办公室秘书提升工作能力的路径

办公室秘书提升工作能力的路径

王苏洲 

淮河能源集团煤业分公司张集煤矿  安徽淮南  232100

摘要：办公室秘书的工作，也就是协助公司做好文件、事务与会议，此类工作应当与高层、基层紧密相连，同时协调多个部门工作，提高交流能力。如今，在社会发展背景下，秘书工作遇到了严峻的挑战。在这个基础上，从公司办公室秘书工作具备的职业需求出发，剖析目前已经出现过的问题，提出完善、改进办公室秘书工作能力的相关方案。

关键词：办公室；行政秘书；工作能力；提升

引言

秘书是国企的中心职位，起着举足轻重的作用，应当依照有关管理者的需求与指示，和上下级进行联系，发挥上下级间信息传递的连接作用。与此同时，需要各部门与领导之间的交流，满足信息的上传下达，协调好各部门之间的关系，所以有必要针对目前出现的问题，强化办公室秘书工作的能力。

1办公室秘书岗位工作职责

办公室秘书的工作主要包含各类会议事务、编写报告材料等综合性的文件整理与接待来访等。第一，行政秘书应当做好会前的各项准备，详细的记录会议内容，整理会议材料，会前告知参会成员会议时间、会议地点及主旨。第二，行政秘书必须认真工作，公文是传达政令的介质，其质量与水准直接关乎政令的顺利进行。所以每份文件均要仔细的审阅、起草、检查、发布、校对等，把关发文的质量。文件的收发、处理、督促、汇总、归档是十分复杂且关键的工作，必须用严谨的态度完成。与此同时，办公室秘书还负责政府事务信息、年度工作总结报告等综合性文件资料的编写，明确单位在本年度的工作情况，协助领导完成发言稿的撰写，稿件应符合领导的职责与工作，展望未来的展展之路，全面发挥秘书的作用。第三，负责接待信访、安排值班并处理多项综合事务，完成领导交办的其他工作[1]。

2办公室秘书工作中所存在的问题

2.1秘书人员综合素养与岗位需求不相符

目前，公司办公室秘书的工作有着其整体素质与岗位需求不相符的问题。如今，在经济社会的迅猛发展下，公司对秘书的需求与标准均进一步增强，秘书的工作水准与综合素养跟公司的真实发展要求不相符。与此同时，公司在招聘秘书的时候，没有过多注重其职业背景水平，极少注重秘书的专业素质与能力，甚至有些员工在入职前都没有进行岗前培训，往往依靠之前的工作经验进行工作，使领导下发的任务与工作出现秘书未能按时完成的问题。

3办公室秘书工作能力提升路径

3.1顺畅上下沟通，精准定位职位

在工作过程中，应当有效发挥自身的桥梁作用，了解个人工作定位，在上传下达过程中，应当迅速转变角色的落实，避免出现上下级沟通不顺利的情况。与此同时，在这个基础上，应当准确把握高层决策信息的准确性，进而完成信息的传递，实现上传下达的任务。另外，要全面发挥个人的辅助作用，为公司树立正确的服务意识，处理好多方关系，进而给管理者节省时间，做好领导的助手。行政工作人员应当依照公司内部的详细活动，进行切实可行的指导，并予以布局、把握方向，秘书应当根据单位的规章体系，将自身的行为规范化，进而发现公司行政管理中出现的问题，提出切实可行的建议与解决方案，深入优化有关管理体系，从而强化工作的便利性[2]。

3.2做好系统策划，优化工作流程

行政办公室秘书工作应当提前做好业务规划，准备相关的工作计划，避免在工作过程中出现差错与漏洞，强化工作效率，留出足够的时间。秘书工作压力较大，成长速度较快，应当及时补充人员，并做好上岗前的入职培训，以保证其可以适应强度较高的工作需求，强化工作质量。办公室秘书应当坚持高频工作流程化、繁杂工作模块化和长期工作智能化的工作理念，把高频办公文件、办公会议等日常业务工作流程，精简为工作模块，使之成为精简的流程。使用线上办公软件，将一些需要融入日常的工作归入系统中，定时提醒执行，使其更加精简，降低工作量与出错的可能。

3.3强化服务意识和工作能力

公司办公室秘书工作的主要内容是服务上级领导、公司经营与发展，其根本在于服务。所以要深入强化行政工作水准，就应当树立明确的服务意识，展开各项工作。在日常工作中，秘书应当保持充沛的活力，积极主动的完成上级领导交办的工作，并协调各个部门工作，对咨询意见的基层职工保持真诚与热情，确保信息传递的时效性。只有坚持服务第一的观点，才可以确保公司日常工作的顺利进行，全面发挥办公室行政工作的桥梁作用，推动公司经营管理的完善与优化。基于此，办公室行政工作水准的强化应当通过培训的方法来增强专业素质与工作能力。专业人员在选择培训机构的时候，应综合考虑自身的工作能力、知识面与思维行为。在研究有关知识后，还应跨学科学习，通过整体的剖析，为今后高质量的秘书工作的进行与实施打下坚实基础。秘书作为一项关键的岗位，要负责较多内容，这既要求其掌握各项现代办公技能，还要求其学习现代社交礼仪、办公程序和公关文化等，持续强化自身专业素质，协助领导处理多种真实工作中遇到的问题[3]。

3.4掌握协调要点，及时传递消息

办公室秘书工作应当保持谦虚的态度，在交流的过程中，应当尽可能的委婉且准确的传递信息。沟通是一门艺术，这既是一堆简单的文字，也是把握良好交流从而协助自身更好地完成协调工作，处理好人际关系，从而便于工作正常进行的手段。对于秘书工作而言，在进行协调工作过程中，应依靠交流的对象来完成自我定位，通过清晰的自我认知，调整沟通过程中的用词与心理状态，保持谦虚的态度。在交流的过程中，还应当关注语气方面的表达，这样才可以更加有效、准确传递信息，让领导可以依照相关信息调整重大决策，准确的掌握关键点。

结语

办公室秘书工作的重点就是服务，其在公司起着桥梁作用。高效的与上级领导、各部门进行沟通协调，促进公司的有序运行。此类工作要求人员具有较高的专业素质与水准，这意味着在新的社会环境与工作形势下，秘书工作水准应进一步增强，以适应公司的要求，通过自身的业务能力，强化公司的高效经管。

参考文献

[1]李清芳.提高企业办公室秘书工作水平研究[J].办公室业务,2019(08):74+97.

[2]杨中兴.做好企业秘书工作的策略分析[J].青年与社会,2019(16):137-138.

[3]角自升.秘书工作的时间管理艺术[J].智库时代,2020(16):261-263.