企业存货内部控制制度建设存在的问题及对策研究

企业存货内部控制制度建设存在的问题及对策研究

赵清野

辽宁中大会计师务所有限公司 辽宁沈阳  110000

摘要：构建完善的存货内控管理制度，有利于保证财产的完整性、安全性，提高存货运营效率，及时发现并纠正差错和舞弊现象。本文分析了存货管理存在的问题，提出了存货内部控制改进对策。通过本文的研究为完善企业存货内部控制制度建设提供有益建议。

关键词：存货；内部控制制度；问题；对策

1.存货管理现状分析

1.1管理上重视不够，缺乏科学的管理和信息化系统支持

一是，一些企业对存货管理意识不强，管理上普遍重货币资金管理而轻存货管理。有的企业虽建立了相关管理制度，但执行不力，整个企业缺乏良好的存货控制环境。二是，采购管理流于形式。由于管理信息系统落后，采购人员整体文化水平不高，虽然其具有丰富的实务经验，但计算机操作技能和存货科学管理经验欠缺，同时需要处理大量事务性工作，无法在战略高度上担负起项目的损益分析、评估和决策，难以优化采购模型，导致采购缺乏计划性、预见性和前瞻性，难以使采购管理工作趋向科学合理。三是，仓库管理人员缺乏科学的库存管理理念，存货收发存部分没有登记卡，有登记卡记录的存在与实际收发存不一致、记录不完整、不及时、账实不符的情况。

1.2存货相关岗位缺乏绩效约束

在企业里，仓储岗位考核不到位。对采购人员缺乏采购价格、采购批次、供货时间、缺货成本等多维考核；对销售人员仅追求销售业绩，忽略了退货率、滞销率、回款达成率等指标考核，由于考核指标单一，导致销售人员为了完成销售任务而盲目压货，之后迫于代理商存货压力而进行滞销退货、积压退货，不但延误了销售最佳时机，同时也造成了资金占压；事业部人员考核存在重视新产品，但忽略对已上市产品和即将退市产品的考核，导致事业部综合效益下降、表面盈利而实质潜亏现象的出现。

1.3缺乏信息沟通反馈机制

企业各部门对存货的库存有不同的需求，如果各方不能协调不一致，信息反馈、沟通处理就容易出现断档，进而出现各种存货相关的问题。

（1）客户滞销品积压处理周期长。由于库房、事业部、销售、财务不能及时沟通销售未结算信息，造成退货商品长期未入账，甚至长期搁置第三方库房。产品长期处于“三不管”地带，一方面增加了产品存储成本，另一方面由于产品生命周期所限，往往错过了最佳销售时机，存货、应收账款双重资金占压，严重影响了企业资产安全、完整。

（2）例外管理在企业未得到有效贯彻实施，需特批事项未及时反映至企业决策层。如内部退货环节因人员变动或者客户强调某个环节原始单据不全，对方红字发票申请及通知单迟迟未到，导致票据审批环节迟迟不通过，退货流程搁置，而企业与客户方面人员未有效跟进票据收集及其审批环节，使实际入库的存货长期搁置未进行退货分拣入账处理，致使账实长期不符，同时客户货款迟迟未足额及时结算，存在员工道德选择风险和资产完整风险。

1.4存货管理没有系统的制度，部分制度执行不力，形同虚设

（1）存货的接触制度缺位，导致非授权人员直接接触存货，非授权代理人被认为是授权代理人，执行公司行为。

（2）存货借、还制度缺失，存货的借出制度缺乏约束，致使销售人员从正品借出产品，但是周转回来的产品很有可能进入不良库存或者看样库甚至隔离库，在存货监管缺位的情况下，导致企业资产实质性损失。

（3）存货退市制度缺失、不完善。产品到了生命周期的衰退期之后，存在大量库存需要消化处理的情况。但是事业部、产品相关部门并没有制定拟退市产品退市标准、退市流程、备品处理方案、退市考核激励机制等，致使退市产品一年甚至更长时间无人问津，导致存货变现价值逐年降低、贬损，甚至变成负资产，即仓储成本远高于存货变现价值。

（4）存货报废制度缺失。部分企业产品报废、盘盈盘亏处理缺乏多部门共同监管，或者监管流于形式，导致不良资产错过最佳变现时机，严重的造成死库存，甚至报废，资产状态不实。

2.存货内部控制改进对策

存货管理水平的高低直接决定了企业资产管理的效率与效益水平，为保障企业资产安全，提高资产使用效率与效益，加强存货内控管理势在必行。存货内控建设和改进应遵循内控制度的设计原则，即全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益原则，同时应符合企业发展的战略目标和经营目标，考虑内控制度构成的五要素：即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。

2.1提高对存货管理意识，加强存货的科学管理和信息化建设

内控环境是实施内控的基础，董事会和单位负责人对塑造良好的内控环境起着关键作用。企业管理层对存货管理的重视程度决定了存货管理的质量。存货管理中必须坚持有序化管理，去除随意性。要加强全员培训与学习，普及存货管理知识，进行存货管理培训活动，尤其要加强中高层的存货管理意识。

引入ERP系统，使采购系统、生产系统、财务系统、销售系统等集成化，高效运作，提高存货管理水平。同时根据业务流程设置好相应节点及控制环节，通过系统节点使不相容岗位分离，对采购、储存、运输、销售、出库和售后服务等各个环节进行实时动态监控，减少资金占用及存货滞压，有效提高存货流通环节的效率和效益。

2.2加强存货会计核算控制和内部审计监控力度

会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础，明确会计凭证、账簿和财务报告的处理程序，保证会计资料真实完整。财产保护控制要求企业建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，同时严格限制未经授权的人员接触和处置财产。

为使存货内控有效运行，企业应当建立健全监督检查制度，由专人定期或不定期检查存货业务岗位和人员的设置、授权批准、收发和保管、处置等。内部审计是对企业财务管理活动的再监督，因此，应加强审计的监察力度，如定期或不定期地对采购进行抽样审计，重点关注是否存在采购成本过高、价格舞弊，或者利益输送；查看相应的过程性证据资料是否齐全，是否存在盲目下单，一旦发现违规采购行为必须严肃处理，以防止负面效果扩大化，影响企业采购及后期的销售。

2.3建立存货内部考核制度，实行绩效考评控制

企业应建立和实施绩效考评制度，科学设置考核指标体系，对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，同时将考评结果作为员工薪酬及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据，从人力资源政策方面给予绩效引导，使存货相关岗位将公司制度转化成日常行为习惯。企业应当根据内控目标，结合风险应对策略，综合运用控制措施，对各项业务和事项实施有效控制。

企业应建立预算考评机制，从绩效考核上引导和规范员工行为跟随企业的战略方向行事。如在采购管理方面引入平衡计分卡，多维度建立采购人员的考评机制，从采购成本降低百分点、供货及时性、销存比、月末库存量、采购产品相应的库龄等方面多维度、不同权重进行考核；同时针对回款、退货等情况制定详细的考核方案，从制度上杜绝或者减少为追求业绩盲目压货，导致丧失最佳销售时机的情况发生。

2.4建立内部信息沟通和反馈机制

信息与沟通是内部控制系统的重要组成元素，是企业整体组织机构得以有效运转的神经中枢系统。企业应建立完善的信息与沟通制度，加强各部门之间、部门与企业之间的联系，使各部门、各单位、全体员工都自觉参与到内部控制的建设过程中。企业应加大对信息与沟通建设的投入，依靠先进的技术和管理手段，构建科学合理的企业信息管理系统，提高存货经营管理活动效率，减少程序风险，提供及时、准确、真实、完整的经营信息，为管理决策提供参考依据。

建立销售及回款沟通制度，设置专人专岗定期对销售回款进行分析、跟踪、监控及催收，发现异常，及时进行报告并督促相关部门进行解决。同时针对现结和账期账户从流程上设置好关键风险点，如针对现结类的客户，从财务端控制，有资金额度方可下订单出货，对账期类客户，额度内账期允许出货，超出额度账期视信用评级情况特殊审批后出货，对当期出货且次月退货或者次次月退货的情况需重点关注和考核，内审应定期抽查发货情况及相关单据，看货物是否长期处于暂存状态，尚未进入对方库房；财务应收岗位应定期进行应收账款的分析，包括账龄、账期、销售结构及退货结构分析，从数据上提供管理支持，并在相关岗位间实现数据信息共享。

2.5完善存货内部管理制度

（1）完善存货接触制度。企业应建立存货岗位分工制度和授权审批制度，通过不相容分离控制，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。通过企业常规授权和特别授权的规定，明确存货各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。对于重大的业务和事项，应当实行集体决策审批或者联签制度。针对存货的采购，建立严格的供应商准入机制，从供应商的遴选、商品的质量、形态、排产、供货周期、运输方面严格把关，从第一环节上避免不良品进入公司产品体系；签订合同时，必须重视售后质保条款，同时人力绩效考核部门应加强过程和结果多重考核，以敦促采购部门、事业部等相关部门加强产品的风险防范意识，合理保障资产的使用效率和效果。

（2）建立健全退货管理制度。为避免退货流程过长，退回货物不能及时入库或者未能及时入账，企业必须加强相关退货管理。对销售退回商品应进行严格的分拣，不同状态的货物必须物理隔离且独立存放，相关单据、手续齐全后方可流转，要求每一环节记录真实完整；必须建立退货应急处理机制和例外管理机制。特殊事项进行特批处理，如针对强势方的电商退货无法开具红字发票情形，必须建立一套完善的流程和应急处理机制，保障退回的货物不因流程形式文件不全而中断，使之正常有效的分拣，并根据货物状态进行返厂、报废、备品等处理，同时及时准确地进行账务处理。

（3）强化存货借出制度。由于客户看样所需，存货会以看样和借出形式从库房转移出去，当量达到一定程度时，就会对库存的完整性产生影响，为避免此类问题出现，企业应加强存货的看样、借出管理，落实借出相关制度。如明确规定存货的看样周期、看样责任人、看样超期处罚、看样无法归还处理方案等，对超过一定期限（根据产品的生命周期合理预估）的实行费用化处理，且要求部门和业务员共同承担，从个人利益上绑定，减少业务员通过看样长期将应收款外挂，杜绝销售以次充好、调包行为的发生。企业要定期对看样库、借出库进行检查，对型号、数量异常情况应及时检查、及时发现、及时处理，保证资产账实相符，降低资产损失。

（4）建立健全存货报废制度。必须加强存货报废环节的管理，并使存货报废制度化、流程化。对报废品进行定义，定义为具有严重缺陷不可修复，或是毁损变质不能使用或者不能销售的存货，包括公司看样、模具、售后退回及客户托货品的报废。

制度中需明确报废流程审批权签岗位、过程监控岗位、档案资料留存及相关文件视频存档制度，建议在以下几方面细化：首先，报废环节要求有申请，申请中明确申请部门、申请原因，以及预报废产品明细和损失承担部门；其次，报废产品须有相关部门联合签批，金额以下部分须有授权审批；再次，报废需相关部门全过程监控：质检部门需对产品状态进行实地检验，审计、财务、事业部、库房相关各方需对所报废的产品进行联合盘点，并对盘点结果进行签字确认，形成最终报废明细表；报废申请部门提交报废方案，并由审计人员进行相关询价、比价；最后，报废需形成资料存档：报废过程须保留有相关音像资料、现场图片等，财务人员根据相关审批及相关方案进行账务处理，确认产品从实物到账务的处理，确保账实相符。

参考文献：

［1］周子清.浅议我国中小企业存货的内部控制制度[J].中国商贸,2014,(6):53-53,54.

［2］江虹.浅谈企业赊销管理与风险防范[J].经贸实践,2018(2):256-257.