浅析涉外公证理论及实务

浅析涉外公证理论及实务

崔悦

西安市公证处，陕西省西安市，710000

一、涉外公证概述

（一）概念

根据我国《公证法》第二条规定：“公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。”

在具体公证实践中，我们通常将涉外公证定义为：公证机构办理的含有涉外因素的公证事项，即公证当事人（自然人、法人或者其他组织）、证明对象（民事法律行为、有法律意义的事实和文书）或公证书使用地（境外使用）等因素中至少含有一个及以上涉外因素的公证事项称为涉外公证。这也是涉外公证的基本特点。

涉外公证与国内公证有什么不同：

（1）申请公证的当事人不同。涉外公证的申请人除我国公民外，还有华侨、归侨、侨眷及外国人；国内公证的申请人，只能是我国公民。

（2）提出申请公证的地点不同。涉外公证既可以在我国境内提出申请，也可以在境外向我国驻外使（领）馆提出申请；国内公证只能在我国境内提出申请。

（3）公证文书发往使用的地域和效力不同。涉外公证书主要发往国外或其他地区使用，其目的是在域外发生相应的法律效力；国内公证书只在我国境内使用并发生法律效力。

（4）涉外公证事项对公证处和公证员的执业资格要求不同。涉外公证事项必须具有司法部批准的涉外资格的公证处和公证员办理。

（5）涉外公证用纸不同。涉外公证用带有中华人民共和国法标的涉外水印纸。

（6）涉外公证书的编号与国内公证书编号不同。但也有例外，如外国人、外国机构在中国境内申请的、在中国国内使用的公证事项，虽然编号为“国内民事”、“国内经济”，也属于涉外公证。

除以上不同点外，还有涉外公证书根据使用国不同要求附的译文也不同；有的使用的公证书格式也不同；还有的国家要求公证员必须亲笔签名，盖签名章无效等等。

总之，以上这些不同点，都要求公证员在实务中进行正确的判断，以保证公证书的有效性。

（二）涉外公证的适用范围

根据我国公证法律规范的要求，按照国际惯例，我国公证机构所公证的对象一般仅限于在国内发生的法律行为、法律事实和文书。发生在域外的法律行为、法律事实，当事人应向域外的公证机构申请办理。涉外公证文书主要用于以下几种情况：

1、用于办理出入境手续，证明出入境所需要的相关事项；

2、用于民间往来，如去国外留学、探亲、移民、定居、谋职等；

3、用于涉外经济活动，如在国外设立办事机构、进出口贸易、向国外投标、承包工程、提供劳务和技术合作等；

4、用于域外诉讼或仲裁。

（三）涉外公证的重要性

一是涉外公证是国际间交往不可缺少的工具和法律程序。按照国际惯例，在国内取得的如出生证、结婚证、学历证等法律文件，在本国境内具有法律效力；而在境外，往往需要公证才能得到使用国的认可，实现其法律效力。

二是“涉外工作无小事”。周恩来总理在世时就强调：“外交工作无小事”。延伸到我们涉外公证领域，就要求我们办理涉外公证时，除了应当遵守国内公证的基本原则和程序外，还必须坚持国家主权原则。公证书效力和质量关系到我国国家主权以及中国公证在国际上的形象和信誉，直接影响到当事人在境外的合法权益。

三是涉外公证是实现我国国际战略的重要工具，对“一带一路”以及中国融入世界政治、经济、法律、文化秩序具有十分深远的作用和意义。

（四）认证VS公证

公证和认证常常被人们混淆，很多人认为办完公证就等于办完认证，但事实上，公证和认证是完全不同的两回事儿。下面我简要分析一下认证和公证的区别与关系。

1、领事认证是指领事认证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，对国内涉外公证书、其他证明文书或者国外有关文书上的最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。

领事认证机构有外交部领事司、外交部委托的地方人民政府外事部门和驻外使馆、领馆以及外交部委托的其他驻外机构。

2、领事认证类型----“单认证”和“双认证”

单认证，是指我国出具的涉外公证书拟送往国外使用前，办理好我国外交部领事司或其委托的地方外事部门的领事认证后，文书使用国告知无需办理该国驻华使领馆的领事认证，文书使用国即可接受该文书。

双认证，是指我国出具的涉外公证文书在送往国外使用前，办理好我国外交部领事司或其委托的地方外事部门的领事认证后，还需要按照文书使用国要求办理该国驻华使领馆的领事认证，方可被文书使用国接受。

3、如何知道需要办理的是单认证还是双认证？

 一般情况下，应按照有关驻华使领馆和文书使用国的要求办理单认证和双认证。有关驻华使领馆办理领事认证的具体要求参见中国外交部官方网站的“中国领事服务网”中“领事认证”的《外国驻华使馆（代表处）领事认证规定汇编》

4、公证与认证的不同点

第一是审核标准不同。涉外公证对公证书的证明事项行使公证职能，对文书内容本身的真实性、合法性负责；涉外认证不对公证书的实质内容负责或行使证明，仅对公证书签章的真实性予以确认。基于这一规定，涉外公证处和涉外公证员的印章和签名章在我国外交部都有备案，领事认证时需要进行比对，来确认签章的真实性。

第二是审核机构不同。针对同一待证事实，涉外公证经公证处审核办理即可；涉外认证需经外交部或使领馆审核确认。根据使用国要求不同又分为“单认证”与“双认证”。

第三是审核材料不同。涉外公证要求申请人按照公证处的要求准备相关材料与证件，如身份证、户口本、结婚证等材料原件；涉外认证一般情况申请人只要准备好制作完成的公证书即可。

第四是审核时间不同。涉外公证办理时间相对较短，一般在3至4个工作日左右可办理结束；涉外认证办理时间相对较长，一般在10至30个工作日左右，不同国家所需时间也不同。

二、涉外公证现状及业务类型

（一）现状：

2018年3月，司法部网站发布了2017年全国律师、公证、基层法律服务等工作的最新数据。2017年，全国公证机构共办理各类公证事项1450万多件。其中国内公证1097万多件，占75.6 %；涉外涉港澳公证353万多件，占24.4%。我国公证文书发往180多个国家和地区使用。在疫情前，随着对外开放规模进一步扩大，国家“一带一路”战略的提出，国际民间交往越来越密切，我国公民因留学、旅游、定居、探亲、结婚或去域外谋职等民间交往需要办理的各类涉外民事公证数量较多并成逐年增加趋势，我国法人或其他非法人组织赴境外立项、投标、承包工程、对外贸易、设立办事机构、启动司法程序等均需根据文书使用国家和地区的要求办理各类涉外经济公证也不断增多。

随着我国经济实力的持续增长，在国际交往中的地位也不断提高，加之互联网日臻完善，许多国家与我国建立双边关系中约定免签材料逐渐增多，又加之受全球新冠疫情的影响，涉外公证业务总量严重萎缩。但是从去年年底随着疫情政策的放开，涉外公证业务将会逐渐回暖，继续发挥着它的重要作用。

（二）主要涉外公证业务类型

根据公证文书的内容不同，涉外公证可分为涉外民事公证和涉外经济公证两大类。

1、涉外民事公证是我国公证机构开办最早的公证业务，也是占涉外公证总量比例最大的公证事项，随着国际间民事交往的不断深入，我国涉外民事公证的业务范围也将不断扩大。常见的涉外民事公证主要包括：公民个人的身份证、户口簿、护照、婚姻状况、亲属关系、出生、死亡、学历、学位、职称、有无违法犯罪记录，公民个人的委托、声明、赠与、遗嘱，成绩单、机动车驾驶证、收入证明、房产证、结婚证、出生医学证明公证等。涉外民事公证主要用于前往域外留学、旅游、探亲、结婚、定居、移民、工作、继承、诉讼等方面。

2、涉外经济公证就是涉及国外经济合同、各种协议和契约等与外国经济相关的公证事项。常见的涉外经济公证事项包括法人或其他组织的营业执照、章程、资信情况、银行保函、许可证、授权委托书、股东会决议、专利证书，法人或其他组织的委托、声明、文书上的签名、印鉴、日期，保全证据公证等。涉外经济公证主要用于对外贸易、参加投标、对外承包工程、劳务输出和利用外资、在域外设立企业、机构或办事机构、开展域外商务考察或在域外参加诉讼、仲裁、索赔等方面。

三、涉外公证实务

自从我国提出的“一带一路”倡议，掀开了中国与沿线各国携手合作、共同发展的新篇章，对世界经济发展、社会进步都产生了积极而深远的影响。公证制度作为一项国际通行的预防性法律制度，具有法定证据效力、强制执行效力，能够在“一带一路”建设中，为各国民商事活动主体架起联通的桥梁，系起互信的纽带。自 2013 年以来，中国公证行业切实贯彻“一带一路”倡议，积极服务“一带一路”建设，发挥了重要的作用，彰显了公证制度的价值。

1、公证为基础设施建设招投标、承揽工程提供服务

在各国的招标文件中，通常会要求境外企业提供相关企业资质证书和过往业绩情况，招标方为了确认上述材料的真实性，要求对投标文件办理公证。例如，陕西省某勘察设计院是一家具有国家勘察设计承包特级资质的专业铁路设计企业，是陕西省内规模最大、实力最强的勘察设计企业。该公司拟在国外承包工程设计项目，外方要求提供营业执照、公司章程、工程设计资质证书、设计工程获奖证书、工程验收证书、历年审计报告等一系列证明资质和能力的材料。我处依法定程序指导企业顺利完成公证和认证手续，相关经公证的资质文件得到对方国家的认可，企业顺利承揽了有关项目。

2、为在跨境贸易中的争议处理提供公证服务

中国企业在对外经济交往中，特别是在涉外合同履行过程中，时常会发生一些争议案件，此类情况会涉及适用外国法律问题，一般都需要委托所在国家的律师办理。因此，我方企业还需要提供相应的证据及授权委托书的公证书，才能在境外进行诉讼。如在进出口贸易过程中，境内外企业之间的经济纠纷案件日益增多，中方企业均需要委托当地国家的律师进行协商、索赔、诉讼或仲裁，办理授权委托书公证是必不可少的一道程序。近几年来，公证处为相关企业承办了不少的授权委托公证，为赢得境外诉讼、仲裁提供了便利。

3、为国内企业及个人“走出去”提供服务

随着“一带一路”倡议的实施，我国赴境外开拓海外业务的企业和个人越来越多。除了部分免除签证国家和地区外，绝大多数的国家均要求办理相关公证，如身份证或护照等身份公证、无犯罪记录公证、学历及工作经历等证明。例如公证处为某公司员工赴秘鲁从事施工工作办理出生、无犯罪记录、工作证明等相关公证，帮助该公司员工顺利取得在秘鲁的工作签证。

4、为继承境内外遗产提供公证服务

随着“一带一路”倡议的实施，国际民间交往的不断深入，不可避免地会产生大量的涉外继承事务。根据国际惯例，各国法律一般均要求由公证机构出具相应的继承、出生、亲属关系、婚姻状况等公证书。近几年来，公证处陆续为多国当事人提供了与继承相关的公证服务，得到了当地国家的认可。为“一带一路”倡议推进中的沿线国家公民间的继承事务提供了公证法律服务保障。

涉外公证工作，在一定程度上与国家在国际中的信誉以及公证事业的持续发展有着密切的联系。在国际化环境中，涉外公证不再只是简单的出具文书，而是需要具有扎实法学知识，并且在经济、外交、国际惯例等多方面均有涉及的高素质人才才能完成的一项工作，同时，还要求公证员有敏锐的政治目光，与时俱进、开拓创新的精神，才能适应新时代的需要。

作者简介：崔悦（1990.8—），女，汉族，籍贯：陕西延安。现就职于西安市公证处，四级公证员，硕士研究生。