推进档案信息化建设提升档案管理水平

推进档案信息化建设提升档案管理水平

杨孝义

航空工业成都飞机工业（集团）有限责任公司

摘要：档案管理实现信息化是顺应时代发展的必然趋势，同时也是在新时代背景下提升档案水平的必然选择。推进档案的信息化建设主要地是为了利用现代化技术对档案管理中的信息获取、信息处理、信息传递以及信息储存等档案管理工作模式进行优化。基于此，本文主要阐述了现阶段档案实现信息化建设的必要性，同时对目前我国档案信息化建设中出现的问题进行分析，并提出一些有针对性的解决措施。

关键词：档案管理；信息化建设；管理水平

档案信息无论是对于个人还是对于一个企业来说都是一项非常重要的信息材料，而随着现在人们对于信息资源的重视程度不断加大，档案管理也就上升成为了一项非常重要的工作。传统的档案管理主要是通过人工梳理为主，这样的管理方式首先需要投入大量的人力成本，其次对于信息管理的效率也较低，同时因为传统的档案信息都是以纸质形式存储，所以有损坏的风险。而随着时代的发展，信息化技术被人们广泛应用，这也档案管理工作实现了信息化，无论是在工作效率和安全性方面都有了显著提升。信息化的管理模式已经成为未来档案管理的必然发展趋势。

1档案信息化建设的必要性

现阶段，我们已经正式进入到了信息化时代，在这个时代背景下，各大行业在业务方面都实现了信息化。在这个信息化时代，档案管理也需要与时俱进，在管理模式上进行创新，加强档案管理的信息化建设，从而更好的提升档案管理的效率。一方面，档案信息化建设是将传统的纸质档案转变成电子档案，这样就保证了档案的安全，同时也简化了档案管理的工作流程[1]。另一方面，档案信息化建设也是知识资产管理的必然条件。对于档案管理部门来说，知识资产是众多资产中最为关键的一项。因此，档案管理工作人员首先需要对自己所从事的工作有一个正确的认识，了解自己工作的重要性。在这个高速发展的时代背景下，需要在保证工作质量的前提下对工作模式进行全面创新，从而确保档案管理工作能够符合信息化发展的具体要求，从而推动行业的高速发展。

2信息化档案管理模式的应用意义

2.1档案是企业信息的来源库

企业在发展过程中需要不断创新发展模式，而实现这个目标的关键就在于借鉴此前企业发展的经验，而企业的档案就是对这些宝贵经验的统一管理。而良好地管理手段能够提高企业档案信息的应用效率。将信息技术融入到档案管理工作中，能够提高档案管理的工作效率，同时还提高档案管理的安全性。

2.2确保资源的合理运用和管理

传统的档案主要以纸质文件为主，并且在管理模式上也要以人工操作为核心，这种档案管理模式会受多项外界因素影响，同时还会因时间的推移而发生损坏的情况。并且人工管理会大大降低档案信息管理的准确性。而信息化技术的加入能够让档案信息以数据的形式存储到网络平台中，这样就能够消除外界不良因素对数据信息的影响，同时因为有信息技术的加持，所在信息管理的精确度上也会有所保障。此外，受时代发展影响，未来对信息的管理一定是以数据化管理为主，因此信息化档案管理是新时代发展的基本要求。

3档案信息化建设存在的问题

3.1意识不足

在信息化背景下，很多档案管理工作内容都可以利用信息化技术快速完成档案管理工作，但是因为现阶段的档案管理人员受传统管理思想影响，很多档案管理工作依旧要通过人工审核和人工整理的方式完成[2]。而想要全面实施档案的信息化建设，就需要对目前在岗的档案管理人员的工作思想进行创新教育，让其能够以最快的速度了解信息化管理的优势，同时在日常工作中能够及时转换工作模式，早日实现档案的全面信息化管理。

3.2人才短缺

档案的信息化建设最重要的一点就是要有专业的工作人员作为实施工作核心。只有专业人才的辅助才能够确保档案信息化建设的有效推进，进而全面实现档案信息化管理的目的。由于我国为了能够在发展中顺应时代的变化，所以需要通过不断的改革和创新，从而促进各项工作的高效执行[4]。而在不断有新政策出台的背景下，对于档案管理工作来说也是一项全新的挑战，而这种不稳定的工作状态需要有高素质人才来保证其平稳执行。通常来说档案管理工作人员除了要具备最基础的档案管理工作常识，同时还需要具有一定的现代化技术基础。但是就目前我国在档案管理的工作情况上来看，并没有呈现出信息化高质量发展的局面，而出现这种局面的核心原因就在于人才的短缺。由于档案管理工作在职业发展上具有一定的阻碍，所以这个行业的专业人才储备量不足，在一定程度上也限制了档案信息化建设的发展速度。

3.3缺乏安全性

档案管理的高效性和安全性多取决于相关设备的升级以及技术方面的创新。档案信息化管理的主要特点就是一切档案管理工作需要在虚拟网络中完成，这样的工作环境必定会出现一些不可预料的安全隐患。

4解决对策

4.1加强管理意识

要求相关单位和部门需要重视对档案管理的信息化建设的宣传，让工作人员们都能够清楚的意识到信息化管理模式的优势，同时在工作中通过利用信息化管理方式能够快速的完成档案管理工作，节约工作时间

[3]。因此时代发展速度非常快，在信息技术上的迭代也呈现出高速发展的效果，所以相关单位和部门不仅需要让工作人员意识到档案管理实现信息化的意义，同时还要通过组织培训活动，让其在技术上也能够紧跟时代的发展，顺应时代的变化，这样才能够确保在高速发展的时代背景下能够以最新的技术高质量完成档案管理工作。

4.2强化人才管理

需要我国重点培养档案信息管理的现代管理人才，同时各单位和部门也需要重视对现代化管理人才的培养和引进，通过人才带动模式，让信息化管理人才带动老员工逐渐实现全面信息化管理意识的形成。在企业发展中还要重点关注一定具有较强责任心以及学习意识的工作人员，重点对其进行培养，让其能够变成符合时代发展要求的信息化档案管理综合型素质人才。

4.3提高档案管理的安全性

所以在档案信息化建设中还需要对工作人员的安全意识进行培训，引导其在工作过程中树立起正确的安全责任意识。在确保安全性的同时提高工作效率[5]。除了要加强工作人员的安全意识，还需要在硬件设备上加强安全管理，比如设置防护墙访问权限，这是最简单的网络安全防御措施。要定期对档案管理系统进行安全漏洞修复，同时还要对日常的访问管理人员的身份信息进行核实，从而确保档案管理的安全。

结束语：

综上所述，档案的信息化建设对于整个行业来说都是一个机遇，同时也是一个挑战。档案的信息化建设能够有效的提升档案管理的工作效率，同时也能够减少在管理上的人工成本。但同时也需要相关专业人才作为技术支持，不过我国目前在专业技术人才的储备方面还远远不够，因此这对于相关单位和部门来说就是一个重大的挑战。此外，档案信息化管理的安全性问题也需要得到重视，只有通过强化管理人员的安全意识，以及在管理平台上做好安全防护工作，这样才能够将信息化管理的作用发挥出来，促进整个行业的高质量发展。

参考文献：

[1]李超.推进档案信息化建设提升档案管理水平[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2020(07):27-28.

[2]尤永玲.加强档案信息化建设  提升档案管理水平[J].办公室业务,2020(01):62-63.

[3]郭晓东,徐文娟.加强档案信息化建设  提升档案管理水平[J].办公室业务,2017(04):75.

[4]袁秀云.档案信息化建设是提升档案管理水平的需要[J].办公室业务,2016(10):100.

[5]顾玉红.加快档案信息化建设  提升档案管理水平[J].办公室业务,2013(22):129-130.