合同管理视角下物资采购

合同管理视角下物资采购

董源 

天津市大港油田物资供销公司

摘要：在当今经济全球化趋势下，国企要想取得发展必须增强竞争优势。经济一体化发展使得世界实现资源共享，国企采购资源扩大，世界贸易经济发展使得国际采购能力提高，为国企经济发展带来新的机遇。国企要通过不同的手段获得资源的共享性，世界经济一体化发展为行业带来新的机遇，现代国企管理中逐渐认识到采购在经济发展中的作用。而将信息技术应用在国企日常管理，不仅能优化国企工作流程，还能提高国企工作效率，尤其在物资采购部门具有至关重要的作用，由于物资采购部门工作任务和流程较为复杂，所涉及范围较广，如信息化管理、检验出入库管理、项目申请等环节，单纯利用人工手段根本无法对其进行有效管理，很容易出现管理不当的问题，给企业实现可持续发展带来严重影响。

关键词：采购服务供应链；合同管理；全生命周期

引言

企业物资采购管理成效与企业运营成本关系密切，建立完善物资管理模式利于企业物资的充足供应和安全保管，为企业生产经营提供客观条件。企业物资采购管理工作涉及从生产资料储存、购销到组织、协调、控制等多项活动，把物资的保质、保量、配套和均衡供应作为工作目标，一起提升企业物资利用率，建立起集约化、高效化的物资采购管理模式。当前企业物资采购管理工作还存在采买人员素质不高、采购计划缺乏以及监督机制不健全等诸多问题，管理模式亟待优化。

一、物资采购在供应链中的作用

从全球市场由卖方转入买方的趋势来看，现代化企业的物资采购管理工作越来越突出，高效的采购除了降低库存成本外，还能够实现企业与供应商整体竞争优势的提升。从对企业的利润创造角度来看，产品利润呈现逐年下降趋势，同质化产品之间的竞争愈演愈烈，企业成本的节约引起了管理者的重视。这里以生产制造型企业为例，企业的成本由多个方面组成，而物资采购成本的占比高达70%，因此节约采购成本有助于企业效益的提升。从提升企业产品质量的角度看，产品质量是企业的根本，对原材料的要求也更高。因此企业物资采购是否高效，能否确保原材料质量，是企业经营发展的前提。从合作的角度来看，企业之间的关系已经从单纯的买卖关系转变为共同合作、联合生产的关系，供应链上下游企业之间的沟通不断加强，产品的复杂程度愈加明显，合作企业更应以沟通为基础，实现共同发展，进而形成利益共同体。综合上述几点可以看出，现代化企业中的采购管理工作，除了能降低资金成本外，更关键的是对企业核心竞争力的提升起着积极作用，同时能够加速企业供应链管理的发展。

二、物资采购管理中存在的问题

（一）采购模式问题

很多国企在早期结合企业实际情况建立采购平台，来控制材料集中采购试点工作，这表示企业管理者对采购管理模式的重视程度，经过一段时间试点工作，其在材料采购成本控制方面取得不错成绩，但随着采购平台逐渐普及到其他材料购买时，出现很多方面的问题。首先，采购材料种类复杂，购买材料品牌不确定，材料标准统一性不足，无法对工作要求进行正确预测，即使工作人员结合企业各方面情况制定采购计划，也无法避免突发性问题。因此，国企采购材料特殊性导致其在材料采购环节复杂性要超过其他管理工作，只采用集中采购模式无法满足实际国企日常工作要求；其次，国企不同子公司项目不同，其所需要采购的材料不同，对于那些非共同性材料采购根本无法发挥集中采购的优势。

（二）库存管理问题

20世纪初采购成本管理重点是对发生采购成本事后核算，近年来各种经济管理理论冲击传统成本管理理念，采购成本事后管理逐渐演变为预测评估方面事前管理。采购成本管理理论走向成熟，传统采购成本管理注重对直接成本控制，经过重置、标准采购成本管理时期。随着经济全球化发展，现代企业物资采购成本管理要注重战略成本控制，更好地适应市场经济的发展。库存管理最终目的是限制库存水平，在国有企业中由于项目建设复杂性和信息资源的私密性，给人与人沟通加大难度，让企业为应付未来可能出现的问题被迫增加库存，给库存带来严重的负担。如某公司为控制管理成本，让自身利益最大化，通过降低库存的方式来节约资金，但这无形中激发库存控制方面的问题，其在2020年公司存货高达390.45万元，已成功占据公司总成本的12.1%，占据物资成本费用的23.5%，相比于其他企业的6.8%的存活率，其超过数量较大，可见该企业在库存管理方式存在严重问题，在控制库存方面工作无法达到预期效果，目前该公司未构建库存管理信息系统，无法实施项目过程零库存战略。

三、合同管理视角下物资采购的优化措施

（一）强化供应链的整体观念

基于供应链模式，就企业物资采购管理工作而言，虽然形成了采购概念，但在实际采购中，处于供应链上的各个流程环节，供应链模式下的采购只是徒有形式，而工作的实效性还有待进一步提升。由于受传统思想的影响，一旦部门利益与整体利益之间发生冲突，部门工作便会与供应链目标工作产生背离，这种情况下供应链工作效率和质量会大打折扣。解决上述问题的根本是树立供应链观念，不断深化供应链环境下的采购管理观念，并将其应用到实际工作中，对于供应链上各个流程环节而言，要能从根本上认识并了解供应链的实质内容，以往物资采购模式已经不复存在，应以供应链观念为出发点，通过供应链上各流程部门间的高度配合，实现整体供应链管理下的物资计划到需求，降低整体采购成本，进而实现整个供应链的价值最大化。

（二）物资采购服务供应链业务流程数字化建设

1.建设覆盖全业务流程的“四流合一”的数字集成平台。供应链管理要求“四流合一”，即商流、物流、资金流、信息流的交互与协同。物资采购服务供应链的数字化建设，也需利用现代信息技术将供应链的“四流”进行规划、协调、组织与控制，形成“四流合一”的集成化服务。以合同管理为主脉络构建的物资采购服务供应链数字化平台，以数字合同为基础载体，按“采购需求来源→采购安排→采购执行→合同签订→合同履约→合同变更→合同结算→合同全流程管理→合同评价”的业务流转和信息流转路径，搭建“四流合一”的全流程业务闭环，提升业务协同效率，提高事前、事中和事后全程管控能力，实现合同管理全流程透明、可视、预警和数字化管控。2.以数字合同为基础载体开展供应链数字化流程建设。数字合同是当事人通过信息网络以数据电文形式签订的合同，电子介质、电子签章、结构化字段助力数据流转，是其最主要的特征。数字合同建设基于合同全生命周期来系统构建。合同全生命周期流程，即合同模版设计与配置→合同草拟→合同审批→合同签署→合同履行→合同变更→合同评价→合同归档。

结束语

综上，物资作为企业开展生产活动的基础，企业发展进程中物资采购管理的重要性不容忽视。企业想要在激烈的行业竞争环境中获得生存空间就必须深化内部改革，不断扩大生产规模以提高市场占有率。在各种生产原材料价格不断提升的情况下，企业推动物资采购管理效率提升要多措并举，通过提升物资采购管理水平来达到成本控制的目的，在这个过程中，要求企业加强对物资采购管理工作的全面监管，重视人才培养和制度建设，引入新技术。

参考文献

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