信息化背景下干部人事档案建设的探索

信息化背景下干部人事档案建设的探索

徐伟光

天津市和平区教育综合服务中心 300021

摘要：干部人事档案是人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。在信息技术飞速发展的今天，如何快捷地对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总、查询和检索，确保干部人事档案管理工作高效运行，是当前干部人事档案管理的紧迫任务。基于此，本文阐述了在信息化背景下开展干部人事档案建设的策略，以供参考。

关键词：信息化；干部人事档案；建设策略

引言

干部人事档案包括干部的学习经历，工作经历，奖惩经历和体检表，也是对其思想品德和工作情况的原始记录，对干部的职称评定、选拔和任免提供重要信息，为相关部门对相关干部的考察提供了重要的信息。因此，在信息化背景下，人事部门要提高档案信息化意识、建立统一的技术标准、建立电子档案库和管理系统、建立安全保障体系。

一、信息化背景下开展干部人事档案建设的意义

（一）有利于快速查找干部档案

在干部人事档案管理工作中应用信息化管理模式，对传统的管理手段进行优化与完善，能够使档案管理工作的质量和效率有所提高，实现档案管理工作的智能化与便捷化，也能在一定程度上体现信息化管理的高效性。实施干部人事档案管理主要是将传统纸质化的管理方式转变为信息化管理的模式，可以对干部人事档案所记录的各项信息予以全面把握，并在信息技术的辅助下，能够在第一时间查询到需要的信息。信息化管理不仅可以降低管理人员的工作时间与工作量，还能有效提高档案信息管理工作的质量与效率。

（二）有利于规范档案管理工作

伴随着时间的更迭，干部人事档案管理的相关政策逐步贯彻到实处，其中先进的现代技术起到了不可小觑的作用，为实现干部人事档案管理的标准化与规范化提供了一定的技术支持。以往的干部人事档案主要是以纸质材料为主，但由于档案信息的标准化管理与规范化管理与纸质档案的材料、纸张大小、装订形式等存在密切的联系，而纸质的干部人事档案要想实现统一管理有着较大的难度。然而对干部人事档案实施信息化管理后，纸质材料被电子版的网络文件所代替，在管理过程中可以采用统一的字体与字号等，进一步体现干部人事档案的规范化管理与标准化管理。

（三）有利于保证档案信息安全

以往干部人事档案普遍应用纸张记录信息，但因为纸张数量较为繁多，不仅难以保存，还会存在被盗取的风险且容易受到水灾、火灾等诸多隐患的影响，同时负责档案管理的工作人员进行信息核对时难免有错误发生，进而引发一系列问题。然而将信息化技术手段应用于干部人事档案管理工作中，以电子文件形式代替传统的纸质材料，可以有效防止诸多因素导致的风险，并为档案管理人员存储档案信息提供了一定程度的便利。利用信息技术方式还可以设置防御保护措施，真正做到对档案信息被盗取问题的管控，进而提高干部人事档案的安全性，实现档案资料的永久保存。

（四）有利于档案信息的储存与维护

档案内容的信息化处理，使得原本的纸质档案被转化成为数字代码，继而实现了对存储空间的控制，也让网络技术成为信息可存储量提升的保障。在对材料进行存储的时候，网络技术能够对文字、图案等内容进行扫描录入，使得原始资料得以更好地保存。而计算机网络技术也让原本的管理工作得以被简化，实现了对工作效率的进一步提升。

二、信息化背景下开展干部人事档案建设的策略

（一）培养人事档案管理人员的信息化意识

应树立人事档案管理的效率意识，帮助员工认清信息化管理的效率优势；应增强人事档案管理人员的学习意识，不断提高员工文化素质、改善知识结构；应普及与时俱进意识，保证员工与时代接轨，加强竞争力。总之，要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上規范、标准、高效、高质地工作。

（二）健全人事档案信息化管理的规范指导体系

首先，人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利地解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。其次，人事档案的信息化建设是档案资源科学、有效整合的手段，建立人事档案的数据库就是最好的整合。最后，建立电子档案，在保管好实体档案的基础上，实现人事档案的电子化，将有关信息全部录入计算机，利用人事档案信息对人员队伍进行综合分析，使得档案的检索和查询更加迅速和快捷。

（三）提高档案信息安全性与保密性

首先，在技术管理体制中，需要对干部人事档案的控制使用权限加以设置，针对访问人员实际的身份和等级设置访问权限，避免非法人员对档案信息的非法输出与输入。加大对计算机加密技术、密集管理的完善，通过构建预防报警制度对干部人事档案予以实时监测，还可以借助仿写技术对档案信息进行保护，有效避免黑客侵入和修改档案资料，进一步保证档案信息的真实度。其次，在安全管理体制中，主要通过四个环节来提高档案信息的安全性，分别是录入档案、传输档案、调用档案以及存储档案等多项环节。最后，加大对干部人事档案管理安全技术的开发与应用，进一步完善档案管理体系。

结束语

综上所述，在信息化时代，开展干部人事档案建设工作，应构建基于信息化技术的干部人事档案管理平台、健全干部人事档案信息化管理的各项制度、加强对档案管理信息化人才的培养，切实推进干部人事档案管理信息化建设实践，以提高干部人事档案管理工作的效率、质量和规范性，促进人事工作的优化，提高政府效能。

参考文献

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[3]郭祥慧.浅析干部人事档案信息化管理建设[J].信息记录材料,2020,21(01):227-228.