如何提高建设工程档案归档质量

如何提高建设工程档案归档质量

孙娟

深圳市建筑工务署工程管理中心

摘要：档案收集是建设工程中一项非常重要的任务，只有确保档案的完整性和准确性，才能保证所有的业务都能顺利进行。但是从现实角度来看，无论施工单位还是建设单位，它们均未注意工程档案收集管理工作的重要性，不但采集难度比较大，归档质量也同样不高，例如，存在着有关地下管线的问题，在通信和电力领域中，工程档案的采集严重滞后，需要采取有效应对策略加以改进。为此，本文就档案收集过程中出现的一些问题展开了分析，论述了强化建设工程档案收集的几点策略。

关键词：建设工程；档案；归档质量；探讨分析

建设工程档案涉及施工管理、施工技术信息、施工进程、造价信息、工程物资信息、工作记录、施工试验信息及检查报告、施工质量验收信息和完工验收信息的各类信息。由于建设工程信息获取面较大、采集周期长，具有专业性强的特点，导致建设工程档案信息的归档质量不高，影响了档案归档完善性、成套性和系统性，同时也影响了后期档案的高效利用。因此，档案收集工作有待加强需要，采取有关的行政法律措施，保证城建档案的统一性，来提高归档质量。

一、建设工程档案工作存在的问题

（一）工程竣工档案质量问题

当前大多数建设工程是由各种子项目组成的，且综合工程规模庞大，它的档案可产生于各不同行业，所涉范围亦较为繁杂，档案收集难度加大。与此同时，许多建设单位也一直关注着该项目的施工，对档案整理工作相对忽略，没有安排这方面的人员互相交流与协调，造成了各种各样的质量问题，例如，档案分散、所录内容和实际情况存在出入、签证手续办理不全等等，后期整理归档工作就更拖延了。不但如此，就项目的建设工程而言，缺乏城建档案部门的全程监督与引导，它还是造成晚期竣工档案系统化、完整化不足的一个关键因素，建设管理全过程无法通过技术档案真实的反映。

（二）城建档案部门提交档案不及时

当前建设工程档案收集工作不属于建设单位划入项目建设管理的范畴，它会导致实际的项目，城建管理部门无法对此作出动态的规定、对其进行实时监测与管理，更不能据此引导。与此同时，不少建设单位在项目建成前没能向城建档案管理部门报送有关请示，例如，提请对方预收专项项目档案，致使后期移交档案的时候，档案质量问题全面暴露，在这些案例中，其中最常见的包括几种情况：一是原件丢失；二是在工程档案中缺项现象比较严重；三是没有完善签章，不能适应档案移交报送工作的根本需要。因此建设单位就必须重新进行改进、搜集、补办各类项目手续，使整个工程档案移交周期变长。此外，在许多重点工程项目的施工过程中，它全部是政府注资项目，有关决算审计还需在项目完成后才可开展，而且整个审计报告经历了一个相当长的阶段，如移交工程档案前，还得花很多时间来改进审计报告，档案移交周期会再无限制的推迟。

二、提高建设工程档案归档质量的措施

（一）提高服务指导效率

在城镇建设工程日益增加的今天，城建档案工作若跟不上时代的步伐，适时进行有效改进与调整，仍然是建设单位按其时间，手续交接工程档案，那么整个城建档案工作必然是被动的。而要对这一问题进行改进，保证档案及时优质，城建档案管理部门一定要进行认识的转变，尤其在收集档案时，存在着复杂的心理，更需加以克服，增强建设工程主动服务意识。例如，多多交流，开动脑筋，跑腿等，以积极正面的形式投入工作，并且与建设单位时刻保持联系，尤其对建设工程第一手档案资料，更应及时了解，为了保证下一步整理档案，归档工作能够顺利开展。

此外，《责任书》必须由建设单位签署，并且同时对该项目的有关资料进行了全面的记录，对项目档案进行管理，由专门业务人员负责，并根据工程实施进展情况，业务人员需经常深入建设现场指导建档，增强主动服务意识，并贯穿于服务指导的全过程，除在施工现场督促指导外，还要针对施工单位、建设、监理单位档案收集工作进展情况检查，保证有专人管理，为确保档案收集资料准确，完整。建设工程重要结构的质量安全报告、建材检测资料等、设计施工变更及有关隐蔽工程等信息，一定要符合实际。例如，若建设了一套经济保障房，因它属连片大型住宅小区，工程档案资料生产还涉及市政部门，房屋建筑部门，其中，参建单位多达6个。而要想在这错综复杂的环境中，确保档案收集齐全，工程档案进馆前的有关问题一定要解决好，适时向资料员说明工程档案资料管理中的一些基本问题，收录案卷编目、组卷方法及遵循原则，等等，以免因资料员的整理水平不够而造成，造成资料收集不够完整、标准不够，或盖章签字残缺，要保证竣工验收时的质量，城建档案部门要及时收到建设单位建设工程档案，以及确保归档质量。

（二）严格落实档案移交管理制度

在城市化建设不断推进中，建设工程档案收集工作也更加重要，直接关系着一个城市的计划与发展。因此在实际工作中，应该采取以下措施：一是将项目档案移交内容列入建设工程备案制管理过程，并且明确建设单位的要求，要求它在建设工程完成后的六至八个月之内完成，及时提交齐全建设工程档案。二是对档案进行审核，保证符合条件后，城建档案部门需及时发出建设档案的验收认可文件。当项目完成后进行验收并进行备案，建设行政主管部门对工程档案验收认可文件是否真实有效，需进行核查，如有不正常的，应当拒绝接受备案。三是建设项目中涉及政府投资时，而且决算审计报告尚未执行之前，只要与建设工程有关的档案已达到进馆要求，达到标准时，城建档案管理部门可要求建设单位将交接的程序进行，并且规定一些时间，允许建设单位及时补交审计报告，其期限一般不超过60个工作日，以免因拖延时间，影响建设工程档案完整。

（三）培训单位资料员的业务能力

建设工程单位要想提高收集档案的工作效率，确保归档质量，最关键的因素就是资料员专业水平的高低。城建档案管理部门应重点培养资料员的业务能力，例如，针对全部建设单位、监理单位、施工单位资料员和有关管理档案的工作人员，针对他们开展岗位针对性专业培训，使每一位资料员能够真正认识到自己的重要性，通过持续提升个人能力，确保圆满完成档案收集工作。此外，为保证每一位参加培训资料员达到岗位要求，可根据培训内容，设定相应考试内容，用“宽进严出”方针，确保整体工作质量，并对经培训考试合格者发给有关合格证书。同时在建设工程日常巡查工作中，必须核实档案管理人员是否严格执行规定、持证上岗以及工作范围、进展情况及具体情况等作出有效指导，保证工程档案的准确真实，确保后期交接上报及时，并提高归档质量。

三、结语

总而言之，城建档案管理工作在目前新形势下，需要摈弃过去消极的工作状态，积极投身建设工程第一现场，对工程资料采集与管理进行相应指导，增强主动服务与引导的意识，为提高后期归档质量奠定坚实的基础。与此同时，无论是建设单位还是施工单位，都要注重工程档案的管理，并且安排专门资料员收集信息，保证档案收集的完整真实。

参考文献：

[1]玛丽亚·谢力甫.浅谈城市建设工程档案的管理[J].办公室业务，2019，（13）：178.

[2]李莉.城市建设工程档案收集的难点及应对策略[J].卷宗，2020，（7）：143-143.

[3]李晓琴.如何辩证看待公路工程档案收集工作存在的问题及对策[J].卷宗，2019，5（12）：522-523.

[4]喻德雯.浅谈重点工程档案的收集[J].城建档案，2018，（2）：24-25.

[5]王为邦.再议城市建设工程档案的收集管理工作[J].工程与建设，2021，（3）：430-432.