企业电子文件单套制管理策略研究

企业电子文件单套制管理策略研究

邢祎华

中航西安飞机工业集团股份有限公司  陕西省西安市710089

摘要：随着网络信息技术在企业各项业务中的应用越来越普遍，企业信息流动的速度也在加快。电子文档单集管理模式是将办公管理系统等业务系统中产生的具有一定保存价值的电子文档仅以电子形式存储，不再生成纸质文档，电子文档的形成和运行，整个过程将通过电子方式在档案管理系统中统一管理。针对网络环境下企业电子文件管理的现状，文件管理者需要逐步改变传统的纸质文件管理模式，以实现互联网环境下电子文件的“单套”管理和使用。

关键词：电子文件；单一系统；管理

前言

由于信息技术的飞速发展，特别是公司办公管理系统的广泛应用，传统的企业档案工作模式正在发生深刻变化。电子文件的主要特点和变化规律，有效推进电子文件数据、各类业务管理系统和档案管理系统建设，为进一步完善电子文件、创新档案管理方式作出新的尝试。

一、电子文件“单套制”管理

要在电子文件管理实践中对“单套制”管理趋势进行具体分析，首先需要明确什么是“单套制”管理。就概念而言，“单套制”具体指的是电子设备生成的档案仅以电子方式进行保存。分析研究“单套制”管理发现其优势显著：一是实现了管理便捷。和纸质档案管理进行比较，电子档案的管理更具便捷性，而且在管理实践中，专业性、统一性等更容易实现，所以在电子档案管理过程中强调“单套制”管理符合当前的管理要求和目标。二是对于管理资源的充分利用有积极的意义。基于电子文件的管理有“单套制”和“双套制”两种，但是“双套制”要求同时管理纸质文件和电子文件，所以需要利用的管理资源比较多，且存在着一定程度的重复，这种情况会造成资源的浪费。“单套制”管理避免了此种情况，实现了档案资源的充分利用。

二文书类电子文件单套制管理现状分析

结合国网上海档案工作实际开展情况，归纳出文书类电子文件单套制管理面临以下问题。

2.1 范围不明确

范围是决定各单位文件材料能否完整的重要依据。目前，有的单位无法明确单套制管理的具体范围，加大了单套制管理的研究难度。

2.2 管理方案不“落地”

具体到文书档案，除了公司内部的收发文、签报、呈报等，还包括大量的会议材料、实施方案等。在电子文件和纸质档案并存的情况下，档案管理人员如何有效划定单、双套制管理文件材料范围，并进行收集、保管和利用等工作，缺乏有效的具体方案。

2.3 技术支撑不到位

电子文件单套制管理要求电子文件必须来源可靠，并满足真实性、完整性、可用性和安全性的相关要求。在现有的信息化环境下，电子文件具有易更改性和对相关设备、软件的依赖性强等特点。目前，国网上海仍存在缺乏电子文件真实性保障措施和电子文件利用管控措施等技术支撑不到位的问题。

三电子文件“单套制”管理趋势的发展动力

在电子文件管理实践中“单套制”管理模式之所以能够发展成为一种重要趋势，主要是因为其存在着非常显著的推动力，首先是传统的档案管理存在着诸多的弊端，而“单套制”管理的优势出众，所以基于管理实践效果的考虑，“单套制”管理的应用普遍性在显著增强。随着应用基数的增大，“单套制”管理成为了电子文件管理越来越受重视的一种模式。总结过去的文件管理实践会发现纸质文件管理在很长的一段时间内都是文件管理的重点，不过这种文件管理模式需要有足够的空间，而且管理对象非常容易受到其他因素的影响，比如火灾、受潮腐烂等，所以纸质档案管理表现出了空间大、资源浪费突出且档案安全性低等问题。在电子档案出现并且得到不断的应用后，基于电子档案的管理方式获得了显著发展。“单套制”和“双套制”均是电子文件的重要管理方式，但是前者在资源节约方面明显优于后者，所以前者成为电子档案管理的重要趋势。其次是“单套制”管理在实践中能够解决诸多的文件管理缺陷。“单套制”管理强调的电子文件的管理，在管理过程中不会出现纸质文档，所以管理目标清晰，方向统一；再者，“单套制”管理因为仅仅需要强调电子文件管理，所以在管理中仅需要构建对管理有效果的数据库便可以实施对资源的存储、管理和查阅，这不仅有效地减少了资料管理的空间消耗，而且能够实现资源的灵活化、便捷性利用，这对于解决当前的管理实践问题有突出的现实意义。

四、电子文件“单套制” 及管理对策

从数据保护角度出发对电子文档系统在产生前期,以及运行过程中,从存档时到后面整个流程都加以了监管,能够使“单轨制”的管理更为完善,也就能够实现在动态变化的网络背景下对数据信息的管理保护。

（一）提升“单套制” 思想保障

新时代电子文件管理是一种新探索,“单套制”的推行、应用及其成功与否的关键,就是要转变思想认识,把电子文档管理工作置于同纸质档案一样重要的地位,使之同纸质档案具备同样效力。因此,一是以电子文件作为主要收集对象。从电子文档制作、流转、利用、、保管等实行全过程标准化作业；二是重视电子文件元数据的收集。从电子文件系统中产生形成相关的规范性元数据,检查元数据的齐全完整,视为电子文档“单套制”的主要保证。

（二）筑牢“单套制” 安全保障

电子文件真实性与否直接影响到“单套制”管理目标的实现。计算机信息网络条件下,电子文件的安全受到病毒、黑客等非传统因素威胁,电子文件“单套制”管理要时刻堵住这些漏洞。一要确保电子文件齐全完整。将文档、图片、视音频等文件格式,确保电子文件元数据收集的齐全完整。二要确保存储介质安全。电子文件信主要存储介质有光盘、磁带，要选择适合档案保存的存储介质,并做好存储介质的防磁、温湿度管控,避免对存储介质划擦和触摸;三要做到定时抽样检查。对已保存的电子档案采用不定时随机读取,并做好异质异地备份。四要提高互联网信息安全。在档案管理系统中，根据系统管理员、兼职档案员、普通查阅人员等不同主体身份，分配不同的登录权限，通过电子文档水印技术或者到期自动消毁,保证借阅的电子文档的安全。

（三）加强“单套制”管理的人才保障

电子文件“单套制”的管理模式离不开信息技术的有效运用,其信息安全维护更离不开现代化信息技术作为保证。所以,在电子文件“单套制”管理要求下,就需要一批优秀的复合型电子人才队伍作为支撑与保证。档案人员首先要加强自身学习,既要熟悉档案的基础管理知识,也要重视对信息化技术的掌握与运用,以提高自身在网络科技的能力与水平，加强与先进企业的学习交流，采取“请过来”“走过去”的方法,为档案从业人员进一步提高综合业务素质水平提供了平台。

结束语

综上所述，在信息技术不断应用的大环境下，电子文件产出数量显著增加，为了便捷管理，需要采用科学的管理方式。“单套制”管理和“双套制”管理工作均能够实现对电子文件的管理，不过前者在各方面的表现优于后者，所以社会实践中出现了电子文件“单套制”管理趋势。对“单套制”管理概念进行分析，并就电子文件“单套制”管理趋势的发展动力以及影响因素等做讨论，同时明确并解决其中的问题，这对于实践来讲意义显著。

参考文献：

[1]张军帅， 张圣敏. 刍议企业电子文件单轨制管理[J]. 办公室业务， 2020, No.339(10):178-179.

[2] 王婧逸. 数据保全视角下电子文件单轨制管理模式研究[J]. 档案与建设， 2020, 000(002):26-29.

[3]宛志亮.电子文件单套制管理趋势下的档案“多套制”管理模式长期共存[J].档案,2019(7)：16-20