建设工程档案智能协同管理系统功能设计与应用

建设工程档案智能协同管理系统功能设计与应用

赵睿

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摘要：在新智能时代背景下，构建工程领域的工程档案高效管理系统将颠覆传统大型工程管理模式，打通工程上云的最后一公里。工程项目可通过智能档案管理系统、智能物联网档案柜硬件及智能印章管理硬件整体方案，实现全项目范围内的在线协同管理，高效沟通与协作，为建设工程管理提质增效。

关键词：档案信息化；工程资料管理；工程协同管理系统

引言

在工程建设过程中形成的工程档案是工程过程记录、验收、归档及追溯的重要依据，因此工程档案的形成和累积应纳入工程建设管理的各个环节。工程档案应随工程建设进度同步形成，确保档案的及时性、准确性及有效性。

1建设工程档案智能协同管理系统的功能设计优势

1.1建筑工程行业的文档管理制度的创新

工程各专业规模大，产生的各类工程档案种类多，数量大，且分别存储在员工各处，缺乏统一管理。管理系统依据多年行业积累，整合各类文档的管理制度，从创建、修改、审批、归档、交付等各流程节点入手，统一管理，严防丢失与损坏的隐患。

1.2建筑工程行业文档的存储机制的创新

建筑行业文档的存储方式繁多，各地各工程项目依照自身情况对文档进行存储，缺乏有效的文件存储管理机制，获取所需文件流程冗长，导致项目推进遇阻，施工拖延。管理系统基于业务规则自动存档并实施高效管理，包括全文检索、预览、分享、下载、版本管理等，各公司与项目间存储分离，保证所有资料的安全可靠。

1.3能够为项目参建方提供中立的文档沟通及管理平台

为设计团队、施工单位以及总承包商、业主在内的各建设及管理主体提供协同工作的平台，同时也为参建各方提供了自身文档管理的平台，在提高生产效率、节约成本和缩短工期方面发挥重要作用。

1.4集成OCR识别、BIM可视化模型等技术，赋能平台

通过集成OCR识别技术，实现了纸质资料的电子化及结构化，最大限度地保证了文档资料的完整及一致性。集成BIM可视化模型，让沟通更直观便捷，搭建了从设计、施工到运维全周期的沟通桥梁，为工程的数字化移交奠定了基础。

1.5智能物联柜硬件设备的创新

设备集成RFID物联网、视频监控技术、人脸识别技术、北斗定位技术，对建筑过程中形成的合同、设计图、来往函件等纸质档案进行线上录入，线下保管的安全机制。归档、借阅、取出等流程安全可溯源，不光是对档案信息化的线上管理，也是对纸质档案的线下严控，从根本上防范文档遗失问题。

2人工智能时代管理系统的远景功能设计

建设工程档案智能协同管理系统需在深刻了解工程施工文件管理业务需求的基础上，综合考虑未来人工智能技术应用发展趋势，结合工程数字档案管理系统的设计理念，制定工程数字档案管理系统AI智能应用阶段推进计划。第一阶段。实现工程数字档案的文字内容识别、信息提取、文件分类、文件打标签和文档智能搜索功能。针对工程数字档案纸质文件多、覆盖面广的特点，为解决工程文档查找困难的问题，利用自然语言处理对文档的内容解析和自动分类的技术能力，研发工程档案自动识别、自动分类和综合检索应用。第二阶段。实现工程数字档案的内容推荐、招标文件及合同文件的智能分析和比对。第三阶段。构建工程行业知识图谱，用知识图谱为工程标准、管理规范及各种工程文件构建联系，使文档不再孤立存在而是与业务实体紧密结合在一起。

3建设工程档案智能协同管理系统现阶段的应用

本管理系统从工程项目试点应用至今，全面取代了传统档案管理的模式，综合应用该软硬件的各项系统实现了印章印鉴管理、工程纸质档案可追溯管理、电子档案与纸质档案同步管理、智能柜操作授权防档案丢失等功能。

3.1运用一体化的项目文档信息管理系统

如果没有一个统一的工程档案平台系统来帮助协调和管控众多的参与单位和关键人信息的流向和流程周转，对项目管理极其不利。到项目后期，所需要管理的信息数量会快速增加，而信息错误、遗漏所造成的直接损失就越高，项目面临着延期、超预算的风险也就越高。与传统软件相比，本管理系统是基于工程建筑行业所开发，可以运用在项目的全生命周期中，确保驱动项目各参建方最大范围地使用该系统，以保证项目的数据完整性、流程的规范性、信息的可追溯性，项目业主才能从中获得最大的收益。

3.2工程文档从编制到信息化实现集中存储

管理系统搭建了海量文档、数字资产(文档、视频、音频、CAD图纸等)集中存储平台，公司领导及员工以实现划地区查询重要文档信息，实现资源共享，提高工作效率。系统具有安全备份功能，支持地洞备份数据库和完整数据备份等多种方式。当数据或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整的备份数据在第一时间进行修复，充分保障内部核心数据的安全。系统具有文档存储和加密功能，支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用数据资料。

3.3支持不同部门的不同人员设置灵活的权限

管理系统按项目对文档进行归类，使工程文档不再是一座信息孤岛，支持不同部门的不同人员设置灵活的权限，保证文档的安全，同时支持锁定文档保证安全。

3.4实现远程沟通，支持OA无纸化办公

管理系统采用B／S结构，浏览器与服务器构成体系，只需通过输入浏览器域名，便可支持多部门多人员协同办公、资源共享、方便交流。建立不同文件类型的流转机制，实现无纸化办公，文档根据流程传送至相应的部门节点进行审阅，加速图纸的校对和审核，提升工作效率。

3.5文档结构自定义，支持多种文档形式预览

可按工程类型和公司要求等自定义文档结构。支持多种文档形式预览，包括word、pdf、excel、cad等文档。轻量化BIM组件支持应用软件的使用及预览BIM模型，添加审批标注。

3.6文档版本管理，操作记录详实

管理系统可以自动记录文档版本，自动记录修改版本号，避免使用错误的版本导致损失，历史版本可以查看及回退。所有的操作记录详实，可查看每一步的详细操作，避免员工间的相互推诿。

3.7使管理系统对档案柜的日常使用进行全程监管

管理系统将建设项目办公室内常规的铁皮档案柜向智能物联网硬件设备升级，将智能档案柜集中到管理系统中，使管理系统对档案柜的日常使用进行全程监管。智能档案柜硬件是指集成形成柜体整体的所有零部件，包括柜体、箱门、检修锁、触摸显示屏、工控电脑主体、指纹认证识别模块、内置录像机设备、摄像头、高拍仪、人脸识别摄像头、二维码扫描仪、UPS、智能印章管理等硬件设备。高拍仪的应用解决了工地线上文档扫描的功能，人脸识别与二维码识别增加了用户的认证方式，提高安全性。UPS电池解决施工现场断电时需紧急获取文件的问题。

3.8智能印章管理服务

管理平台中集成了智能印章管理硬件，由印章物联网平台和印章终端设备两部分组成，充分利用物联网技术，对印章进行远程授权管理，有效实现用印前审批、设备授权管理使用。用印过程被记录下来，大大降低了印章使用的法律风险和管理成本，提高工作效率。

4结束语

综上所述，加强档案管理可以有效提高建设工程管理水平，本文分析与探讨了建设工程档案智能协同管理系统功能设计与应用，以供参考。

参考文献

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