划，填写《气象观测设备需求申请表》。《气象观测设备需求申请表》要注明所购物品的数量、规格、用途、技术要求或质量要求等。

2.1.2采购的实施

《气象观测设备需求申请表》经相关处室批准后，采购员在 《合格供方目录》中选择满足技术、质量要求的合格供方。符合政府采购的大宗商品，做好申购、论证、审批、招标采购、签订合同等一系列工作，具体采购流程详见图2。

图2 气象装备采购流程

2.2 库房管理

2.2.1采购物资入库前的检验和验证

采购的物资送到库房后，由库房保管员会同采购人员按照《气象观测设备需求申请表》的质量、数量、规格、要求进行验收，验收合格后方能入库、登账。

2.2.2物资入库及存放

检验合格后的物资由库管员填写《气象观测设备需求申请表》并按采购合同的要求和清单的数量进行清点入库，并并填写《设备入库验收单》。入库的物资分类分区域存放，并予以标识。对验收不合格的物资，应及时退货。

2.2.3物资的出库

物资出库遵循先进先出原则。并及时登记入账，确保账物相符，具体出库流程详见图3。

图3 物资出库流程

2.2.4不合格品控制程序

采购回来的物资，在入库验证过程中发现有不合格品，有些物资在使用过程中发现的不合格品都必须立即处置。

2.2.5不合格品的评审

对购入的物资，由库管员会同物资申请人根据外观和依据合同进行验证; 经验收不合

格的设备按照合同约定条款内容执行。

2.2.6不合格品的处置

物资发现有不合格品，该批物资不能入库;类物资不合格率超过 2%且小于 5% 时，再加大验货量。若不合格率大于或等于 5%，该批物资不能入库。采购物资的不合格品按照《外部供方管理控制程序》执行。

2.2.7不合格品的记录

对不合格品的控制按物资采购程序中供方评价的相关条款对供方重新进行评价。

2.3 环境管理

按照《储备库设施环境管理作业指导书》，作好储备库的卫生环境和温湿度环境及储备库设施检查的日常检查工作，通过 《储备库值班巡查记录表》予以记录。

2. 3文件管理

在控制程序文件中会涉及许多相关文件和质量记录，这些文件和记录支撑着程序文件。

2.3.1相关文件

相关文件指的是本单位制定的规定、制度以及下发的规定标准等。如 《物资采购及物料管理程序》中的物资采购操作规程、供方能力评定、物资验收标准等。对于气象部门政府采购项目外部供方的评价与选择，各部门按照中国气象局下发的气象部门政府采购相关管理办法执行。评定合格后，录入 《合格供方名单》。

2.3.2质量记录

质量记录是相关文件在实施过程的记录。如物资采购计划单、物资入库验收记录表、库房温湿度记录表、物资出库请领单等。在物资入库验收时要记录: 验收日期、品名、规格、数量、供货商、生产批号、相关证件、生产日期、有效期、抽检数量、合格率等内容。

3 引进 ISO 9001 为气象装备供应管理带来的变化

自气象观测质量管理体系运行以来，在气象装备供应管理方面的变化主要有以下几点。

3. 1 操作更简洁

过去科室办公室墙上挂满了各种 “规章制度”和“操作规章”的镜框，现在一个 《物资采购及物料管理程序》文件，代替了过去几十个规章制度。

3. 2 程序更流畅

从物资的申购、合格供方评审、招标、商务谈判、签订合同到物资的验收、送检、入库、出库，环环紧扣，层层把关，保证了物资采购的合法性、价格确定的合理性。

3. 3 工作更规范

程序文件的执行是靠记录支撑的。每一个环节都有表格作记录，每年内审、外审时，都是通过记录来分析工作质量的。所以说从物资采购到物资出库这一系列规范化工作，要求认真填写及妥善保存各种表格记录，为采供血过程中发生各种纠纷的举证创造有利条件。

4 发展趋势及展望

通过气象观测量质量管理体系，规范了采购程序，提高了库房物资的管理水平。但在物资的入库、申领、发放过程中，还是人工操作，虽然在物资领用统计时用上了电脑，但还仅限于单机操作，工作强度仍然大。为了使物资管理科学化，库房必须运用先进的信息化技术手段，使物资管理的各个环节都能进入到网络系统中来。

4. 1 建立一个网络化物资管理系统

在目前单机操作的基础上，扩展使用系统，让所有科室都能联网使用，为全站提供一个网上申领、申购、账务管理功能。一直到配货、派送，整个流程都能无纸化操作。

4. 2 建立一个便于查询的系统

目前的单机上网使用，只有统计人员一人清楚，信息不透明。展望新的系统应该让使用部门能够随时查询本科室的物资领用情况，同时也为高层领导者对物资监督、管理提供条件。

参考文献

[1] 田明霞，张华. ISO 9001在器械科管理工作中的应用[J]. 中国医疗设备 2013年第28卷 03期 VOL.28 No.03.97-99

[2] 牛玉峰. ISO 9001—2000 质量管理体系用于血站库房物资管理的实践与展望[J]. 中国市场 2013 年第 18 期 (总第 733 期) 80-81

作者简介：张婷婷（1982.09）女，汉族，宁夏回族自治区银川市人，本科学历，助理工程师，从事气象装备管理工作。